工地臨時采購管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)工地臨時采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保證工程質(zhì)量和進(jìn)度，控制采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工地臨時采購活動，包括但不限于建筑材料、構(gòu)配件、設(shè)備、工具及辦公用品等的采購。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)工程實(shí)際需求，合理安排采購計(jì)劃，避免盲目采購和浪費(fèi)。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的物資和服務(wù)符合工程質(zhì)量要求，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高資金使用效益。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司廉潔制度，杜絕不正當(dāng)交易行為。二、采購計(jì)劃與審批1.采購需求提出施工部門：各施工班組根據(jù)工程進(jìn)度和實(shí)際需要，提前填寫《工地臨時采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核。其他部門：如技術(shù)部門、質(zhì)量部門等因工作需要提出的采購申請，應(yīng)同樣填寫《工地臨時采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核。2.采購計(jì)劃審核項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：對各部門提交的采購申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購需求的合理性、必要性以及與工程進(jìn)度的匹配性。對于不符合要求的申請，應(yīng)及時與申請部門溝通并提出修改意見。財(cái)務(wù)部門：審核采購申請的預(yù)算情況，確保采購金額在項(xiàng)目預(yù)算范圍內(nèi)。如超出預(yù)算，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可進(jìn)行采購。3.采購計(jì)劃審批小額采購：采購金額在[X]元以下的臨時采購申請，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后即可實(shí)施采購。大額采購：采購金額在[X]元及以上的臨時采購申請，需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)綜合考慮項(xiàng)目實(shí)際情況、采購成本、質(zhì)量要求等因素，做出審批決定。對于重大采購項(xiàng)目，還需報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇建立供應(yīng)商庫：采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對其進(jìn)行評估和篩選，建立公司供應(yīng)商庫。評估標(biāo)準(zhǔn)：對供應(yīng)商的評估主要從以下幾個方面進(jìn)行：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)資質(zhì)證書；生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等；商業(yè)信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營業(yè)績等。選擇程序：根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商庫中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價。至少向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購人員對各供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等進(jìn)行綜合比較，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并填寫《供應(yīng)商選擇審批表》，報項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商考核考核指標(biāo)：建立供應(yīng)商考核體系，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核。考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、配合度等?？己酥芷冢涸瓌t上每季度對供應(yīng)商進(jìn)行一次考核，對于出現(xiàn)重大質(zhì)量問題或交貨延遲等情況的供應(yīng)商，應(yīng)及時進(jìn)行考核?？己朔绞剑翰少彶块T通過收集相關(guān)部門的反饋意見、實(shí)地考察、查閱采購記錄等方式對供應(yīng)商進(jìn)行考核。根據(jù)考核結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.供應(yīng)商淘汰與更新淘汰機(jī)制：對于考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)將其從供應(yīng)商庫中淘汰，并停止與其合作。更新機(jī)制：根據(jù)工程需要和供應(yīng)商考核情況，適時對供應(yīng)商庫進(jìn)行更新。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的新供應(yīng)商，應(yīng)及時納入供應(yīng)商庫；對于不再符合要求的現(xiàn)有供應(yīng)商，應(yīng)及時清理。四、采購實(shí)施1.采購合同簽訂合同起草：采購人員根據(jù)審批通過的采購申請和選定的供應(yīng)商，起草采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同審核：采購合同起草完成后，應(yīng)提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核合同條款是否符合工程實(shí)際需求和采購審批要求；法務(wù)部門審核合同的合法性和合規(guī)性；財(cái)務(wù)部門審核合同的付款方式和結(jié)算條款是否合理。合同簽訂：經(jīng)審核無誤后，采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。2.采購訂單下達(dá)訂單生成：采購人員根據(jù)采購合同，生成采購訂單，并發(fā)送給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確物資的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點(diǎn)等信息。訂單跟蹤：采購人員應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，并向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯報。3.物資驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備：物資到貨前，采購人員應(yīng)通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、質(zhì)量部門、施工班組等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收要求，準(zhǔn)備好驗(yàn)收工具和記錄表格。驗(yàn)收程序：物資到貨后，驗(yàn)收人員按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行逐一驗(yàn)收。對于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備，還應(yīng)進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)或?qū)I(yè)檢測。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫《物資驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或補(bǔ)貨，并做好記錄。驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的物資方可辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、降價處理等。對于因驗(yàn)收不合格給工程造成損失的，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。五、采購付款1.付款申請申請依據(jù)：采購人員根據(jù)采購合同和物資驗(yàn)收情況，填寫《采購付款申請表》，詳細(xì)注明采購項(xiàng)目、供應(yīng)商名稱、合同編號、付款金額、付款方式等信息，并附上采購合同、物資驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證。申請審批：《采購付款申請表》經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核后，提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性和合法性，并根據(jù)公司資金狀況和付款政策進(jìn)行審批。對于金額較大的采購付款，還需報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.付款執(zhí)行付款方式：公司采購付款方式主要包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。具體付款方式應(yīng)在采購合同中明確約定，并按照合同約定執(zhí)行。付款時間：財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照采購合同約定的付款時間及時辦理付款手續(xù)。如因特殊情況需要延遲付款，應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通并取得其同意。付款記錄：財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立采購付款臺賬，詳細(xì)記錄每筆采購付款的金額、時間、供應(yīng)商等信息，以便查詢和核對。六、采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督采購部門自查：采購部門應(yīng)定期對本部門的采購工作進(jìn)行自查，檢查采購流程是否規(guī)范、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改，并向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯報。其他部門監(jiān)督：公司其他部門有權(quán)對采購工作進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)采購過程中存在違規(guī)行為或不合理現(xiàn)象，應(yīng)及時向采購部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出意見和建議。2.審計(jì)監(jiān)督定期審計(jì)：公司審計(jì)部門應(yīng)定期對工地臨時采購活動進(jìn)行審計(jì)，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購成本的控制情況等。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)審計(jì)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。專項(xiàng)審計(jì)：對于重大采購項(xiàng)目或存在疑問的采購事項(xiàng)，審計(jì)部門應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，深入調(diào)查采購過程中的各個環(huán)節(jié)，確保采購工作的公正、透明和合規(guī)。七、采購檔案管理1.檔案內(nèi)容采購申請文件：包括《工地臨時采購申請表》及相關(guān)審批文件。采購合同文件：采購合同正本及副本。采購訂單文件：采購訂單及相關(guān)跟蹤記錄。物資驗(yàn)收文件：《物資驗(yàn)收單》及相關(guān)檢驗(yàn)報告。付款文件：《采購付款申請表》及相關(guān)付款憑證。供應(yīng)商文件：供應(yīng)商資質(zhì)證明、報價單、考核記錄等。其他相關(guān)文件：如采購談判記錄、會議紀(jì)要等。2.檔案整理與歸檔整理要求：采購人員應(yīng)在采購活動結(jié)束后及時對相關(guān)文件進(jìn)行整理，按照類別和時間順序進(jìn)行編號，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。歸檔程序：整理好的采購檔案應(yīng)定期移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存。檔案管理部門應(yīng)建立采購檔案目錄，便于查詢和借閱。3.檔案保管與查閱保管期限：采購檔案的保管期限應(yīng)按照公司檔案管理制度執(zhí)行，一般為[X]年。查閱規(guī)定：因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)