公司信息資料管理制度總則一、目的為規(guī)范公司信息資料的管理，確保信息資料的安全、準(zhǔn)確、及時和有效利用，提高公司的工作效率和管理水平，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的信息資料管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司的信息資料實行統(tǒng)一管理，由公司指定的部門或人員負(fù)責(zé)信息資料的收集、整理、存儲、使用和銷毀等工作。2.分級負(fù)責(zé)原則：根據(jù)信息資料的重要程度和涉密程度，實行分級負(fù)責(zé)管理，明確各級管理人員的職責(zé)和權(quán)限。3.安全保密原則：公司的信息資料涉及公司的商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容，必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，確保信息資料的安全保密。4.及時更新原則：公司的信息資料應(yīng)及時更新，以保證信息資料的準(zhǔn)確性和有效性。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.公司設(shè)立信息資料管理部門，負(fù)責(zé)公司信息資料的統(tǒng)一管理工作。信息資料管理部門的主要職責(zé)包括：制定公司信息資料管理制度和流程；負(fù)責(zé)公司信息資料的收集、整理、存儲、使用和銷毀等工作；對公司各部門的信息資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；負(fù)責(zé)公司信息資料的安全保密工作，制定安全保密措施，防止信息資料的泄露和丟失。2.公司各部門設(shè)立信息資料管理員，負(fù)責(zé)本部門信息資料的管理工作。信息資料管理員的主要職責(zé)包括：按照公司信息資料管理制度和流程，負(fù)責(zé)本部門信息資料的收集、整理、存儲、使用和銷毀等工作；定期對本部門的信息資料進(jìn)行清理和歸檔，確保信息資料的準(zhǔn)確性和完整性；配合信息資料管理部門的工作，及時提供所需的信息資料；負(fù)責(zé)本部門信息資料的安全保密工作，防止信息資料的泄露和丟失。信息資料的分類與編碼一、分類公司的信息資料按照其內(nèi)容和用途的不同，分為以下幾類：1.行政類信息資料：包括公司的規(guī)章制度、人事檔案、文件資料、會議紀(jì)要等。2.財務(wù)類信息資料：包括公司的財務(wù)報表、會計憑證、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)類信息資料：包括公司的客戶信息、銷售合同、采購合同、產(chǎn)品資料等。4.技術(shù)類信息資料：包括公司的技術(shù)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、研發(fā)資料等。5.其他類信息資料：包括公司的宣傳資料、禮品資料、固定資產(chǎn)資料等。二、編碼為了便于信息資料的管理和檢索，對公司的信息資料進(jìn)行編碼。信息資料的編碼采用分類編碼法，即按照信息資料的分類，分別對每一類信息資料進(jìn)行編碼。信息資料的編碼由分類碼、部門碼、年份碼、流水碼組成，具體編碼規(guī)則如下：1.分類碼：用兩位數(shù)字表示信息資料的分類，具體分類碼如下：行政類：01財務(wù)類：02業(yè)務(wù)類：03技術(shù)類：04其他類：052.部門碼：用兩位數(shù)字表示信息資料所屬的部門，具體部門碼如下：總部：01分公司1：11分公司2：12……分公司n：1n3.年份碼：用四位數(shù)字表示信息資料的生成年份。4.流水碼：用三位數(shù)字表示信息資料的序號，從001開始依次遞增。例如，公司總部2023年生成的第10份行政類信息資料的編碼為：01012023010。信息資料的收集與整理一、收集1.公司各部門應(yīng)按照公司信息資料管理制度的要求，及時收集本部門產(chǎn)生的信息資料，并將其移交至信息資料管理部門。2.信息資料管理部門應(yīng)定期對公司各部門的信息資料收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保信息資料的及時收集。3.對于外部單位提供的信息資料，信息資料管理部門應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行審核和登記，并及時移交至相關(guān)部門使用。二、整理1.信息資料管理部門應(yīng)按照信息資料的分類和編碼規(guī)則，對收集到的信息資料進(jìn)行整理和歸檔。2.信息資料的整理應(yīng)包括信息資料的分類、編號、裝訂、立卷等工作，確保信息資料的有序存放。3.對于重要的信息資料，信息資料管理部門應(yīng)建立專門的檔案，進(jìn)行單獨(dú)管理。信息資料的存儲與保管一、存儲1.公司設(shè)立信息資料存儲中心，用于存儲公司的信息資料。信息資料存儲中心應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防蟲等安全措施，確保信息資料的安全。2.信息資料的存儲應(yīng)按照分類和編碼規(guī)則進(jìn)行存放，便于信息資料的檢索和利用。3.對于重要的信息資料，應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行存儲，以防止信息資料的丟失。二、保管1.信息資料管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)信息資料的保管工作，確保信息資料的安全。2.保管人員應(yīng)定期對信息資料進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對于過期或無用的信息資料，保管人員應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。信息資料的使用與借閱一、使用1.公司各部門在工作中需要使用信息資料時，應(yīng)向信息資料管理部門提出申請，并填寫信息資料使用申請表。2.信息資料管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，及時提供所需的信息資料，并做好使用記錄。3.使用信息資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得將信息資料泄露給他人或用于未經(jīng)授權(quán)的用途。二、借閱1.公司內(nèi)部人員需要借閱信息資料時，應(yīng)向信息資料管理部門提出申請，并填寫信息資料借閱申請表。2.信息資料管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，審核借閱人員的身份和借閱用途，并及時辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還借閱的信息資料，不得擅自轉(zhuǎn)借或損壞信息資料。4.對于重要的信息資料，借閱人員應(yīng)在信息資料借閱申請表中注明借閱目的和使用范圍，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。信息資料的更新與維護(hù)一、更新1.公司各部門應(yīng)定期對本部門的信息資料進(jìn)行更新，確保信息資料的準(zhǔn)確性和有效性。2.信息資料管理部門應(yīng)及時收集各部門更新的信息資料，并對其進(jìn)行整理和歸檔。3.對于重要的信息資料，信息資料管理部門應(yīng)建立信息資料更新臺賬，記錄信息資料的更新情況。二、維護(hù)1.信息資料管理部門應(yīng)定期對信息資料的存儲設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保信息資料的安全和穩(wěn)定。2.對于損壞或無法使用的信息資料，信息資料管理部門應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或更換。3.對于因技術(shù)升級或業(yè)務(wù)調(diào)整而需要變更的信息資料，信息資料管理部門應(yīng)及時進(jìn)行修改和更新。信息資料的安全保密一、保密制度1.公司建立嚴(yán)格的信息資料保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的信息資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.保密制度包括信息資料的分類、保密級別、保密措施、泄密處理等內(nèi)容。3.公司各部門和全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露公司的信息資料。二、保密措施1.信息資料的存儲和傳輸應(yīng)采用加密技術(shù)，確保信息資料的安全。2.對重要的信息資料應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。3.公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)應(yīng)設(shè)置防火墻和殺毒軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。4.對離職員工應(yīng)及時收回其保管的信息資料，防止信息資料的泄露。三、泄密處理1.公司一旦發(fā)現(xiàn)信息資料泄露事件，應(yīng)立即采取措施，防止信息資料的進(jìn)一