材料采購詢價管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司材料采購詢價流程，確保采購工作的公開、公平、公正，降低采購成本，提高采購效率，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有材料采購詢價活動，包括但不限于生產(chǎn)用原材料、輔助材料、設備配件等的采購。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。公平公正原則：對待所有供應商一視同仁，不偏袒、不歧視，確保詢價過程公平公正。效益優(yōu)先原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理詢價，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。信息保密原則：參與詢價的人員應對供應商信息、詢價內(nèi)容等嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。二、職責分工1.采購部門負責制定材料采購詢價計劃，明確詢價范圍、時間要求等。組織實施詢價工作，收集、整理供應商報價信息。對供應商進行初步篩選和評估，推薦合格供應商。與選定的供應商進行商務談判，簽訂采購合同。2.需求部門提出材料采購需求，詳細說明材料規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。協(xié)助采購部門進行供應商考察和詢價工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標準。參與采購合同的評審，對采購材料的質(zhì)量、交付等進行跟蹤和驗收。3.財務部門參與采購詢價過程，提供采購成本預算和價格分析。審核采購合同，確保合同價格符合公司財務規(guī)定。負責采購付款的審核和支付工作。4.質(zhì)量部門制定材料質(zhì)量標準和驗收規(guī)范。參與供應商考察和詢價工作，對供應商的質(zhì)量保證能力進行評估。負責采購材料的到貨檢驗和質(zhì)量驗收工作。三、詢價流程1.需求提出需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫《材料采購申請表》，詳細注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計到貨時間等信息，并提交給采購部門。2.詢價準備采購部門接到《材料采購申請表》后，進行以下準備工作：確定詢價范圍，根據(jù)材料特點和市場情況，選擇合適的供應商進行詢價。制定詢價文件，包括詢價函、采購規(guī)格書、質(zhì)量標準等，明確詢價要求和報價格式。收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫，包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、信譽狀況等。3.詢價發(fā)出采購部門通過郵件、傳真、電話等方式向選定的供應商發(fā)出詢價文件，并告知詢價截止時間。詢價文件應清晰、準確地傳達采購需求，確保供應商能夠理解并作出準確報價。4.報價接收供應商應在規(guī)定的詢價截止時間前，將報價文件密封送達或傳真至采購部門。報價文件應包括報價單、產(chǎn)品規(guī)格說明書、質(zhì)量保證承諾、交貨期等內(nèi)容。采購部門對收到的報價進行登記和整理，確保報價信息完整、準確。5.報價評估采購部門組織需求部門、財務部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員對供應商的報價進行評估，評估內(nèi)容包括：價格比較：對各供應商的報價進行橫向比較，分析價格合理性。質(zhì)量評估：根據(jù)質(zhì)量部門制定的質(zhì)量標準，評估供應商提供的材料質(zhì)量是否滿足要求。交貨期評估：審查供應商承諾的交貨期是否能夠滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。信譽評價：參考供應商的信譽狀況，評估其履約能力和可靠性。其他因素：考慮供應商的售后服務、付款方式、運輸成本等因素。6.供應商選擇根據(jù)報價評估結(jié)果，采購部門會同相關(guān)部門確定擬選用的供應商，并填寫《供應商選擇審批表》，詳細說明選擇理由和建議。《供應商選擇審批表》經(jīng)采購部門負責人、需求部門負責人、財務部門負責人、質(zhì)量部門負責人等簽字確認后，報公司領導審批。7.商務談判對于擬選用的供應商，采購部門與其進行商務談判，進一步協(xié)商采購價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量保證、售后服務等條款。談判過程中，采購部門應堅持原則，維護公司利益，確保談判結(jié)果符合公司要求。談判達成一致后，形成《商務談判紀要》，雙方簽字確認。8.合同簽訂采購部門根據(jù)商務談判結(jié)果，起草采購合同，并提交給財務部門、法務部門等進行審核。審核通過后，采購部門與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括材料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款，確保合同合法有效、條款清晰、責任明確。四、詢價記錄與檔案管理1.詢價記錄采購部門應建立完善的詢價記錄檔案，對每次詢價活動的相關(guān)資料進行詳細記錄，包括：詢價文件，包括詢價函、采購規(guī)格書、質(zhì)量標準等。供應商報價文件，包括報價單、產(chǎn)品規(guī)格說明書、質(zhì)量保證承諾、交貨期等。報價評估記錄，包括評估過程、評估結(jié)果、選擇理由等。商務談判記錄，包括談判過程、談判結(jié)果、《商務談判紀要》等。其他相關(guān)資料，如供應商考察報告、往來溝通郵件等。2.檔案管理詢價記錄檔案應按照時間順序和項目類別進行分類整理，妥善保管。檔案保管期限應符合公司檔案管理規(guī)定，一般為[X]年。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、借閱或銷毀詢價記錄檔案。五、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對材料采購詢價活動進行監(jiān)督檢查，重點檢查詢價流程的合規(guī)性、采購決策的公正性、供應商選擇的合理性等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.供應商反饋建立供應商反饋機制，鼓勵供應商對公司采購詢價活動進行監(jiān)督和評價。對于供應商提出的意見和建議，采購部門應認真對待，及時進行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果反饋給供應商。3.考核機制制定采購詢價工作考核辦法，對采購部門及相關(guān)人員的詢價工作進行考核評價。考核指標包括詢價及時性、報價準確性、供應商選擇合理性、采購成本控制效果等?？己私Y(jié)果與績效獎金、晉升等掛鉤，激勵采購人員提高