員工離職證書(shū)管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司員工離職證書(shū)的管理，確保離職證書(shū)的準(zhǔn)確、及時(shí)發(fā)放，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工離職時(shí)離職證書(shū)的申請(qǐng)、審核、發(fā)放及相關(guān)管理工作。3.職責(zé)分工人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)離職證書(shū)管理制度的制定、修訂和解釋。審核員工離職申請(qǐng)及相關(guān)資料，辦理離職手續(xù)，確定離職證書(shū)的發(fā)放事宜。保管員工離職證書(shū)存根及相關(guān)檔案資料。各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核本部門(mén)員工離職申請(qǐng)及相關(guān)資料的真實(shí)性和完整性。配合人力資源部門(mén)做好員工離職手續(xù)的辦理工作。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核員工離職時(shí)是否存在財(cái)務(wù)欠款等情況，如存在欠款，需在員工結(jié)清欠款后，方可辦理離職手續(xù)。協(xié)助人力資源部門(mén)做好離職員工工資、獎(jiǎng)金等薪酬結(jié)算工作。二、離職證書(shū)的定義及內(nèi)容1.定義離職證書(shū)是公司為離職員工出具的證明其在公司工作經(jīng)歷的文件，包括員工姓名、身份證號(hào)碼、入職日期、離職日期、工作崗位、工作表現(xiàn)評(píng)價(jià)等內(nèi)容。2.內(nèi)容員工基本信息：姓名、性別、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等。入職及離職信息：入職日期、離職日期、勞動(dòng)合同期限（如有）。工作崗位信息：所在部門(mén)、崗位名稱(chēng)、崗位職責(zé)概述。工作表現(xiàn)評(píng)價(jià)：對(duì)員工在公司工作期間的工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度等方面的綜合評(píng)價(jià)，包括優(yōu)點(diǎn)和不足之處。其他信息：如員工離職原因、是否完成工作交接、是否存在違紀(jì)違規(guī)行為等。三、離職證書(shū)申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)流程員工提出離職申請(qǐng)后，應(yīng)填寫(xiě)《離職申請(qǐng)表》，并提交給所在部門(mén)負(fù)責(zé)人。部門(mén)負(fù)責(zé)人在收到員工離職申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)員工離職原因、工作交接情況等，并簽署意見(jiàn)。如同意離職，將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)交給人力資源部門(mén)；如不同意離職，應(yīng)與員工溝通并說(shuō)明原因。人力資源部門(mén)收到部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)的離職申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)員工的離職手續(xù)進(jìn)行全面審核，包括工作交接、財(cái)務(wù)結(jié)算、設(shè)備歸還等情況。如審核通過(guò)，通知員工準(zhǔn)備相關(guān)資料辦理離職證書(shū)申請(qǐng)手續(xù)；如審核不通過(guò)，應(yīng)及時(shí)告知員工原因，并要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)整改。2.申請(qǐng)資料員工本人填寫(xiě)的《離職申請(qǐng)表》。身份證復(fù)印件一份。近期免冠一寸照片[X]張。其他相關(guān)證明材料（如培訓(xùn)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等，如有）。3.審批權(quán)限部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)員工離職申請(qǐng)進(jìn)行初審，簽署意見(jiàn)。人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)員工離職申請(qǐng)進(jìn)行終審，決定是否批準(zhǔn)離職及發(fā)放離職證書(shū)。四、離職手續(xù)辦理1.工作交接員工應(yīng)在離職前[X]個(gè)工作日內(nèi)，與所在部門(mén)指定的交接人員進(jìn)行工作交接。交接內(nèi)容包括但不限于工作文件、資料、設(shè)備、客戶(hù)信息、未完成的工作任務(wù)等。交接雙方應(yīng)填寫(xiě)《工作交接清單》，詳細(xì)記錄交接事項(xiàng)，并簽字確認(rèn)。交接清單一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，人力資源部門(mén)留存一份備案。如因特殊原因無(wú)法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作交接，員工應(yīng)與交接人員協(xié)商確定后續(xù)交接時(shí)間，并向部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)報(bào)備。在未完成工作交接前，員工不得擅自離職。2.財(cái)務(wù)結(jié)算財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核員工離職時(shí)的財(cái)務(wù)狀況，包括工資、獎(jiǎng)金、福利、借款、罰款等。如員工存在財(cái)務(wù)欠款，應(yīng)在離職前結(jié)清。員工工資、獎(jiǎng)金等薪酬結(jié)算按照公司相關(guān)薪酬制度執(zhí)行，在離職手續(xù)辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放至員工工資賬戶(hù)。3.設(shè)備歸還員工離職時(shí)，應(yīng)歸還所使用的公司設(shè)備，包括電腦、手機(jī)、辦公桌椅、文件柜等。設(shè)備如有損壞或丟失，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)員工歸還的設(shè)備進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知員工處理。驗(yàn)收合格后，在《設(shè)備歸還清單》上簽字確認(rèn)。4.