校服采購臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司校服采購管理，規(guī)范采購流程，確保校服采購工作的透明、公正、高效，保障校服質(zhì)量，維護(hù)公司及師生利益，特制定本臺賬管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有校服采購項目，包括但不限于小學(xué)、中學(xué)、高中等各級學(xué)校的校服采購。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購活動合法合規(guī)。2.公開公正原則：采購過程公開透明，接受各方監(jiān)督，確保公平競爭，公正選擇供應(yīng)商。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保校服質(zhì)量符合國家標(biāo)準(zhǔn)和學(xué)校要求。4.成本效益原則：在保證校服質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。二、采購臺賬管理職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)校服采購項目的組織實施，包括制定采購計劃、發(fā)布采購公告、組織招標(biāo)或詢價等采購活動。2.建立并維護(hù)校服采購臺賬，詳細(xì)記錄采購項目的基本信息、采購過程、合同執(zhí)行情況等。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購進(jìn)度，確保采購任務(wù)按時完成。（二）質(zhì)量控制部門1.參與校服采購標(biāo)準(zhǔn)的制定，對采購校服的質(zhì)量進(jìn)行檢驗和監(jiān)督。2.協(xié)助采購部門審核供應(yīng)商提供的樣品及相關(guān)質(zhì)量證明文件，確保校服質(zhì)量符合要求。3.對采購過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查處理，提出整改意見。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核校服采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的審核，監(jiān)督采購款項的支付，確保資金支付安全。3.協(xié)助采購部門進(jìn)行采購成本核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）學(xué)校相關(guān)部門1.配合采購部門開展校服采購需求調(diào)研，提供師生對校服款式、尺碼、材質(zhì)等方面的意見和建議。2.參與校服采購驗收工作，對校服的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行確認(rèn)。3.負(fù)責(zé)收集師生對校服的反饋意見，及時反饋給采購部門。三、采購臺賬的建立（一）臺賬內(nèi)容1.采購項目基本信息：包括學(xué)校名稱、采購年度、校服款式、采購數(shù)量、采購預(yù)算等。2.供應(yīng)商信息：包括供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、營業(yè)執(zhí)照號碼、稅務(wù)登記號碼等。3.采購過程記錄：包括采購公告發(fā)布時間、開標(biāo)時間、評標(biāo)結(jié)果、中標(biāo)供應(yīng)商等。4.合同信息：包括合同編號、簽訂時間、合同金額、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。5.驗收記錄：包括驗收時間、驗收人員、驗收結(jié)果等。6.付款記錄：包括付款時間、付款金額、付款方式等。7.其他相關(guān)信息：如采購過程中的變更事項、投訴處理情況等。（二）臺賬格式采購臺賬應(yīng)采用電子表格形式進(jìn)行記錄，格式應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，便于查詢和統(tǒng)計分析。臺賬應(yīng)包括表頭、表體和表尾，表頭應(yīng)注明臺賬名稱、記錄日期、記錄人等信息；表體應(yīng)按照上述臺賬內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄；表尾應(yīng)注明臺賬的頁碼、總頁數(shù)等信息。（三）臺賬建立流程1.采購部門在確定校服采購項目后，應(yīng)及時建立采購臺賬，并在臺賬中記錄采購項目的基本信息。2.在采購過程中，采購部門應(yīng)按照采購流程，及時記錄采購過程中的各項信息，包括采購公告發(fā)布、開標(biāo)、評標(biāo)、中標(biāo)等環(huán)節(jié)。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同相關(guān)信息錄入采購臺賬，并跟蹤合同執(zhí)行情況，及時記錄交貨時間、驗收結(jié)果、付款情況等信息。4.采購臺賬應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。采購部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購臺賬的管理，定期對臺賬進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行整改。四、采購流程管理（一）需求調(diào)研1.采購部門應(yīng)會同學(xué)校相關(guān)部門，開展校服采購需求調(diào)研，了解師生對校服款式、尺碼、材質(zhì)、顏色等方面的意見和建議。2.根據(jù)調(diào)研結(jié)果，制定校服采購標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格要求，明確校服的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、款式設(shè)計、尺碼范圍等內(nèi)容。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)學(xué)校需求和采購標(biāo)準(zhǔn)，制定校服采購計劃，明確采購數(shù)量、采購預(yù)算、采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施，確保采購計劃符合公司整體戰(zhàn)略和財務(wù)預(yù)算要求。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式，選擇符合要求的供應(yīng)商。2.在選擇供應(yīng)商時，采購部門應(yīng)重點考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、信譽(yù)狀況、價格水平等因素，確保選擇的供應(yīng)商能夠提供優(yōu)質(zhì)的校服產(chǎn)品和服務(wù)。3.采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告等相關(guān)證明文件，并對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況。（四）采購合同簽訂1.