機械外協(xié)采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司機械外協(xié)采購工作流程，確保采購活動的高效、有序進行，保障公司生產(chǎn)運營的順利開展，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，加強供應商管理，維護公司利益。2.適用范圍本制度適用于公司所有機械外協(xié)采購活動，包括但不限于零部件加工、設備組裝、模具制造等外協(xié)項目。3.基本原則公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正的原則，對待所有供應商，確保競爭環(huán)境公平，采購決策公正。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量產(chǎn)品和服務的供應商，確保所采購的機械外協(xié)產(chǎn)品符合公司生產(chǎn)要求和質(zhì)量標準。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，控制采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，嚴格履行合同約定，維護雙方的合法權益。二、職責分工1.采購部門負責機械外協(xié)采購的整體規(guī)劃和組織實施。尋找、篩選、評估和選擇合格的供應商，并建立供應商檔案。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保合同條款明確、合理。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議。2.技術部門提供機械外協(xié)采購項目的技術要求和圖紙，確保采購產(chǎn)品符合技術標準。參與供應商的技術評估，對供應商的技術能力和產(chǎn)品質(zhì)量進行審核。在采購過程中，協(xié)助解決技術問題，提供技術支持。對采購回來的產(chǎn)品進行技術檢驗和驗收，確保產(chǎn)品滿足技術要求。3.質(zhì)量部門制定機械外協(xié)采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗標準和驗收流程。參與供應商的質(zhì)量評估，對供應商的質(zhì)量管理體系進行審核。在采購過程中，對采購產(chǎn)品進行質(zhì)量抽檢和檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。對不合格產(chǎn)品進行判定和處理，跟蹤整改情況，防止不合格產(chǎn)品流入公司。4.財務部門負責審核機械外協(xié)采購合同的付款條款，確保付款方式合理、風險可控。按照合同約定及時支付采購款項，對采購成本進行核算和分析。監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金安全。5.使用部門根據(jù)生產(chǎn)需求，提出機械外協(xié)采購申請，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。參與供應商的選擇和評估，提供使用反饋和意見。在采購產(chǎn)品到貨后，負責組織驗收和使用，并及時反饋使用過程中的問題。三、采購流程1.采購申請使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和實際需求，填寫《機械外協(xié)采購申請表》，詳細注明采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術要求、交貨期等信息，并提交給采購部門。采購部門對采購申請進行初步審核，確認申請的合理性和必要性。如申請內(nèi)容不完整或不符合要求，采購部門應及時與使用部門溝通，要求其補充或修改。2.供應商選擇與評估采購部門根據(jù)采購申請的要求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績案例等相關資料，建立供應商信息庫。采購部門組織技術、質(zhì)量等相關部門對篩選后的供應商進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、技術水平、質(zhì)量管理體系、價格水平、交貨期、售后服務等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行打分排序，選擇得分較高的幾家供應商作為候選供應商。3.采購談判與合同簽訂采購部門與候選供應商進行商務談判，就采購產(chǎn)品的價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款進行協(xié)商。在談判過程中，采購部門應充分了解供應商的報價構成和成本情況，爭取有利的采購條件。同時，要嚴格按照公司的采購政策和流程進行談判，確保談判結(jié)果符合公司利益。談判達成一致后，采購部門起草采購合同，明確雙方的權利和義務。合同內(nèi)容應包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同經(jīng)采購部門負責人審核后，提交給公司法律顧問進行法律審核。審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂采購合同。4.采購訂單下達采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，下達《機械外協(xié)采購訂單》給供應商。采購訂單應明確采購產(chǎn)品的詳細信息、交貨期、交貨地點等要求。采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單的執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量完成采購任務。5.采購產(chǎn)品檢驗與驗收質(zhì)量部門按照制定的質(zhì)量檢驗標準和驗收流程，在采購產(chǎn)品到貨前做好檢驗準備工作。采購產(chǎn)品到貨后，質(zhì)量部門對產(chǎn)品進行抽樣檢驗或全檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同要求和公司技術標準。如檢驗發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品不合格，質(zhì)量部門應及時出具《不合格品報告》，通知采購部門和供應商。