其他手續(xù)員工離職時(shí)，如有公司內(nèi)部培訓(xùn)費(fèi)用尚未結(jié)清，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。如參加外部培訓(xùn)并簽訂服務(wù)期協(xié)議的，應(yīng)按照協(xié)議約定執(zhí)行。涉及保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等相關(guān)事項(xiàng)的，員工應(yīng)按照協(xié)議要求履行義務(wù)。五、離職證書(shū)審核1.審核內(nèi)容人力資源部門(mén)在收到員工離職證書(shū)申請(qǐng)資料后，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行全面審核，包括員工基本信息、入職及離職信息、工作崗位信息、工作表現(xiàn)評(píng)價(jià)等是否準(zhǔn)確無(wú)誤，相關(guān)資料是否齊全。核實(shí)員工是否已完成所有離職手續(xù)，如工作交接、財(cái)務(wù)結(jié)算、設(shè)備歸還等。如有未完成事項(xiàng)，應(yīng)通知員工在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成后再申請(qǐng)離職證書(shū)。檢查員工離職原因是否符合公司規(guī)定，如因違紀(jì)違規(guī)、違反勞動(dòng)合同約定等原因離職的，應(yīng)在離職證書(shū)中注明相關(guān)情況。2.審核流程人力資源部門(mén)工作人員收到離職證書(shū)申請(qǐng)資料后，首先進(jìn)行初審，核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性。初審合格后，將申請(qǐng)資料提交給人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)審。人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人在收到復(fù)審申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)審工作。如復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)，批準(zhǔn)發(fā)放離職證書(shū)；如復(fù)審不通過(guò)，應(yīng)將審核意見(jiàn)反饋給申請(qǐng)員工，并說(shuō)明原因。六、離職證書(shū)發(fā)放1.發(fā)放流程經(jīng)審核通過(guò)的離職證書(shū)，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一打印和蓋章。離職證書(shū)打印完成后，人力資源部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)通知員工前來(lái)領(lǐng)取。員工領(lǐng)取離職證書(shū)時(shí)，需在《離職證書(shū)領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。如員工因特殊原因無(wú)法親自領(lǐng)取離職證書(shū)，可委托他人代領(lǐng)。代領(lǐng)人需攜帶員工本人授權(quán)委托書(shū)、代領(lǐng)人身份證原件及復(fù)印件前來(lái)領(lǐng)取，并在《離職證書(shū)領(lǐng)取登記表》上注明代領(lǐng)情況。2.發(fā)放方式離職證書(shū)原則上采用現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取的方式發(fā)放給員工。如員工確有不便，可根據(jù)員工申請(qǐng)，采用郵寄等方式發(fā)放，但郵寄費(fèi)用由員工自行承擔(dān)。3.存檔管理人力資源部門(mén)應(yīng)將員工離職證書(shū)存根及相關(guān)申請(qǐng)資料進(jìn)行整理歸檔，保存期限為[X]年。離職證書(shū)存根應(yīng)包括員工姓名、身份證號(hào)碼、離職證書(shū)編號(hào)、發(fā)放日期、領(lǐng)取人簽字等信息。七、離職證書(shū)遺失補(bǔ)辦1.補(bǔ)辦申請(qǐng)如員工離職證書(shū)遺失，應(yīng)在發(fā)現(xiàn)遺失后[X]個(gè)工作日內(nèi)，向人力資源部門(mén)提出補(bǔ)辦申請(qǐng)。補(bǔ)辦申請(qǐng)應(yīng)填寫(xiě)《離職證書(shū)遺失補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，說(shuō)明遺失原因，并提供本人身份證復(fù)印件一份。人力資源部門(mén)收到補(bǔ)辦申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。如審核通過(guò)，通知員工準(zhǔn)備相關(guān)資料辦理補(bǔ)辦手續(xù)；如審核不通過(guò)，應(yīng)及時(shí)告知員工原因。2.補(bǔ)辦流程員工在接到人力資源部門(mén)通知后，應(yīng)按照要求提供相關(guān)資料，包括近期免冠一寸照片[X]張、身份證復(fù)印件一份等。人力資源部門(mén)根據(jù)員工提供的資料，重新打印離職證書(shū)，并按照原發(fā)放流程進(jìn)行審核和發(fā)放。離職證書(shū)補(bǔ)辦后，人力資源部門(mén)應(yīng)在原離職證書(shū)存根上注明“補(bǔ)辦”字樣，并將補(bǔ)辦情況記錄在案。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督人力資源部門(mén)應(yīng)定期對(duì)離職證書(shū)管理工作進(jìn)行自查，檢查離職證書(shū)申請(qǐng)、審核、發(fā)放等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，資料是否完整、準(zhǔn)確。公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)有權(quán)對(duì)離職證書(shū)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。2.外部監(jiān)督如員工對(duì)離職證書(shū)管理工作存在異議，可向公司人力資源部門(mén)提出申訴。人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)受理員工申訴，并進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，將處理結(jié)果反饋給員工。公司應(yīng)接受勞動(dòng)行政部門(mén)等相關(guān)外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配