分公司會(huì)務(wù)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范分公司會(huì)務(wù)管理，提高會(huì)議效率和質(zhì)量，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司各部門(mén)組織召開(kāi)的各類會(huì)議，包括但不限于工作例會(huì)、專題會(huì)議、研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等。（三）基本原則1.精簡(jiǎn)高效原則：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，精簡(jiǎn)會(huì)議內(nèi)容和程序，提高會(huì)議效率。2.統(tǒng)一規(guī)范原則：會(huì)議的組織、安排、記錄等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。3.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和規(guī)模，明確各級(jí)人員的職責(zé)，分級(jí)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和管理。二、會(huì)議分類及職責(zé)分工（一）工作例會(huì)1.會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)上周工作進(jìn)展，分析存在的問(wèn)題，部署本周工作任務(wù)。2.參會(huì)人員：分公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)負(fù)責(zé)人。3.組織部門(mén)：行政部4.職責(zé)分工行政部：負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、通知、記錄和紀(jì)要整理工作。提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，通知參會(huì)人員；準(zhǔn)備會(huì)議所需的設(shè)備和資料；記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要，并及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員。各部門(mén)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)準(zhǔn)備本部門(mén)上周工作匯報(bào)材料，提出本周工作計(jì)劃和需要協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題。（二）專題會(huì)議1.會(huì)議內(nèi)容：針對(duì)特定的工作事項(xiàng)或問(wèn)題進(jìn)行深入討論和研究，提出解決方案和措施。2.參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題確定，可能包括分公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員等。3.組織部門(mén)：根據(jù)會(huì)議主題確定主辦部門(mén)，主辦部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和協(xié)調(diào)工作。4.職責(zé)分工主辦部門(mén)：負(fù)責(zé)確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員；準(zhǔn)備會(huì)議資料，如相關(guān)文件、數(shù)據(jù)、報(bào)告等；組織會(huì)議討論，記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要，并跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況。行政部：協(xié)助主辦部門(mén)進(jìn)行會(huì)議的組織和安排，提供必要的會(huì)議設(shè)備和服務(wù)。（三）研討會(huì)1.會(huì)議內(nèi)容：圍繞公司發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)拓展、技術(shù)創(chuàng)新等方面的重大問(wèn)題進(jìn)行深入研討，交流經(jīng)驗(yàn)，提出建議和意見(jiàn)。2.參會(huì)人員：分公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)人員及外部專家等。3.組織部門(mén)：根據(jù)研討會(huì)的主題和目的確定主辦部門(mén)，主辦部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和策劃工作。4.職責(zé)分工主辦部門(mén)：負(fù)責(zé)制定研討會(huì)方案，明確會(huì)議主題、目的、議程、參會(huì)人員等；邀請(qǐng)外部專家，準(zhǔn)備會(huì)議資料和研討題目；組織會(huì)議研討，記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要，并形成研討報(bào)告。行政部：協(xié)助主辦部門(mén)進(jìn)行會(huì)議的組織和安排，提供會(huì)議場(chǎng)地、餐飲、住宿等服務(wù)。（四）培訓(xùn)會(huì)1.會(huì)議內(nèi)容：對(duì)員工進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)、技能、管理等方面的培訓(xùn)，提高員工素質(zhì)和能力。2.參會(huì)人員：根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容確定，可能包括分公司全體員工或部分員工。3.組織部門(mén)：人力資源部4.職責(zé)分工人力資源部：負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)計(jì)劃，確定培訓(xùn)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)師等；組織培訓(xùn)報(bào)名，準(zhǔn)備培訓(xùn)教材和資料；安排培訓(xùn)場(chǎng)地和設(shè)備，組織培訓(xùn)實(shí)施，評(píng)估培訓(xùn)效果。培訓(xùn)師：負(fù)責(zé)按照培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行授課，準(zhǔn)備培訓(xùn)課件和案例，組織課堂討論和互動(dòng)，解答學(xué)員疑問(wèn)。三、會(huì)議組織與安排（一）會(huì)議計(jì)劃1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定本部門(mén)的會(huì)議計(jì)劃，并報(bào)行政部備案。會(huì)議計(jì)劃應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議目的等。2.行政部應(yīng)匯總各部門(mén)的會(huì)議計(jì)劃，制定分公司月度會(huì)議計(jì)劃，并報(bào)分公司領(lǐng)導(dǎo)審批。月度會(huì)議計(jì)劃應(yīng)明確各類會(huì)議的時(shí)間安排，避免會(huì)議沖突。（二）會(huì)議通知1.會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)提前[X]個(gè)工作日將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員。會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議要求等。2.對(duì)于重要會(huì)議，會(huì)議通知應(yīng)采用書(shū)面形式，并加蓋部門(mén)公章；對(duì)于一般性會(huì)議，可采用電子郵件或內(nèi)部通訊工具等方式通知。3.參會(huì)人員應(yīng)在接到會(huì)議通知后及時(shí)回復(fù)是否參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議主辦部門(mén)請(qǐng)假，并說(shuō)明原因。