公司文件存檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保公司文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文件，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分類管理原則：根據(jù)文件的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，便于文件的查找和利用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保公司文件的安全和保密。4.便于利用原則：建立健全文件檢索系統(tǒng)，提高文件的查閱效率，滿足公司各項(xiàng)工作的需要。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)文件：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事文件：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。2.編號(hào)方法：采用“年份+部門代碼+類別代碼+順序號(hào)”的格式。例如，2023年行政部發(fā)布的第5號(hào)文件編號(hào)為：2023XZ005。年份：文件形成的年份，用四位數(shù)字表示。部門代碼：按照公司部門設(shè)置，每個(gè)部門對(duì)應(yīng)一個(gè)兩位代碼，如行政部為XZ，財(cái)務(wù)部為CW等。類別代碼：根據(jù)文件分類，每類文件對(duì)應(yīng)一個(gè)兩位代碼，如行政文件為00，業(yè)務(wù)文件為01等。順序號(hào)：該類文件在本年度內(nèi)的順序編號(hào)，用三位數(shù)字表示，不足三位的前面補(bǔ)0。三、文件形成與收集（一）文件形成1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的起草、審核和發(fā)布工作。文件起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，符合公司的政策和法規(guī)要求。2.文件起草完成后，應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)的文件不得發(fā)布。（二）文件收集1.文件形成部門應(yīng)及時(shí)將文件的紙質(zhì)版和電子版收集齊全，并按照分類要求進(jìn)行整理。2.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)部門下發(fā)的文件、合作單位提供的文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并交檔案管理部門統(tǒng)一歸檔。3.文件收集過程中，應(yīng)注意檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，如有缺失或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)與文件形成部門溝通補(bǔ)充或更正。四、文件整理與歸檔（一）文件整理1.檔案管理部門收到文件后，應(yīng)按照分類和編號(hào)要求對(duì)文件進(jìn)行進(jìn)一步整理。2.整理文件時(shí)，應(yīng)去除文件中的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保文件的整潔。3.對(duì)于紙張大小不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一。（二）文件歸檔1.文件整理完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)按照類別和時(shí)間順序排列，裝入檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明類別、年度、編號(hào)等信息。2.同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案，將歸檔文件的電子版按照相同的分類和編號(hào)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查閱和檢索。3.歸檔文件應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來(lái)源、保管期限等，以便于查找和核對(duì)。五、文件保管（一）保管期限1.根據(jù)文件的重要性和使用頻率，確定文件的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管：涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、重要資產(chǎn)等方面的文件，如公司章程、董事會(huì)決議、重大合同等。長(zhǎng)期保管：保存期限在10年以上的文件，如年度財(cái)務(wù)報(bào)表、重要業(yè)務(wù)檔案等。短期保管：保存期限在110年的文件，如一般性的行政文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。2.文件保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（二）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等，確保文件的安全保管。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。2.清點(diǎn)核對(duì)工作每年至少進(jìn)行一次，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.同時(shí)，應(yīng)建立檔案清點(diǎn)核對(duì)記錄，記錄檔案的清點(diǎn)時(shí)間、范圍、結(jié)果等信息。六、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的文件，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保文件的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、拍照文件。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將文件歸還檔案管理部門，并在《文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)向借閱人員提供文件的復(fù)印件或電子副本，如需提供原件，應(yīng)在借閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保文件的安全和完整。借閱人員不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓文件。4.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還文件，如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、文件保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全文件保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)文件管理人員的保密教育。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等措施，確保文件的保密性。3.文件管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司文件的內(nèi)容。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自將公司文件帶出公司或提供給無(wú)關(guān)人員查閱。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格門禁制度，非檔案管理人員不得進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)文件保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止電子文件受到病毒攻擊和非法入侵。八、文件銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限屆滿且無(wú)保存價(jià)值的文件。2.已被新文件替代且無(wú)需留存的舊文件。3.因各種原因需要銷毀的其他文件。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)擬銷毀的文件進(jìn)行清理和造冊(cè)，填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。4.銷毀完成