建材門店收貨管理制度總則1.目的為規(guī)范建材門店收貨流程，確保所收貨物的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格、及時(shí)入庫(kù)，保障門店運(yùn)營(yíng)的正常進(jìn)行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于本建材門店所有貨物的接收工作，包括但不限于各類建筑材料、裝飾材料、五金配件等。3.職責(zé)分工收貨部門：負(fù)責(zé)貨物的實(shí)際接收、清點(diǎn)、初步檢驗(yàn)等工作。質(zhì)量檢驗(yàn)部門：對(duì)貨物的質(zhì)量進(jìn)行專業(yè)檢驗(yàn)，判定是否符合標(biāo)準(zhǔn)。倉(cāng)庫(kù)管理部門：負(fù)責(zé)安排貨物的存放位置，辦理入庫(kù)手續(xù)，并對(duì)庫(kù)存貨物進(jìn)行管理。采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)收貨相關(guān)事宜，提供采購(gòu)訂單等必要文件。收貨準(zhǔn)備1.文件準(zhǔn)備收貨人員應(yīng)提前獲取采購(gòu)訂單、送貨單等相關(guān)文件，仔細(xì)核對(duì)訂單信息與送貨單內(nèi)容是否一致，包括貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨日期等。確保采購(gòu)訂單已得到有效審批，如有疑問(wèn)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通確認(rèn)。2.場(chǎng)地與設(shè)備準(zhǔn)備清理收貨區(qū)域，確保場(chǎng)地干凈、整潔、無(wú)雜物，具備貨物安全存放和操作的條件。檢查收貨所需的設(shè)備，如磅秤、卡尺、檢驗(yàn)工具等是否正常運(yùn)行，精度是否符合要求。準(zhǔn)備好收貨記錄所需的表格、筆等文具。收貨流程1.到貨通知供應(yīng)商送貨前應(yīng)提前與門店收貨部門取得聯(lián)系，告知預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、貨物明細(xì)等信息。收貨部門收到通知后，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，并安排專人負(fù)責(zé)接收該批次貨物。2.貨物核對(duì)貨物送達(dá)后，收貨人員首先核對(duì)送貨車輛與送貨單信息是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后，引導(dǎo)車輛至指定收貨區(qū)域。依據(jù)送貨單和采購(gòu)訂單，對(duì)貨物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量進(jìn)行逐一核對(duì)。核對(duì)過(guò)程中要注意貨物的外觀是否有損壞、變形等異常情況。對(duì)于包裝標(biāo)識(shí)不清晰或有疑問(wèn)的貨物，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通確認(rèn)。3.數(shù)量清點(diǎn)按照標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)數(shù)方法對(duì)貨物數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)。對(duì)于整件包裝的貨物，可通過(guò)點(diǎn)數(shù)包裝數(shù)量來(lái)確定總數(shù)；對(duì)于散裝貨物，需使用量具進(jìn)行精確測(cè)量。在清點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)立即與供應(yīng)商核實(shí)情況，并做好記錄。記錄內(nèi)容包括實(shí)際收貨數(shù)量、差異數(shù)量、供應(yīng)商反饋等信息。4.質(zhì)量檢驗(yàn)質(zhì)量檢驗(yàn)人員依據(jù)相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，對(duì)貨物的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容可包括外觀質(zhì)量、尺寸精度、物理性能、化學(xué)性能等方面。對(duì)于重要建材產(chǎn)品或首次采購(gòu)的貨物，應(yīng)增加抽檢比例或進(jìn)行全檢。檢驗(yàn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，如不合格品、次品等，應(yīng)及時(shí)標(biāo)識(shí)隔離，并填寫質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，詳細(xì)記錄問(wèn)題情況、檢驗(yàn)結(jié)果等信息。5.收貨確認(rèn)經(jīng)過(guò)數(shù)量清點(diǎn)和質(zhì)量檢驗(yàn)后，如貨物數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格，收貨人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并注明收貨日期。將送貨單一聯(lián)留存作為收貨憑證，一聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)管理部門辦理入庫(kù)手續(xù)，一聯(lián)反饋給采購(gòu)部門。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量或質(zhì)量問(wèn)題，收貨人員應(yīng)在送貨單上注明問(wèn)題情況，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。同時(shí)，及時(shí)將相關(guān)情況通知采購(gòu)部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門，協(xié)商解決方案。特殊情況處理1.貨物損壞收貨過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)貨物有損壞，收貨人員應(yīng)立即停止收貨操作，并對(duì)損壞貨物進(jìn)行拍照記錄。與送貨人員共同確認(rèn)損壞情況，填寫貨物損壞報(bào)告，詳細(xì)描述損壞部位、程度等信息。通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理方式，如補(bǔ)貨、換貨、退貨或賠償?shù)?。?duì)于已損壞的貨物，應(yīng)單獨(dú)存放，做好標(biāo)識(shí)，防止與合格貨物混淆。2.數(shù)量短缺若清點(diǎn)貨物時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺，收貨人員應(yīng)與送貨人員當(dāng)場(chǎng)核實(shí)。如送貨人員認(rèn)可短缺數(shù)量，雙方在送貨單上注明短缺情況并簽字確認(rèn)。及時(shí)通知采購(gòu)部門，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商溝通解決。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)足短缺貨物或給出合理的解決方案。在短缺貨物未解決前，已收貨的合格貨物可先辦理入庫(kù)手續(xù)，但需在庫(kù)存記錄中注明短缺情況。3.質(zhì)量不合格質(zhì)量檢驗(yàn)人員判定貨物質(zhì)量不合格后，應(yīng)立即出具質(zhì)量檢驗(yàn)不合格報(bào)告，并將不合格貨物隔離存放。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理不合格貨物，如退貨、換貨或補(bǔ)貨等。