（三）會(huì)議準(zhǔn)備1.會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和參會(huì)人員的需求，準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料、文件、設(shè)備等。資料應(yīng)包括會(huì)議議程、匯報(bào)材料、相關(guān)數(shù)據(jù)、案例分析等。2.行政部應(yīng)提前檢查會(huì)議場(chǎng)地的設(shè)施設(shè)備是否完好，如投影儀、音響、麥克風(fēng)、桌椅等，并確保會(huì)議場(chǎng)地的環(huán)境衛(wèi)生。3.對(duì)于需要使用電子設(shè)備進(jìn)行演示的會(huì)議，會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)提前測(cè)試設(shè)備的運(yùn)行情況，確保設(shè)備正常使用。（四）會(huì)議簽到1.會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作。參會(huì)人員應(yīng)在簽到表上簽到，注明姓名、部門(mén)、職務(wù)等信息。2.會(huì)議簽到表應(yīng)妥善保存，作為會(huì)議考勤的依據(jù)。四、會(huì)議紀(jì)律與要求（一）參會(huì)人員要求1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或無(wú)故缺席。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議主辦部門(mén)請(qǐng)假，并說(shuō)明原因。2.參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，熟悉會(huì)議議程和相關(guān)資料，做好發(fā)言準(zhǔn)備。3.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)議期間接聽(tīng)電話、玩手機(jī)、交頭接耳或做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。4.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與會(huì)議討論，發(fā)表真實(shí)、客觀、有建設(shè)性的意見(jiàn)和建議。（二）會(huì)議主持人要求1.會(huì)議主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和相關(guān)資料，確保會(huì)議順利進(jìn)行。2.會(huì)議主持人應(yīng)控制會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)會(huì)議討論，確保會(huì)議圍繞主題進(jìn)行，避免跑題或拖延時(shí)間。3.會(huì)議主持人應(yīng)鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，協(xié)調(diào)解決會(huì)議中出現(xiàn)的分歧和矛盾。4.會(huì)議主持人應(yīng)做好會(huì)議記錄，及時(shí)總結(jié)會(huì)議討論的結(jié)果和形成的決議。（三）會(huì)議記錄要求1.會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、形成的決議等。2.會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，不得遺漏重要信息。記錄人員應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言和格式，確保會(huì)議記錄的可讀性和可查性。3.會(huì)議記錄人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給參會(huì)人員。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果和形成的決議，以及責(zé)任人和完成時(shí)間。五、會(huì)議決議與執(zhí)行（一）會(huì)議決議1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)總結(jié)會(huì)議討論的結(jié)果，形成會(huì)議決議。會(huì)議決議應(yīng)明確、具體、可操作，包括工作任務(wù)、責(zé)任人、完成時(shí)間等。2.會(huì)議決議應(yīng)經(jīng)參會(huì)人員討論通過(guò)，并由會(huì)議主持人簽字確認(rèn)。如有不同意見(jiàn)，應(yīng)在會(huì)議記錄中注明。（二）決議執(zhí)行1.會(huì)議決議形成后，責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人應(yīng)按照決議要求認(rèn)真組織實(shí)施，確保工作任務(wù)按時(shí)完成。2.行政部應(yīng)跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，定期向分公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保會(huì)議決議得到有效執(zhí)行。3.對(duì)于未能按時(shí)完成會(huì)議決議的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，分公司將視情節(jié)輕重進(jìn)行通報(bào)批評(píng)或績(jī)效考核扣分處理。六、會(huì)議費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)等因素，提前編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，并報(bào)行政部審核。會(huì)議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括會(huì)議場(chǎng)地租賃、設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲、住宿、交通等費(fèi)用。2.行政部應(yīng)審核會(huì)議費(fèi)用預(yù)算的合理性和必要性，對(duì)于超出預(yù)算的部分，應(yīng)要求會(huì)議主辦部門(mén)說(shuō)明原因，并報(bào)分公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷憑證，并按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、清單等，且內(nèi)容真實(shí)、完整、合法。2.行政部應(yīng)審核會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷憑證的真實(shí)性和合法性，對(duì)于不符合規(guī)定的報(bào)銷憑證，應(yīng)不予報(bào)銷。3.分公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，對(duì)會(huì)議費(fèi)用進(jìn)行審核和支付。七、會(huì)議檔案管理（一）檔案收集1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議等相關(guān)文件資料收集整理，并移交行政部存檔。2.行政部應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)會(huì)議文件資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立會(huì)議檔案。（二）檔案保管1.會(huì)議檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門(mén)的檔案柜中，確保檔案的安全和完整。2.行政部應(yīng)定期對(duì)會(huì)議檔案進(jìn)行檢查和清理，對(duì)于過(guò)期或無(wú)用的檔案，應(yīng)按照檔案銷毀制度的規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）檔案查閱