健全公證管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公證管理，規(guī)范公證行為，提高公證質(zhì)量，保障公證機(jī)構(gòu)和公證員依法履行職責(zé)，維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國公證法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公證機(jī)構(gòu)全體工作人員，包括公證員、公證員助理、行政管理人員等。（三）基本原則1.依法原則公證活動必須嚴(yán)格依照法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行，確保公證行為的合法性和有效性。2.公正原則公證機(jī)構(gòu)和公證員應(yīng)當(dāng)秉持公正立場，客觀、公正地辦理公證事項(xiàng)，不受任何單位和個(gè)人的非法干涉。3.真實(shí)原則公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對公證事項(xiàng)的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格審查核實(shí)，確保公證文書所證明的內(nèi)容真實(shí)可靠。4.保密原則公證機(jī)構(gòu)及其工作人員應(yīng)當(dāng)對在執(zhí)業(yè)活動中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私予以保密，不得泄露。二、公證機(jī)構(gòu)管理（一）機(jī)構(gòu)設(shè)立與變更1.公證機(jī)構(gòu)的設(shè)立應(yīng)當(dāng)符合法定條件，經(jīng)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理登記手續(xù)。2.公證機(jī)構(gòu)變更名稱、辦公場所、負(fù)責(zé)人等重要事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)原批準(zhǔn)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)變更登記手續(xù)。（二）組織架構(gòu)1.公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全合理的組織架構(gòu)，明確各部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保工作高效有序開展。2.設(shè)立主任、副主任等領(lǐng)導(dǎo)崗位，負(fù)責(zé)全面管理和領(lǐng)導(dǎo)公證機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作。3.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，設(shè)置業(yè)務(wù)部門、質(zhì)量控制部門、檔案管理部門、行政部門等，各部門各司其職，相互協(xié)作。（三）內(nèi)部監(jiān)督1.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對公證機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)質(zhì)量、財(cái)務(wù)管理、人員管理等進(jìn)行檢查和評估。2.設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對公證業(yè)務(wù)辦理過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。3.鼓勵員工對違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對舉報(bào)屬實(shí)的給予獎勵，并保護(hù)舉報(bào)人權(quán)益。三、公證員管理（一）任職資格1.擔(dān)任公證員應(yīng)當(dāng)具備法律規(guī)定的條件，通過國家司法考試，在公證機(jī)構(gòu)實(shí)習(xí)二年以上或者具有三年以上其他法律職業(yè)經(jīng)歷并在公證機(jī)構(gòu)實(shí)習(xí)一年以上，經(jīng)考核合格。2.公證員應(yīng)當(dāng)在公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)，不得同時(shí)在二個(gè)以上公證機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)。（二）任免與備案1.公證員的任免按照法定程序進(jìn)行，由司法行政機(jī)關(guān)依法任命或者免職，并予以公告。2.公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在公證員任免后三十日內(nèi)，將公證員的任免情況報(bào)所在地司法行政機(jī)關(guān)備案。（三）考核與培訓(xùn)1.建立公證員考核制度，定期對公證員的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德、工作業(yè)績等進(jìn)行考核?？己私Y(jié)果作為公證員獎懲、晉升、續(xù)聘的重要依據(jù)。2.制定公證員培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織公證員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn)等，不斷提高公證員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。（四）職業(yè)道德與紀(jì)律1.公證員應(yīng)當(dāng)遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠實(shí)守信，勤勉盡責(zé)，保守秘密，廉潔自律。2.公證員不得有下列行為：私自出具公證書；為不真實(shí)、不合法的事項(xiàng)出具公證書；侵占、挪用公證費(fèi)或者侵占、盜竊公證專用物品；毀損、篡改公證文書或者公證檔案；泄露在執(zhí)業(yè)活動中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密或者個(gè)人隱私；法律、法規(guī)、規(guī)章禁止的其他行為。四、公證業(yè)務(wù)管理（一）業(yè)務(wù)受理1.當(dāng)事人申請公證，應(yīng)當(dāng)提交真實(shí)、合法、充分的證明材料。公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對當(dāng)事人的申請進(jìn)行審查，決定是否受理。2.對于符合受理?xiàng)l件的申請，應(yīng)當(dāng)予以受理，并向當(dāng)事人出具受理通知書；對于不符合受理?xiàng)l件的申請，應(yīng)當(dāng)向當(dāng)事人說明理由，不予受理。（二）審查核實(shí)1.公證機(jī)構(gòu)受理公證申請后，應(yīng)當(dāng)對申請公證的事項(xiàng)以及當(dāng)事人提供的證明材料進(jìn)行審查核實(shí)。2.審查核實(shí)可以通過詢問當(dāng)事人、調(diào)查取證、現(xiàn)場勘驗(yàn)、委托鑒定等方式進(jìn)行。公證員應(yīng)當(dāng)制作審查核實(shí)記錄，對審查核實(shí)過程和結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記載。3.對于重大、復(fù)雜、疑難的公證事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)集體討論決定。（三）出證與送達(dá)1.經(jīng)審查核實(shí)，認(rèn)為申請公證的事項(xiàng)真實(shí)、合法、充分的，公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)自受理之日起十五個(gè)工作日內(nèi)向當(dāng)事人出具公證書。但是，因不可抗力、補(bǔ)充證明材料或者需要核實(shí)有關(guān)情況的，所需時(shí)間不計(jì)算在期限內(nèi)。2.公證書應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的格式制作，由公證員簽名或者加蓋簽名章，并加蓋公證機(jī)構(gòu)印章。3.公證書制作完成后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)送達(dá)當(dāng)事人。送達(dá)方式可以采用直接送達(dá)、郵寄送達(dá)、留置送達(dá)等。（四）卷宗歸檔1.公證事項(xiàng)辦理完畢后，承辦公證員應(yīng)當(dāng)及時(shí)將公證卷宗整理歸檔。