建立管理檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司管理檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保管理檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司管理檔案由公司綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案資料的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索速度，方便公司各部門(mén)及員工查閱利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司管理檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)管理檔案，包括文件、合同、報(bào)表、記錄等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。4.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.對(duì)公司各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)管理檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合管理部門(mén)。2.明確一名兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合綜合管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件，包括上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、部門(mén)之間的往來(lái)文件等。2.公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議，包括采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同等。3.公司的各類(lèi)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)報(bào)表等。4.公司的會(huì)議記錄、紀(jì)要，包括總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)工作會(huì)等會(huì)議資料。5.公司員工的人事檔案，包括入職資料、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等。6.公司的項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)等。7.其他與公司管理活動(dòng)相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的資料。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為行政管理類(lèi)、人力資源管理類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、業(yè)務(wù)管理類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢(xún)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.排列：按照檔案的編號(hào)順序進(jìn)行排列，同一類(lèi)檔案應(yīng)按照時(shí)間先后順序或重要程度進(jìn)行排列。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案資料整理完畢，并移交綜合管理部門(mén)歸檔。2.對(duì)于重要的、緊急的檔案資料，應(yīng)及時(shí)移交綜合管理部門(mén)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，符合檔案整理的要求。2.檔案資料應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。3.歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）歸檔流程1.各部門(mén)兼職檔案管理人員將整理好的檔案資料移交綜合管理部門(mén)檔案管理人員。2.綜合管理部門(mén)檔案管理人員對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過(guò)后，綜合管理部門(mén)檔案管理人員將檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、排列、編目，并錄入檔案管理信息系統(tǒng)。4.將歸檔的檔案資料存入檔案庫(kù)房，并按照檔案保管要求進(jìn)行妥善保管。五、檔案的保管（一）保管期限1.公司管理檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等，這些檔案對(duì)公司的發(fā)展具有重要的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)資料等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括公司的臨時(shí)性文件、一次性資料等，保管期限一般為1年至5年。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）檔案的借閱與歸還1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.綜合管理部門(mén)檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，將檔案借給借閱人員，并登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案歸還時(shí)，綜合管理部門(mén)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。（四）檔案的查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱時(shí)間、查閱用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門(mén)檔案管理人員對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為查閱人員提供必要的查閱條件，并登記查閱時(shí)間、查閱人員等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意。4.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（五）檔案的保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。2.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、傳播公司機(jī)密檔案。3.在檔案管理工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案有泄密跡象，應(yīng)及時(shí)采取措施，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每年進(jìn)行一次。2.全面審查原則：對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體審議原則：成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)代表組成，對(duì)檔案的鑒定結(jié)果進(jìn)行集體審議。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定人員直接對(duì)檔案進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.分析比較法：通過(guò)對(duì)同類(lèi)檔案的分析比較，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。3.效益評(píng)估法：從檔案的利用效益出發(fā)，評(píng)估檔案的保存價(jià)值和保管期限。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，形成鑒定報(bào)告，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.將鑒定報(bào)告報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.綜合管理部門(mén)檔案管理人員填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。6.將檔案銷(xiāo)毀清單及相關(guān)審批文件歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便公司各部門(mén)及員工查閱利用檔案。3.實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交流，促進(jìn)公司管理決策的科學(xué)化和規(guī)范化。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用等功能的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立公司內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交流。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握