公司項目信息管理制度一、總則（一）目的為加強公司項目信息管理，規(guī)范項目信息的收集、整理、存儲、使用和共享，確保項目信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，提高項目管理效率和決策科學(xué)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有項目，包括但不限于研發(fā)項目、工程項目、營銷項目等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：項目信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確地反映項目實際情況。2.完整性原則：全面收集項目各方面的信息，避免信息缺失。3.及時性原則：及時更新和傳遞項目信息，確保信息的時效性。4.保密性原則：對涉及公司機密的項目信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.共享性原則：在確保安全和合規(guī)的前提下，促進項目信息的共享與交流。二、項目信息管理職責(zé)分工（一）項目負責(zé)人1.負責(zé)組織本項目信息的收集、整理和初步審核。2.確保項目信息及時、準(zhǔn)確地錄入項目管理系統(tǒng)。3.按照公司要求定期提交項目信息報告。（二）部門經(jīng)理1.對本部門參與的項目信息管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.審核本部門提交的項目信息，確保信息質(zhì)量。3.協(xié)調(diào)本部門與其他部門之間的項目信息共享與溝通。（三）信息管理部門1.制定和完善公司項目信息管理制度和流程。2.負責(zé)項目管理系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)正常運行。3.對項目信息進行統(tǒng)一存儲和備份，保障信息安全。4.定期對項目信息進行分析和統(tǒng)計，為公司決策提供支持。（四）其他相關(guān)部門1.根據(jù)項目需要，配合提供相關(guān)項目信息。2.按照規(guī)定使用和共享項目信息。三、項目信息收集（一）收集內(nèi)容1.項目基本信息：項目名稱、編號、起止時間、項目背景、目標(biāo)、范圍等。2.項目進度信息：項目里程碑、任務(wù)完成情況、實際進度與計劃進度對比等。3.項目成本信息：預(yù)算成本、實際成本、成本偏差分析等。4.項目質(zhì)量信息：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告、質(zhì)量問題及處理情況等。5.項目風(fēng)險信息：識別出的風(fēng)險、風(fēng)險評估結(jié)果、應(yīng)對措施等。6.項目團隊信息：團隊成員構(gòu)成、角色與職責(zé)、人員變動情況等。7.項目溝通信息：項目會議記錄、報告、郵件等溝通文件。8.項目文檔資料：項目策劃書、合同協(xié)議、技術(shù)文檔、驗收報告等。（二）收集渠道1.項目團隊成員匯報：定期提交工作進展報告，反饋項目相關(guān)信息。2.項目會議：通過項目周會、月會、專題會議等，收集和交流項目信息。3.項目管理系統(tǒng)：項目團隊成員在系統(tǒng)中實時錄入項目信息。4.文件資料傳遞：相關(guān)部門和人員之間通過文件、郵件等方式傳遞項目文檔資料。（三）收集頻率1.項目負責(zé)人應(yīng)每周收集一次項目進度信息，并更新到項目管理系統(tǒng)。2.每月末提交項目月度總結(jié)報告，包括項目進度、成本、質(zhì)量、風(fēng)險等方面的信息。3.對于重大項目節(jié)點或重要事件，應(yīng)及時收集和匯報相關(guān)信息。四、項目信息整理（一）分類整理1.按照項目信息的類別，如基本信息、進度信息、成本信息等進行分類。2.每個類別下再細分具體的子類別，如進度信息可分為里程碑進度、任務(wù)進度等。（二）數(shù)據(jù)清洗1.對收集到的項目信息進行審核，去除重復(fù)、錯誤或無效的數(shù)據(jù)。2.對模糊不清或存在歧義的數(shù)據(jù)進行核實和修正，確保信息的準(zhǔn)確性。（三）格式規(guī)范1.統(tǒng)一項目信息的格式，如文檔的字體、字號、排版等。2.對于數(shù)據(jù)類信息，應(yīng)保持?jǐn)?shù)據(jù)格式的一致性，便于統(tǒng)計和分析。五、項目信息存儲（一）存儲方式1.采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。2.電子存儲主要通過項目管理系統(tǒng)進行，同時定期進行數(shù)據(jù)備份，存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上。3.紙質(zhì)存儲的項目文檔資料應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行分類歸檔，存放在專門的檔案柜中。（二）存儲期限1.項目結(jié)束后，項目信息應(yīng)至少保存[X]年，以備后續(xù)查閱和審計。