人員登記管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人員管理，規(guī)范人員登記工作，確保公司人員信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、臨時(shí)工作人員以及因業(yè)務(wù)往來(lái)進(jìn)入公司的外部人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：所有人員登記信息必須真實(shí)可靠，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或偽造。2.完整性原則：應(yīng)涵蓋人員的基本信息、工作經(jīng)歷、崗位變動(dòng)等全面內(nèi)容。3.及時(shí)性原則：人員信息發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新登記。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人員登記信息的安全，防止信息泄露。二、人員登記內(nèi)容（一）員工登記1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、婚姻狀況、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱）等。2.入職信息：入職時(shí)間、入職渠道、應(yīng)聘崗位、試用期期限、轉(zhuǎn)正時(shí)間等。3.教育背景：最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、所學(xué)專(zhuān)業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間等。4.工作經(jīng)歷：以往工作單位名稱(chēng)、工作起止時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)、工作職責(zé)等。5.崗位變動(dòng)記錄：崗位調(diào)動(dòng)時(shí)間、調(diào)動(dòng)原因、新崗位名稱(chēng)等。6.薪資福利信息：薪資結(jié)構(gòu)、基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、社保繳納情況、公積金繳納情況等。7.培訓(xùn)記錄：參加的各類(lèi)培訓(xùn)課程名稱(chēng)、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)效果評(píng)估等。8.獎(jiǎng)懲記錄：獲得的獎(jiǎng)勵(lì)名稱(chēng)、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、處罰原因、處罰時(shí)間等。（二）臨時(shí)工作人員登記1.基本信息：同員工基本信息要求。2.工作信息：工作內(nèi)容、工作期限、所屬部門(mén)或項(xiàng)目名稱(chēng)等。（三）外部人員登記1.來(lái)訪(fǎng)人員：姓名、單位名稱(chēng)、來(lái)訪(fǎng)事由、聯(lián)系電話(huà)、預(yù)計(jì)停留時(shí)間、接待部門(mén)及接待人等。2.供應(yīng)商人員：公司名稱(chēng)、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話(huà)、業(yè)務(wù)往來(lái)內(nèi)容等。3.合作伙伴人員：合作方公司名稱(chēng)、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話(huà)、合作項(xiàng)目名稱(chēng)、合作期限等。三、人員登記流程（一）新員工入職登記1.錄用通知環(huán)節(jié)人力資源部門(mén)向新錄用員工發(fā)送錄用通知，明確入職時(shí)間、地點(diǎn)及需準(zhǔn)備的資料。新員工收到錄用通知后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)確認(rèn)，并按照要求準(zhǔn)備相關(guān)資料，包括身份證、學(xué)歷證書(shū)、離職證明等原件及復(fù)印件，一寸免冠照片等。2.入職報(bào)到環(huán)節(jié)新員工在入職當(dāng)天，前往人力資源部門(mén)報(bào)到。人力資源專(zhuān)員核對(duì)新員工提交的資料原件與復(fù)印件是否一致，資料齊全后，指導(dǎo)新員工填寫(xiě)《員工入職登記表》，內(nèi)容應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)，不得遺漏或虛假填報(bào)。人力資源專(zhuān)員對(duì)新員工進(jìn)行入職引導(dǎo)，介紹公司基本情況、組織架構(gòu)、規(guī)章制度等，并發(fā)放員工手冊(cè)。將新員工的基本信息錄入公司人員信息管理系統(tǒng)，同時(shí)將紙質(zhì)版《員工入職登記表》及相關(guān)資料整理歸檔。（二）臨時(shí)工作人員登記1.需求申請(qǐng)環(huán)節(jié)各部門(mén)因工作需要臨時(shí)聘請(qǐng)工作人員時(shí)，需提前填寫(xiě)《臨時(shí)工作人員需求申請(qǐng)表》，注明臨時(shí)工作人員的工作內(nèi)容、工作期限、預(yù)計(jì)人數(shù)等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交至人力資源部門(mén)。2.人員招聘環(huán)節(jié)人力資源部門(mén)根據(jù)《臨時(shí)工作人員需求申請(qǐng)表》進(jìn)行招聘，可通過(guò)內(nèi)部推薦、外部招聘平臺(tái)等渠道尋找合適人員。確定臨時(shí)工作人員人選后，通知其前來(lái)公司辦理登記手續(xù)。3.登記手續(xù)辦理環(huán)節(jié)臨時(shí)工作人員攜帶身份證等相關(guān)資料到人力資源部門(mén)，填寫(xiě)《臨時(shí)工作人員登記表》。人力資源專(zhuān)員審核登記信息無(wú)誤后，錄入公司臨時(shí)人員信息管理臺(tái)賬，并告知其在工作期間應(yīng)遵守的公司規(guī)定。（三）外部人員來(lái)訪(fǎng)登記1.預(yù)約來(lái)訪(fǎng)環(huán)節(jié)外部人員來(lái)訪(fǎng)前，接待部門(mén)或接待人應(yīng)提前與來(lái)訪(fǎng)人員溝通，了解來(lái)訪(fǎng)事由、預(yù)計(jì)停留時(shí)間等信息，并填寫(xiě)《外部人員來(lái)訪(fǎng)預(yù)約表》，提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，接待部門(mén)或接待人及時(shí)回復(fù)來(lái)訪(fǎng)人員預(yù)約結(jié)果，并告知其來(lái)訪(fǎng)時(shí)需攜帶的證件或資料。2.來(lái)訪(fǎng)登記環(huán)節(jié)外部人員到達(dá)公司后，在公司前臺(tái)或指定接待地點(diǎn)進(jìn)行來(lái)訪(fǎng)登記。來(lái)訪(fǎng)人員需填寫(xiě)《外部人員來(lái)訪(fǎng)登記表》，內(nèi)容包括姓名、單位名稱(chēng)、來(lái)訪(fǎng)事由、聯(lián)系電話(huà)、預(yù)計(jì)停留時(shí)間、接待部門(mén)及接待人等信息。接待人員核對(duì)來(lái)訪(fǎng)人員身份信息與預(yù)約信息一致后，發(fā)放臨時(shí)訪(fǎng)客證，并指引其前往接待地點(diǎn)。