工程合同怎樣管理制度一、總則1.目的為加強公司工程合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程合同的管理，包括但不限于建筑工程、安裝工程、裝飾裝修工程、市政工程等各類工程項目所涉及的合同。3.管理原則依法合規(guī)原則：工程合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定。全面管理原則：對工程合同從簽訂前的評審到履行完畢后的歸檔等全過程進(jìn)行全面管理。風(fēng)險防控原則：注重對合同風(fēng)險的識別、評估和防控，確保公司利益不受損失。協(xié)作配合原則：合同管理涉及多個部門，各部門應(yīng)密切協(xié)作、相互配合，共同做好合同管理工作。二、合同簽訂管理1.合同承辦部門及職責(zé)工程業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)工程合同的洽談、起草、送審等工作。應(yīng)指定專人作為合同承辦人，負(fù)責(zé)具體合同事務(wù)的辦理。承辦人應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，熟悉工程業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。在合同洽談過程中，承辦人應(yīng)充分了解對方的主體資格、資質(zhì)信譽、履約能力等情況，收集相關(guān)資料，并對合同條款進(jìn)行詳細(xì)審查和協(xié)商，確保合同條款公平合理、明確具體，符合公司利益和要求。2.合同評審合同承辦部門起草完成合同初稿后，應(yīng)提交公司內(nèi)部進(jìn)行評審。評審流程包括部門初審、法務(wù)審核、財務(wù)審核等環(huán)節(jié)。部門初審：工程業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對合同初稿進(jìn)行全面審查，重點審核合同條款是否符合工程實際情況、業(yè)務(wù)需求以及公司相關(guān)規(guī)定，對合同的可行性、風(fēng)險等進(jìn)行評估，并提出初審意見。法務(wù)審核：法務(wù)部門應(yīng)對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，重點審查合同條款是否存在法律風(fēng)險、是否符合法律法規(guī)的強制性規(guī)定等，并出具法律意見。財務(wù)審核：財務(wù)部門應(yīng)對合同涉及的財務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算方式、資金安排等，確保合同財務(wù)條款合理、可行，符合公司財務(wù)管理制度要求，并出具財務(wù)意見。各部門審核通過后，合同承辦部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同初稿進(jìn)行修改完善，形成正式合同文本。3.合同簽訂正式合同文本經(jīng)各部門審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署。簽署前，應(yīng)再次核對合同文本內(nèi)容與審核意見是否一致，確保合同簽署的準(zhǔn)確性和完整性。合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同副本分送相關(guān)部門存檔，并負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行計劃合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計劃，明確合同履行的各個階段、任務(wù)、責(zé)任人以及時間節(jié)點等，確保合同履行工作有序進(jìn)行。合同執(zhí)行計劃應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并送相關(guān)部門備案。在合同履行過程中，如遇情況變化需要調(diào)整執(zhí)行計劃，應(yīng)及時辦理相關(guān)審批手續(xù)，并通知相關(guān)部門。2.合同履行跟蹤合同承辦部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進(jìn)度、質(zhì)量、付款等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與對方溝通協(xié)調(diào)，并采取有效措施加以解決。對于重要合同或履行過程中出現(xiàn)重大問題的合同，合同承辦部門應(yīng)每周向公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報履行情況，重大事項應(yīng)及時報告公司總經(jīng)理。3.合同變更管理在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同承辦部門應(yīng)及時與對方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。合同變更協(xié)議的簽訂流程與原合同簽訂流程一致，需經(jīng)部門初審、法務(wù)審核、財務(wù)審核等環(huán)節(jié)，審核通過后由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署。合同變更后，合同承辦部門應(yīng)及時調(diào)整合同執(zhí)行計劃，并通知相關(guān)部門。4.合同付款管理財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式、付款時間等條款，嚴(yán)格審核付款申請，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。付款申請應(yīng)附合同副本、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料，經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，財務(wù)部門方可辦理付款手續(xù)。