2.對于涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)機密等重要信息，應(yīng)長期保存。（三）存儲安全1.加強對項目管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止信息被非法訪問和篡改。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防火、防潮、防蟲等措施，確保檔案的完整性和可讀性。六、項目信息使用（一）內(nèi)部使用1.項目團隊成員可根據(jù)工作需要，在項目管理系統(tǒng)中查詢和使用相關(guān)項目信息。2.部門經(jīng)理和公司管理層可通過項目管理系統(tǒng)或項目信息報告，了解項目進展情況，進行項目決策和管理。3.在項目內(nèi)部溝通和協(xié)作中，項目信息應(yīng)作為重要的參考依據(jù)，確保團隊成員之間信息共享和協(xié)同工作。（二）外部使用1.如需向公司外部提供項目信息，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批，確保信息的安全性和合規(guī)性。2.對于涉及公司機密的項目信息，未經(jīng)授權(quán)不得向外部披露。七、項目信息共享（一）共享原則1.遵循保密原則，確保共享的項目信息不被泄露給無關(guān)人員。2.根據(jù)項目需要和人員職責(zé)，合理確定信息共享的范圍和權(quán)限。3.促進項目信息在不同部門和項目之間的流通與共享，提高工作效率。（二）共享方式1.通過項目管理系統(tǒng)設(shè)置共享權(quán)限，不同人員可根據(jù)權(quán)限訪問相應(yīng)的項目信息。2.定期召開項目信息交流會，分享項目經(jīng)驗和成果。3.根據(jù)項目協(xié)作需求，臨時建立項目信息共享群組，方便相關(guān)人員及時溝通和交流。（三）共享流程1.項目負責(zé)人或相關(guān)部門提出信息共享申請，說明共享的目的、范圍和對象。2.信息管理部門對申請進行審核，審核通過后調(diào)整相關(guān)人員的系統(tǒng)權(quán)限或建立共享群組。3.共享信息的部門或人員應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和及時性，并對共享信息的使用情況進行跟蹤和反饋。八、項目信息保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等重要項目信息。2.項目在實施過程中尚未公開的信息，如項目方案、營銷策略等。（二）保密措施1.與項目團隊成員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對涉及保密信息的文檔、資料等進行加密存儲和傳輸。3.限制對保密信息的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和使用。4.在對外交流和合作中，嚴(yán)格控制保密信息的披露，如需披露應(yīng)經(jīng)過審批。（三）保密監(jiān)督與檢查1.信息管理部門定期對項目信息保密情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.對于違反保密規(guī)定的行為，按照公司相關(guān)制度進行嚴(yán)肅處理。九、項目信息安全管理（一）安全策略1.制定項目信息安全策略，明確安全目標(biāo)、原則和措施。2.建立信息安全應(yīng)急響應(yīng)機制，應(yīng)對可能出現(xiàn)的信息安全事件。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防范外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.安裝殺毒軟件、加密軟件等，保障計算機系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。3.定期對項目管理系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復(fù)。（三）人員安全管理1.加強對項目團隊成員的信息安全培訓(xùn)，提高安全意識和操作技能。2.規(guī)范人員的賬號管理，定期更換密碼，防止賬號被盜用。十、項目信息審計與監(jiān)督（一）審計內(nèi)容1.項目信息的收集、整理、存儲、使用和共享是否符合本制度規(guī)定。2.項目信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。3.項目信息保密措施的執(zhí)行情況。（二）審計方式1.定期開展項目信息內(nèi)部審計，由信息管理部門或內(nèi)部審計機構(gòu)負責(zé)實施。2.不定期進行專項審計，針對特定項目或信息管理環(huán)節(jié)進行深入檢查。（三）監(jiān)督與整改1.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，要求責(zé)任