對(duì)于因質(zhì)量不合格導(dǎo)致的損失，如運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用等，根據(jù)合同約定由供應(yīng)商承擔(dān)。入庫(kù)管理1.入庫(kù)單填寫倉(cāng)庫(kù)管理部門依據(jù)收貨人員簽字確認(rèn)的送貨單，填寫入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)詳細(xì)記錄貨物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、收貨日期等信息。入庫(kù)單填寫應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，不得涂改。如有錯(cuò)誤，應(yīng)重新填寫。2.貨物存放根據(jù)貨物的類別、規(guī)格、型號(hào)等因素，倉(cāng)庫(kù)管理人員安排合適的存放位置，并做好標(biāo)識(shí)。對(duì)于易燃易爆、有毒有害等特殊貨物，應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。在貨物存放過(guò)程中，要遵循先進(jìn)先出的原則，確保貨物的質(zhì)量不受影響。3.入庫(kù)手續(xù)辦理入庫(kù)單填寫完畢后，倉(cāng)庫(kù)管理人員、收貨人員雙方簽字確認(rèn)。倉(cāng)庫(kù)管理人員留存一聯(lián)入庫(kù)單作為庫(kù)存管理的依據(jù)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。庫(kù)存盤點(diǎn)1.盤點(diǎn)計(jì)劃制定倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期制定庫(kù)存盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員安排等內(nèi)容。盤點(diǎn)范圍應(yīng)涵蓋門店所有庫(kù)存貨物。盤點(diǎn)時(shí)間應(yīng)選擇在業(yè)務(wù)相對(duì)清淡的時(shí)間段進(jìn)行，以減少對(duì)正常運(yùn)營(yíng)的影響。確定參與盤點(diǎn)的人員名單，包括倉(cāng)庫(kù)管理人員、財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員等，并明確各人員的職責(zé)分工。2.盤點(diǎn)實(shí)施盤點(diǎn)人員按照預(yù)先確定的盤點(diǎn)方法和流程，對(duì)庫(kù)存貨物進(jìn)行逐一清點(diǎn)。盤點(diǎn)過(guò)程中要認(rèn)真仔細(xì)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符情況，應(yīng)詳細(xì)記錄差異情況，包括貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、實(shí)際數(shù)量、賬面數(shù)量、差異原因等信息。盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)填寫庫(kù)存盤點(diǎn)表，匯總盤點(diǎn)結(jié)果，并簽字確認(rèn)。3.差異處理財(cái)務(wù)部門根據(jù)庫(kù)存盤點(diǎn)表進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤點(diǎn)差異原因進(jìn)行分析，如收貨錯(cuò)誤、發(fā)貨錯(cuò)誤、庫(kù)存損耗等。針對(duì)不同原因采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改，如加強(qiáng)培訓(xùn)、完善流程、優(yōu)化庫(kù)存管理等。將盤點(diǎn)結(jié)果和差異處理情況向管理層匯報(bào)，為門店的運(yùn)營(yíng)決策提供依據(jù)。退貨管理1.退貨原因退貨原因主要包括質(zhì)量不合格、規(guī)格型號(hào)不符、訂單取消、多余采購(gòu)等情況。對(duì)于因質(zhì)量問(wèn)題退貨的貨物，必須提供質(zhì)量檢驗(yàn)不合格報(bào)告作為依據(jù)。2.退貨申請(qǐng)由相關(guān)部門或人員填寫退貨申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明退貨原因、貨物明細(xì)、退貨數(shù)量等信息。退貨申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意。將退貨申請(qǐng)表提交給采購(gòu)部門，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商溝通協(xié)商退貨事宜。3.退貨操作采購(gòu)部門與供應(yīng)商達(dá)成退貨協(xié)議后，通知倉(cāng)庫(kù)管理部門準(zhǔn)備退貨貨物。倉(cāng)庫(kù)管理人員按照退貨申請(qǐng)表核對(duì)貨物信息，確保退貨貨物準(zhǔn)確無(wú)誤。安排合適的運(yùn)輸方式將退貨貨物發(fā)運(yùn)給供應(yīng)商，并取得有效的運(yùn)輸憑證。運(yùn)輸憑證應(yīng)注明退貨貨物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、目的地等信息。在退貨發(fā)運(yùn)后，倉(cāng)庫(kù)管理部門及時(shí)更新庫(kù)存記錄，減少相應(yīng)貨物的庫(kù)存數(shù)量。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)退貨情況進(jìn)行賬務(wù)處理。數(shù)據(jù)記錄與檔案管理1.數(shù)據(jù)記錄收貨過(guò)程中涉及的各類數(shù)據(jù)，如送貨單、入庫(kù)單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、庫(kù)存盤點(diǎn)表、退貨申請(qǐng)表等，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行記錄。數(shù)據(jù)記錄應(yīng)采用紙質(zhì)文檔和電子文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，確保數(shù)據(jù)的可追溯性。記錄人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫相關(guān)表格，字跡清晰、內(nèi)容完整。2.檔案管理建立收貨管理檔案，將各類相關(guān)文件和記錄進(jìn)行分類歸檔。檔案應(yīng)包括采購(gòu)訂單、送貨單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、入庫(kù)單、庫(kù)存盤點(diǎn)表、退貨申請(qǐng)表等資料。檔案管理應(yīng)便于查詢和檢索，按照時(shí)間順序或類別進(jìn)行排列存放。定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和更新，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案保存期限應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定，一般為[X]年。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或由內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)收貨管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督內(nèi)容包括收貨流程的執(zhí)行情況、貨物質(zhì)量檢驗(yàn)情況、庫(kù)存管理情況、數(shù)據(jù)記錄與檔案管理情況等。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。2.考核辦法制定收貨管理工作考核指標(biāo)，如