對于預(yù)付款項，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的條件和比例支付，并加強對預(yù)付款項的跟蹤管理，確保預(yù)付款項?？顚Ｓ茫乐钩霈F(xiàn)資金風(fēng)險。四、合同檔案管理1.檔案收集合同承辦部門負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作。在合同簽訂、履行過程中，應(yīng)及時收集與合同相關(guān)的各類文件、資料，包括合同文本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來信函、會議紀(jì)要、驗收報告、付款憑證等，并進(jìn)行整理、分類。合同履行完畢后，合同承辦部門應(yīng)在一個月內(nèi)將合同檔案移交公司檔案室統(tǒng)一保管。2.檔案整理與歸檔檔案室負(fù)責(zé)對接收的合同檔案進(jìn)行整理、歸檔。按照合同類別、項目名稱、時間順序等進(jìn)行分類編號，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，編制頁碼，裝入檔案盒；電子檔案應(yīng)按照檔案目錄進(jìn)行分類存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。查閱和借閱合同檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案室的管理制度，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料，查閱完畢后應(yīng)及時歸還。五、合同風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估公司應(yīng)建立合同風(fēng)險識別與評估機制，定期對合同進(jìn)行風(fēng)險排查。合同承辦部門在合同簽訂前應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險初步識別，法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對合同風(fēng)險進(jìn)行深入分析和評估。風(fēng)險識別與評估的內(nèi)容包括對方主體資格風(fēng)險、合同條款風(fēng)險、履約風(fēng)險、付款風(fēng)險、法律風(fēng)險等。通過風(fēng)險識別與評估，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險防控措施提供依據(jù)。2.風(fēng)險防控措施根據(jù)風(fēng)險識別與評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險防控措施。對于高風(fēng)險合同，應(yīng)采取重點監(jiān)控、加強審核、增加擔(dān)保等措施；對于一般風(fēng)險合同，應(yīng)加強跟蹤管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。加強對對方主體資格的審查，確保對方具有合法的經(jīng)營資質(zhì)和履約能力。要求對方提供有效的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料，并進(jìn)行核實。在合同條款中明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等內(nèi)容，避免模糊不清或存在歧義的條款。對于重要條款，應(yīng)進(jìn)行重點審查和協(xié)商，確保合同條款公平合理、合法有效。建立合同履約保證金制度，對于金額較大、風(fēng)險較高的合同，要求對方繳納一定比例的履約保證金，以保障合同的順利履行。加強對合同履行過程的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中出現(xiàn)的問題，防止風(fēng)險擴大。對于可能出現(xiàn)的風(fēng)險事件，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，確保能夠及時、有效地應(yīng)對。六、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)警在合同履行過程中，合同承辦部門如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的跡象，應(yīng)及時向公司報告，并分析原因，評估風(fēng)險程度。對于可能引發(fā)重大合同糾紛的情況，應(yīng)立即啟動糾紛預(yù)警機制，組織相關(guān)部門進(jìn)行研究，制定應(yīng)對措施，防止糾紛的發(fā)生或擴大。2.糾紛處理流程合同糾紛發(fā)生后，合同承辦部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)資料，包括合同文本、往來信函、會議紀(jì)要、驗收報告、付款憑證等，并進(jìn)行整理、分析。合同承辦部門應(yīng)在糾紛發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)，將糾紛情況書面報告公司分管領(lǐng)導(dǎo)，并提出初步處理意見。公司分管領(lǐng)導(dǎo)接到報告后，應(yīng)組織法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)明確處理目標(biāo)、處理措施、責(zé)任人員等內(nèi)容。根據(jù)糾紛處理方案，合同承辦部門負(fù)責(zé)與對方進(jìn)行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等法律途徑解決。在糾紛處理過程中，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報進(jìn)展情況，確保公司領(lǐng)導(dǎo)能夠及時掌握糾紛處理動態(tài)，做出正確決策。3.糾紛處理總結(jié)合同糾紛處理完畢后，合同承辦部門應(yīng)及時