采購部門負責與供應商溝通，要求其采取整改措施或更換產(chǎn)品。使用部門在采購產(chǎn)品到貨后，負責組織最終驗收。驗收合格后，填寫《機械外協(xié)采購驗收單》，辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格，使用部門應及時反饋給采購部門，采購部門負責協(xié)調(diào)處理。6.采購付款財務部門根據(jù)采購合同和驗收單，審核采購付款申請。審核內(nèi)容包括合同條款、驗收情況、發(fā)票信息等。審核通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間，及時支付采購款項。如因特殊原因需要延期付款，財務部門應提前與供應商溝通，并辦理相關手續(xù)。7.采購記錄與檔案管理采購部門負責建立機械外協(xié)采購檔案，對采購過程中的相關文件和資料進行整理和歸檔。檔案內(nèi)容包括采購申請、供應商評估報告、采購合同、采購訂單、檢驗報告、驗收單、付款憑證等。采購記錄應妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。以便日后查詢和追溯采購活動的全過程。四、供應商管理1.供應商準入管理采購部門制定供應商準入標準，明確供應商應具備的基本條件，如合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽、穩(wěn)定的生產(chǎn)能力、完善的質(zhì)量管理體系等。潛在供應商向采購部門提交《供應商準入申請表》，并提供相關證明材料。采購部門對申請材料進行初審，符合條件的供應商進入實地考察和評估環(huán)節(jié)。經(jīng)考察和評估合格的供應商，采購部門將其納入合格供應商名錄，并在公司內(nèi)部進行公示。2.供應商日常管理采購部門定期對供應商進行回訪，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、交貨期執(zhí)行情況等，收集供應商的反饋意見和建議。質(zhì)量部門定期對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量進行抽檢和評估，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時通知供應商整改，并跟蹤整改情況。采購部門根據(jù)供應商的表現(xiàn)，定期對供應商進行考核評價，考核指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于考核評價為優(yōu)秀的供應商，采購部門在下次采購時可給予一定的優(yōu)惠政策或優(yōu)先合作機會；對于考核評價為不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部門應暫停與其合作，并從合格供應商名錄中刪除。3.供應商激勵與淘汰機制公司建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，如表彰、獎勵金、增加采購份額等。激勵供應商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務水平，與公司建立長期穩(wěn)定的合作關系。對于出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題、交貨期延誤、違反合同約定等情況的供應商，公司實施淘汰機制，將其從合格供應商名錄中刪除，并禁止其再次參與公司的采購活動。同時，采購部門應及時尋找新的供應商替代，確保公司生產(chǎn)運營不受影響。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門定期對機械外協(xié)采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格波動風險、交貨期風險等。針對識別出的風險，采購部門應分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施供應商違約風險：在采購合同中明確違約責任條款，要求供應商提供履約保證金或銀行保函。加強對供應商的日常管理和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在的違約問題。質(zhì)量風險：嚴格篩選供應商，加強對采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗和驗收。與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，要求其對產(chǎn)品質(zhì)量負責。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時要求供應商整改或更換產(chǎn)品。價格波動風險：關注市場價格動態(tài)，與供應商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款。建立價格預警機制，當市場價格波動較大時，及時調(diào)整采購策略。交貨期風險：在采購合同中明確交貨期條款，并要求供應商提供詳細的生產(chǎn)計劃和進度安排。加強與供應商的溝通協(xié)調(diào)，及時掌握生產(chǎn)進度，確保按時交貨。如因不可抗力等原因?qū)е陆回浧谘诱`，應要求供應商及時通知公司，并協(xié)商解決方案。3.風險監(jiān)控與預警采購部門建立風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行跟蹤和評估。及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況，并采取相應的措施進行調(diào)整。設立風險預警指標，如供應商逾期交貨次數(shù)、產(chǎn)品不合格率、價格波動幅度等。當預警指標達到設定的閾值時，及時發(fā)出預警信號，提醒相關部門采取措施防范風險。六、監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對機械外協(xié)采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。審計部門有權調(diào)閱采購相關的文件和資料，對采購人員和供應商進行詢問和調(diào)查。發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.外部監(jiān)督接受公司