來(lái)訪(fǎng)結(jié)束后，接待人員收回臨時(shí)訪(fǎng)客證，在《外部人員來(lái)訪(fǎng)登記表》上記錄離開(kāi)時(shí)間等信息，并將該表定期整理歸檔。（四）供應(yīng)商及合作伙伴人員登記1.首次合作登記環(huán)節(jié)當(dāng)與新的供應(yīng)商或合作伙伴建立業(yè)務(wù)往來(lái)時(shí)，供應(yīng)商或合作伙伴的相關(guān)人員前來(lái)公司進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談等活動(dòng)前，公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《供應(yīng)商/合作伙伴人員信息登記表》，內(nèi)容包括公司名稱(chēng)、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話(huà)、業(yè)務(wù)往來(lái)內(nèi)容、合作期限等信息，提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，將登記表交至人力資源部門(mén)備案。人力資源部門(mén)在人員信息管理系統(tǒng)中為其創(chuàng)建臨時(shí)登記賬號(hào)，并告知其在公司活動(dòng)期間應(yīng)遵守的規(guī)定。2.后續(xù)信息更新環(huán)節(jié)供應(yīng)商或合作伙伴人員的信息如有變更，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門(mén)，填寫(xiě)《供應(yīng)商/合作伙伴人員信息變更申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后進(jìn)行信息更新。人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)在人員信息管理系統(tǒng)及相關(guān)臺(tái)賬中更新相應(yīng)信息。四、人員信息管理與維護(hù)（一）信息管理系統(tǒng)1.公司建立統(tǒng)一的人員信息管理系統(tǒng)，用于存儲(chǔ)和管理各類(lèi)人員登記信息。2.人力資源部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.員工可通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或特定權(quán)限訪(fǎng)問(wèn)個(gè)人信息，進(jìn)行部分信息的自助更新，如聯(lián)系方式等，但涉及關(guān)鍵信息的修改需經(jīng)人力資源部門(mén)審核。（二）紙質(zhì)檔案管理1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)建立員工紙質(zhì)檔案，將《員工入職登記表》及相關(guān)資料按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理、裝訂和存放。2.臨時(shí)工作人員和外部人員的登記資料也應(yīng)分類(lèi)整理，妥善保管，保存期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）信息更新與審核1.員工個(gè)人信息發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫(xiě)《人員信息變更申請(qǐng)表》，提交至人力資源部門(mén)。2.人力資源專(zhuān)員對(duì)變更信息進(jìn)行審核，核實(shí)相關(guān)證明材料，如身份證變更需提供新身份證復(fù)印件，學(xué)歷變更需提供學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件等。3.審核通過(guò)后，在人員信息管理系統(tǒng)及紙質(zhì)檔案中進(jìn)行相應(yīng)更新，并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員。（四）信息安全管理1.嚴(yán)格限制人員信息管理系統(tǒng)的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人力資源部門(mén)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)才能進(jìn)行信息的查詢(xún)、修改等操作。2.對(duì)存儲(chǔ)人員信息的服務(wù)器等設(shè)備采取安全防護(hù)措施，如安裝防火墻、定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份等，防止信息丟失或被非法獲取。3.加強(qiáng)對(duì)員工的信息安全培訓(xùn)，提高員工保護(hù)個(gè)人信息及公司人員信息安全的意識(shí)，嚴(yán)禁隨意泄露人員信息。五、人員登記監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門(mén)定期對(duì)人員登記信息進(jìn)行自查，檢查信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)員工及臨時(shí)工作人員的登記信息進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知人力資源部門(mén)進(jìn)行處理。3.公司設(shè)立內(nèi)部舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)人員登記過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部審計(jì)1.公司定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)人員登記管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)。2.審計(jì)機(jī)構(gòu)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議，公司應(yīng)按照要求進(jìn)行整改落實(shí)。六、違規(guī)處理（一）虛報(bào)信息處理1.若發(fā)現(xiàn)員工或其他人員在人員登記過(guò)程中虛報(bào)信息，如學(xué)歷、工作經(jīng)歷等，一經(jīng)查實(shí)，視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、降職、辭退等處理。2.因虛報(bào)信息給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，虛報(bào)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）信息泄露處理1.對(duì)于違反信息保密規(guī)定，導(dǎo)致人員登記信息泄露的人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、罰款、解除勞動(dòng)合同等處理。2.如因信息泄露給公司或他人造成損失的，泄露人員應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。（三）未及時(shí)登記處理1.對(duì)于應(yīng)進(jìn)行人員登記而未及時(shí)辦理的部門(mén)或個(gè)人，給予通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令限期補(bǔ)辦登記手續(xù)。2.因未及時(shí)登記導(dǎo)致公司管理出現(xiàn)問(wèn)題或造成不良影響的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)的績(jī)效