卷宗內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括當(dāng)事人的申請材料、審查核實(shí)記錄、公證書原本及副本等。2.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照檔案管理規(guī)定，對公證卷宗進(jìn)行分類、編號、裝訂、保管，確保檔案的完整和安全。3.公證卷宗的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得擅自銷毀。五、質(zhì)量控制管理（一）質(zhì)量控制體系1.建立健全公證質(zhì)量控制體系，明確質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保公證業(yè)務(wù)質(zhì)量。2.質(zhì)量控制體系應(yīng)當(dāng)涵蓋公證業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括受理、審查、出證、卷宗歸檔等。（二）質(zhì)量檢查與評估1.定期開展公證質(zhì)量檢查工作，對公證卷宗進(jìn)行抽查，檢查公證業(yè)務(wù)辦理是否符合質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)。2.建立公證質(zhì)量評估機(jī)制，對公證機(jī)構(gòu)和公證員的業(yè)務(wù)質(zhì)量進(jìn)行量化評估，評估結(jié)果與績效考核掛鉤。3.對質(zhì)量檢查和評估中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)分析原因，制定整改措施，督促相關(guān)人員進(jìn)行整改。（三）責(zé)任追究1.對于因故意或者重大過失導(dǎo)致公證質(zhì)量問題的，應(yīng)當(dāng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包括警告、罰款、暫停執(zhí)業(yè)、吊銷執(zhí)業(yè)證書等，同時(shí)可以根據(jù)情節(jié)輕重，要求相關(guān)人員承擔(dān)賠償責(zé)任。六、財(cái)務(wù)管理（一）財(cái)務(wù)制度1.建立健全財(cái)務(wù)管理制度，規(guī)范財(cái)務(wù)行為，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，提高資金使用效益。2.財(cái)務(wù)管理制度應(yīng)當(dāng)包括財(cái)務(wù)預(yù)算、收入管理、支出管理、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)等方面的內(nèi)容。（二）預(yù)算管理1.公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際情況，編制年度財(cái)務(wù)預(yù)算。財(cái)務(wù)預(yù)算應(yīng)當(dāng)經(jīng)主任辦公會審議通過，并報(bào)司法行政機(jī)關(guān)備案。2.嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)預(yù)算，不得擅自調(diào)整預(yù)算項(xiàng)目和金額。確需調(diào)整的，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。（三）收入與支出管理1.公證機(jī)構(gòu)的收入應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定依法收取，并及時(shí)足額入賬。嚴(yán)禁設(shè)立賬外賬、小金庫等。2.嚴(yán)格控制支出，各項(xiàng)支出應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)定和財(cái)務(wù)制度的要求。支出審批應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保支出合理、合規(guī)。（四）資產(chǎn)管理1.加強(qiáng)資產(chǎn)管理，建立健全資產(chǎn)管理制度，對固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)等進(jìn)行全面管理。2.定期對資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保資產(chǎn)賬實(shí)相符。資產(chǎn)的購置、處置應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。（五）財(cái)務(wù)審計(jì)1.定期開展財(cái)務(wù)審計(jì)工作，對公證機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)收支、資產(chǎn)管理等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。2.財(cái)務(wù)審計(jì)可以由內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行，也可以委托社會中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行。審計(jì)結(jié)果應(yīng)當(dāng)向全體員工公開，并報(bào)司法行政機(jī)關(guān)備案。七、檔案管理（一）檔案管理制度1.建立健全檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)和流程，確保檔案的完整、安全和有效利用。2.檔案管理制度應(yīng)當(dāng)包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等方面的內(nèi)容。（二）檔案收集與整理1.公證業(yè)務(wù)辦理過程中形成的各類文件材料，承辦公證員應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集整理，移交檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照檔案管理規(guī)定，對收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號、裝訂，形成完整的檔案卷宗。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案保管期限應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，對超過保管期限的檔案，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫查閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱檔案應(yīng)當(dāng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料。2.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限一般不得超過十五日，特殊情況需要延長的，應(yīng)當(dāng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)當(dāng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。八、信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和措施，推動公證機(jī)構(gòu)信息化水平不斷提高。2.信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)當(dāng)與公證業(yè)務(wù)發(fā)展需求相適應(yīng)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高公證工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）信息系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用1.建立健全公證業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公證業(yè)務(wù)辦理的信息化、自動化。信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)涵蓋業(yè)務(wù)受理、審查核實(shí)、出證、卷宗歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，確保信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.積極推廣應(yīng)用信息化技術(shù)，如電子公證、遠(yuǎn)程視頻公證等，拓展公證服務(wù)領(lǐng)域和