修訂檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋公司各項(xiàng)工作的各個(gè)方面，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、復(fù)印等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、立卷，并定期移交綜合管理部歸檔。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，協(xié)助綜合管理部做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，在工作中形成的各類文件材料應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得私自留存或銷毀。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的文件材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。4.公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件。6.公司員工的人事檔案，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。7.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。8.公司市場(chǎng)營(yíng)銷檔案，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、銷售合同等。9.公司技術(shù)研發(fā)檔案，包括研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利申請(qǐng)文件等。10.公司工程建設(shè)檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收文件等。11.公司行政辦公檔案，包括辦公用品采購(gòu)記錄、固定資產(chǎn)清單、車輛使用記錄等。12.公司企業(yè)文化建設(shè)檔案，包括公司活動(dòng)照片、視頻、宣傳資料等。13.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別和年度，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。分類方法可參照《檔案分類方案》（見(jiàn)附件）執(zhí)行。3.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)規(guī)則可參照《檔案編號(hào)規(guī)則》（見(jiàn)附件）執(zhí)行。4.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容包括文件編號(hào)、文件題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱。5.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。對(duì)于不宜裝訂的檔案，如照片、圖紙等，應(yīng)采用袋裝、盒裝等方式進(jìn)行保管，并在袋、盒上注明相關(guān)信息。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等文件，公司規(guī)章制度，會(huì)議文件，行政辦公文件等。2.人事管理類：包括員工人事檔案，招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等文件。3.財(cái)務(wù)管理類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、銷售合同等市場(chǎng)營(yíng)銷文件。5.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利申請(qǐng)文件等技術(shù)研發(fā)文件。6.工程建設(shè)類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收文件等工程建設(shè)文件。7.合同協(xié)議類：包括公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件。8.企業(yè)文化類：包括公司活動(dòng)照片、視頻、宣傳資料等企業(yè)文化建設(shè)文件。9.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等聲像資料。10.其他類：不屬于以上九類的其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：按照檔案分類，每一類檔案賦予一個(gè)兩位數(shù)字代碼，具體如下：行政管理類：01人事管理類：02財(cái)務(wù)管理類：03市場(chǎng)營(yíng)銷類：04技術(shù)研發(fā)類：05工程建設(shè)類：06合同協(xié)議類：07企業(yè)文化類：08聲像檔案類：09其他類：104.順序號(hào)：按照每一類檔案的排列順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號(hào)為“202301001”。五、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司設(shè)立、變更、注銷等文件，公司章程，重要會(huì)議記錄，重大合同協(xié)議等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)，一般性會(huì)議文件，普通合同協(xié)議等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如臨時(shí)性文件，一般性通知等。（二）保管要求1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。6.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。六、檔案的借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件），注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部審批。2.綜合管理部對(duì)《檔案借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并在申請(qǐng)表上簽字蓋章。3.借閱人憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請(qǐng)表》到綜合管理部辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.借閱人歸還檔案時(shí)，綜合管理部應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（二）查閱1.因工作需要查閱檔案的，查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件），注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部審批。2.綜合管理部對(duì)《檔案查閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，對(duì)于符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并在申請(qǐng)表上簽字蓋章。3.查閱人憑批準(zhǔn)后的《檔案查閱申請(qǐng)表》到綜合管理部查閱檔案，查閱人應(yīng)在綜合管理部指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)遵守檔案查閱紀(jì)律，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還原位，綜合管理部應(yīng)及時(shí)對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作應(yīng)由綜合管理部牽頭，組織相關(guān)部門的兼職檔案員和有關(guān)專家組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。4.對(duì)于保管期限已滿但仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)保存；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件），報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，綜合管理部負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作。檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，確保銷毀工作的準(zhǔn)確性和徹底性。3.檔案銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)綜合管理部應(yīng)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，存儲(chǔ)在檔案信息管理系統(tǒng)中。數(shù)字化處理應(yīng)保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，圖像清晰、可讀。2.建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上