采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括合同標(biāo)的、數(shù)量、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保合同條款明確、具體、合法有效。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本送財務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門備案。（五）采購過程監(jiān)督1.采購部門應(yīng)建立健全采購過程監(jiān)督機(jī)制，對采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)、公開公正。2.質(zhì)量控制部門應(yīng)參與采購過程監(jiān)督，對采購校服的質(zhì)量進(jìn)行檢驗和監(jiān)督，確保校服質(zhì)量符合要求。3.財務(wù)部門應(yīng)監(jiān)督采購款項的支付，確保資金支付安全，防止出現(xiàn)資金挪用等問題。（六）驗收管理1.校服到貨后，采購部門應(yīng)會同學(xué)校相關(guān)部門、質(zhì)量控制部門等組成驗收小組，對校服進(jìn)行驗收。2.驗收小組應(yīng)按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對校服的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、款式等進(jìn)行逐一核對，確保驗收結(jié)果準(zhǔn)確無誤。3.驗收合格的校服，驗收小組應(yīng)出具驗收報告，并在采購臺賬中記錄驗收結(jié)果；驗收不合格的校服，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或更換產(chǎn)品，直至驗收合格為止。（七）付款管理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購款項的支付申請，確保支付申請符合合同約定和相關(guān)規(guī)定。2.采購款項的支付應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行，確保資金支付安全、及時、準(zhǔn)確。3.財務(wù)部門應(yīng)定期與采購部門核對采購款項的支付情況，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件和流程。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入條件應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)要求、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、信譽(yù)狀況、價格水平等方面的內(nèi)容。3.供應(yīng)商準(zhǔn)入流程應(yīng)包括供應(yīng)商申請、資質(zhì)審核、實地考察、樣品檢驗、審批等環(huán)節(jié)，確保準(zhǔn)入的供應(yīng)商符合要求。（二）供應(yīng)商評價1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價，評價內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等方面的內(nèi)容。2.供應(yīng)商評價應(yīng)采用定性與定量相結(jié)合的方法，建立科學(xué)合理的評價指標(biāo)體系，確保評價結(jié)果客觀公正。3.根據(jù)供應(yīng)商評價結(jié)果，采購部門應(yīng)將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，并采取相應(yīng)的管理措施。對優(yōu)秀供應(yīng)商，應(yīng)給予更多的合作機(jī)會；對不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時淘汰。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商激勵與約束機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如增加訂單量、?yōu)先合作等；對違反合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，應(yīng)給予相應(yīng)的處罰，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。2.通過供應(yīng)商激勵與約束機(jī)制，促進(jìn)供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，確保校服采購工作的順利進(jìn)行。六、信息管理（一）采購信息公開1.采購部門應(yīng)建立采購信息公開制度，及時將校服采購項目的相關(guān)信息在公司內(nèi)部網(wǎng)站、學(xué)校公告欄等渠道進(jìn)行公開，接受公司員工和師生的監(jiān)督。2.采購信息公開內(nèi)容應(yīng)包括采購項目基本信息、采購流程、中標(biāo)供應(yīng)商、采購合同等方面的內(nèi)容，確保信息公開透明。（二）數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.采購部門應(yīng)定期對采購臺賬數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計與分析，了解校服采購工作的進(jìn)展情況、采購成本、質(zhì)量狀況等方面的信息。2.通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，發(fā)現(xiàn)采購工作中存在的問題和不足，及時采取措施進(jìn)行改進(jìn)，提高采購工作的效率和效益。（三）檔案管理1.采購部門應(yīng)建立校服采購檔案管理制度，對采購過程中形成的各類文件、資料、記錄等進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案應(yīng)包括采購計劃、采購公告、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、采購合同、驗收報告、付款憑證等方面的內(nèi)容，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、有效。3.采購檔案的保存期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保檔案資料的安全性和保密性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對校服采購臺賬管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購過程是否合法合規(guī)、采購臺賬記錄是否準(zhǔn)確完整、供應(yīng)商管理是否規(guī)范有效等方面的內(nèi)容。2.對審計監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，要求采購部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極接受學(xué)校師生、家長及社會各界的監(jiān)督，及時處理師生、家長及社會