商業(yè)物業(yè)合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司商業(yè)物業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門涉及商業(yè)物業(yè)的各類合同，包括但不限于租賃合同、物業(yè)服務(wù)合同、裝修合同、設(shè)備采購合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責（一）合同管理部門及職責1.法務(wù)部門負責合同的合法性審查，對合同條款的法律風險進行評估，并提出法律意見和建議。參與重大合同的談判、起草、簽訂等工作，為合同簽訂提供法律支持。負責處理合同糾紛，參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門負責合同的前期調(diào)研、談判、起草等工作，確保合同條款符合業(yè)務(wù)需求和公司利益。負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負責合同變更、終止等事項的提出和辦理。3.財務(wù)部門負責審核合同的財務(wù)條款，對合同的資金收付、費用結(jié)算等進行監(jiān)督和管理。參與合同的談判，提供財務(wù)方面的意見和建議。負責合同執(zhí)行情況的財務(wù)分析和報告。（二）合同管理人員職責1.熟悉國家法律法規(guī)和公司合同管理制度，掌握合同管理流程和方法。2.負責合同的起草、審核、簽訂、登記、歸檔等具體工作。3.跟蹤合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.協(xié)助處理合同糾紛，提供相關(guān)資料和信息。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出簽訂合同的申請，并填寫《合同審批表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款等。2.初步審核：業(yè)務(wù)部門負責人對合同申請進行初步審核，重點審核合同的必要性、可行性、條款合理性等，并簽署意見。3.法務(wù)審查：法務(wù)部門對合同進行合法性審查，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風險，并出具法律審查意見。4.財務(wù)審核：財務(wù)部門對合同的財務(wù)條款進行審核，重點審核合同的資金收付、費用結(jié)算等是否符合公司財務(wù)制度的規(guī)定，并簽署意見。5.審批會簽：合同經(jīng)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門審核通過后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要程度和風險情況，進行審批會簽，并簽署意見。6.合同簽訂：合同經(jīng)審批會簽通過后，由業(yè)務(wù)部門負責與對方當事人簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保合同雙方當事人的主體資格合法有效，合同條款明確具體、權(quán)利義務(wù)對等、違約責任清晰。（二）合同文本要求1.合同文本應(yīng)使用國家法律法規(guī)規(guī)定的標準格式，或公司統(tǒng)一制定的合同示范文本。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的語言。3.合同中應(yīng)明確雙方當事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息，以及合同的簽訂時間、生效時間、履行期限、地點等重要條款。4.合同中應(yīng)明確雙方當事人的權(quán)利義務(wù)，包括但不限于服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標準、價格條款、付款方式、違約責任等。5.合同中應(yīng)明確爭議解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。（三）合同授權(quán)委托1.公司對外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)的代理人進行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自簽訂合同。2.授權(quán)代理人應(yīng)持有公司法定代表人簽署的《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。3.《授權(quán)委托書》應(yīng)加蓋公司公章，并由法定代表人簽字確認。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負責合同履行的跟蹤管理，定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同履行過程中，如發(fā)生重大事項或變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并按照公司規(guī)定的程序進行處理。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、履行期限、履行情況、付款情況等信息，確保合同履行情況可追溯。（二）合同付款管理1.財務(wù)部門負責合同付款的審核和支付管理，嚴格按照合同約定的付款方式、付款期限、付款金額等進行付款。2.付款前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《付款申請單》，詳細說明付款事由、付款金額、付款方式、收款單位等信息，并附上合同復(fù)印件、發(fā)票等相關(guān)資料。3.財務(wù)部門對《付款申請單》及相關(guān)資料進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門方可辦理付款手續(xù)。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當事人協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進行審批，經(jīng)審批通過后生效。3.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并對合同履行臺賬進行更新。（四）合同終止管理1.合同履行完畢或提前終止時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方當事人，并辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)清理合同履行過程中的相關(guān)資料，包括合同文本、往來函件、結(jié)算憑證等，并按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。3.合同終止后，如存在未結(jié)清的款項或糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當事人協(xié)商解決，并按照公司規(guī)定的程序進行處理。五、合同風險管理（一）風險識別與評估1.法務(wù)部門負責對合同進行風險識別和評估，重點關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等方面的風險。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合法務(wù)部門進行風險識別和評估，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料，協(xié)助法務(wù)部門分析合同風險。3.財務(wù)部門應(yīng)從財務(wù)角度對合同風險進行評估，重點關(guān)注合同的資金收付、費用結(jié)算、財務(wù)狀況等方面的風險。（二）風險應(yīng)對措施1.根據(jù)合同風險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，如完善合同條款、加強合同履行跟蹤、建立風險預(yù)警機制等。2.對于重大合同風險，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并組織相關(guān)部門進行專題研究，制定切實可行的風險應(yīng)對方案。3.定期對合同風險管理工作進行總結(jié)和評估，不斷完善合同風險管理制度和流程，提高合同風險管理水平。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同管理人員應(yīng)及時收集合同文本、相關(guān)附件、往來函件、審批文件等資料，并進行整理和歸檔。2.檔案收集應(yīng)確保資料的完整性和準確性，不得遺漏重要信息。（二）檔案整理1.合同管理人員應(yīng)對收集到的合同資料進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行編號和歸檔。2.合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、附件、審批文件、往來函件等，確保檔案資料齊全、規(guī)范。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。2.合同檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的安全和完整。3.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批和處理。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱合同檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取檔案資料。3.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱時，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行登記和審批，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對合同管理工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取現(xiàn)場檢查、資料查閱、問卷調(diào)查等方式進行，對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立合同管理工作考核評價機制，對合同管理部門及合同管理人員的工作進行考核評價。2.考核評價指標包括合同簽訂質(zhì)量、合同