鎮(zhèn)檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我鎮(zhèn)檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，結(jié)合我鎮(zhèn)實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我鎮(zhèn)各部門、各單位在檔案收集、整理、保管、利用等工作中涉及的檔案安全管理活動。（三）基本原則檔案安全管理遵循“預(yù)防為主、防治結(jié)合”的原則，采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和可用性。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，制定檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全鎮(zhèn)重要檔案資料，對各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期開展檔案工作檢查和考核。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作，確保檔案的安全與完整。4.組織開展檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并保持人員相對穩(wěn)定。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的形成、積累、整理和歸檔工作及時、準(zhǔn)確、規(guī)范，保證檔案質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計等工作，積極提供檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。4.加強(qiáng)對本部門、本單位檔案安全管理工作的檢查和自查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保檔案安全。（三）檔案工作人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色、霉變等檔案及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案安全。4.積極開展檔案利用工作，為各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確、及時的檔案信息服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好登記和跟蹤管理。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，保證設(shè)備正常運(yùn)行，做好檔案管理信息化建設(shè)工作，提高檔案管理效率。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對到期檔案提出鑒定意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。7.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門、各單位應(yīng)明確檔案收集范圍，將在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的檔案材料，及時收集齊全，不得散失。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。3.對重要會議、重大活動、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤收集，確保檔案材料的及時、完整歸檔。4.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門、各單位的檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，對未按時收集或收集不完整的部門和單位，及時提出整改意見。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循檔案的形成規(guī)律，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，一般可采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限等分類方法，具體分類方案根據(jù)我鎮(zhèn)實(shí)際情況制定。4.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，包括檔號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。5.裝訂檔案應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。四、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等要求，確保檔案安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)存放在符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具中，裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊有序，便于查找和利用。2.檔案裝具應(yīng)根據(jù)檔案的分類和編號進(jìn)行標(biāo)識，標(biāo)明類別、年度、保管期限等信息，方便檔案的存放和檢索。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序存放，不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查閱。2.對珍貴檔案、易損檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等，確保檔案的安全。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明庫房編號、檔案類別、保管期限等信息，便于檔案管理人員和查閱人員快速找到所需檔案。（四）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和我鎮(zhèn)實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（16年至50年）和短期（15年以下）三種。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)準(zhǔn)確合理，充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和保存意義。對保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（五）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每月進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次重點(diǎn)檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、裝具情況等，對發(fā)現(xiàn)的檔案破損、褪色、霉變、蟲蛀、鼠咬等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制、消毒、驅(qū)蟲等措施進(jìn)行處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告，并采取有效措施加以解決。對因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、有序的原則，在確保檔案安全的前提下，為各項(xiàng)工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，履行審批手續(xù)，防止檔案信息泄露和濫用。（二）查閱手續(xù)1.本鎮(zhèn)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員因工作需要查閱我鎮(zhèn)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)我鎮(zhèn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。查閱重要檔案的，還需提前與檔案管理部門預(yù)約。3.檔案管理人員應(yīng)對查閱申請表進(jìn)行審核，對符合查閱條件的，提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記簿》上做好記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期借閱的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對借閱申請表進(jìn)行審核，對符合借閱條件的，提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案借閱登記簿》上做好記錄，包括借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和質(zhì)量，確保檔案完整無損。（四）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和公開。2.檔案利用過程中，查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、標(biāo)注、拍照、復(fù)印等，如因特殊情況需要復(fù)印檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案利用結(jié)束后，查閱、借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案完整無損。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和我鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保存價值進(jìn)行全面評估。2.鑒定檔案應(yīng)從檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值、科學(xué)研究價值、憑證作用等方面進(jìn)行綜合考慮，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確定無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀處理1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并嚴(yán)格執(zhí)行銷毀程序。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。（二）檔案數(shù)字化1.對重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。3.加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的管理，建立數(shù)字化檔案存儲系統(tǒng)，做好數(shù)據(jù)備份和安全防護(hù)工作，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（三）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用1.推廣應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，及時錄入和更新檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整和及時。3.加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和操作檔案信息。定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。八、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確檔案安全應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置程序、保障措施等內(nèi)容，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地處置檔案安全事故。（二）應(yīng)急演練定期組織檔案安全應(yīng)急演練，檢驗(yàn)和提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力，確保應(yīng)急預(yù)案的有效性和可操作性。（三）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時，檔案管理人員應(yīng)立即采取措施，保護(hù)現(xiàn)場，及時報告檔案管理部門負(fù)責(zé)人和鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)，并啟動應(yīng)急預(yù)案。2.針對不同類型的檔案安全事故，如火災(zāi)、水災(zāi)、失竊、泄密等，采取相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，如滅火、排水、查找線索、追回檔案、采取保密措施等，最大限度地減少損失和影響。3.事故處理結(jié)束后，應(yīng)及時對事故原因進(jìn)行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，完善檔案安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門、各單位的檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管情況、檔案利用情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門和單位限期整改，并對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立檔案安全