辦公室用印管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益和形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司，涵蓋公司所有部門及員工。3.印章種類公司印章主要包括：公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)的法定印章。合同專用章：專門用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力文件的印章。財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。法定代表人章：代表公司法定代表人行使職權(quán)的印章。部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的，用于部門內(nèi)部文件、資料等的印章。其他專用章：根據(jù)公司特定業(yè)務(wù)需求刻制的，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的印章，如發(fā)票專用章等。印章的刻制與啟用1.印章刻制申請因工作需要刻制印章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、使用范圍、樣式等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司行政管理部門。行政管理部門對(duì)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，確保印章刻制的必要性和合規(guī)性。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.印章刻制經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政管理部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。選擇具有資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章制作單位進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。印章制作完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)與制作單位核對(duì)印章內(nèi)容、樣式等信息，確保印章無誤。同時(shí)，要求制作單位提供印章印模，并將印模存檔備案。3.印章啟用新印章啟用前，行政管理部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、印章名稱、保管人等信息，并附印章印模。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可正式啟用。行政管理部門負(fù)責(zé)將印章啟用信息通知到相關(guān)部門和人員，確保各部門知曉新印章的啟用情況。同時(shí)，在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布印章啟用公告，以便全體員工查閱。印章的保管1.保管原則公司印章實(shí)行專人保管制度，確保印章安全存放，防止印章被盜用、丟失或損壞。印章保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守印章管理制度，不得擅自將印章交予他人保管或使用。2.保管職責(zé)公司公章：由公司行政管理部門指定專人保管。保管人負(fù)責(zé)公章的日常使用、登記、歸還等工作，并確保公章使用的合法性和合規(guī)性。合同專用章：由公司合同管理部門指定專人保管。保管人在簽訂合同、協(xié)議等文件時(shí)，按照規(guī)定流程使用合同專用章，并做好使用記錄。財(cái)務(wù)專用章：由公司財(cái)務(wù)部門指定專人保管。保管人嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定使用財(cái)務(wù)專用章，確保財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的正常開展。法定代表人章：由公司法定代表人或其授權(quán)的專人保管。保管人根據(jù)法定代表人的授權(quán)，在規(guī)定范圍內(nèi)使用法定代表人章。部門章：由各部門指定專人保管。保管人負(fù)責(zé)本部門印章的日常使用和管理，確保印章使用僅限于部門內(nèi)部工作需要。其他專用章：根據(jù)印章用途，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。保管人按照業(yè)務(wù)規(guī)定使用專用章，并做好使用登記。3.保管要求印章保管人應(yīng)將印章存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、專用印章箱等，并妥善保管鑰匙或密碼。嚴(yán)禁將印章攜帶外出使用，如因特殊情況確需攜帶外出的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。外出期間，印章保管人應(yīng)確保印章安全，使用完畢后及時(shí)帶回公司保管。印章保管人應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、磨損等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理部門，并申請更換印章。印章的使用1.使用范圍公司公章：用于公司對(duì)外的重要文件、報(bào)告、信函、合同、協(xié)議等的簽署；代表公司參加各類會(huì)議、活動(dòng)；辦理公司相關(guān)資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等證件的年檢、變更等手續(xù)；以及其他需要公司公章蓋章確認(rèn)的事項(xiàng)。合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)合同、租賃合同、采購合同、銷售合同等具有法律效力的文件。財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算憑證、發(fā)票、收據(jù)、銀行匯票、支票等財(cái)務(wù)票據(jù)的蓋章；以及其他與財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的蓋章確認(rèn)。法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的文件簽署、財(cái)務(wù)票據(jù)背書等特定事項(xiàng)。部門章：用于部門內(nèi)部的文件、通知、報(bào)告、報(bào)表等資料的蓋章；以及部門與公司內(nèi)部其他部門之間的工作聯(lián)系函件的蓋章。其他專用章：根據(jù)印章用途，在特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)使用，如發(fā)票專用章用于開具發(fā)票等。2.使用流程申請：用印申請人填寫《用印申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。涉及重要事項(xiàng)或金額較大的合同等文件，還需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審核：行政管理部門對(duì)用印申請表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核用印事項(xiàng)的合法性、合規(guī)性、文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性等。對(duì)于不符合規(guī)定的申請，予以退回并說明原因。用印：審核通過后，用印申請人將用印申請表及相關(guān)文件提交給印章保管人。印章保管人對(duì)照用印申請表內(nèi)容，仔細(xì)核對(duì)文件內(nèi)容和簽字蓋章情況，確認(rèn)無誤后，在用印位置加蓋相應(yīng)印章，并在《用印登記簿》上進(jìn)行登記，注明用印日期、用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)、申請人、審核人、用印人等信息。留存：用印完成后，印章保管人將用印申請表及相關(guān)文件復(fù)印件留存歸檔，以備查閱。原件按照文件管理規(guī)定進(jìn)行處理。3.特殊情況處理如遇緊急情況，無法事先填寫用印申請表的，用印申請人應(yīng)電話請示部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，先進(jìn)行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦用印申請手續(xù)。對(duì)于涉及多部門的聯(lián)合發(fā)文或需要多個(gè)印章蓋章的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)用印事宜，并按照規(guī)定流程辦理用印手續(xù)。印章的停用與銷毀1.停用情形因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致印章不再使用的。印章?lián)p壞、磨損嚴(yán)重，無法正常使用的。其他需要停用印章的情形。2.停用申請與審批印章保管人發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、印章名稱等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司行政管理部門。行政管理部門對(duì)停用申請進(jìn)行審核，審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.停用處理經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政管理部門負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門和人員印章停用事宜，并收回印章。印章保管人將停用印章交回行政管理部門，行政管理部門對(duì)印章進(jìn)行封存，并在《印章管理臺(tái)賬》上注明停用日期。4.銷毀對(duì)于不再使用且無保留價(jià)值的印章，由行政管理部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、停用時(shí)間、銷毀原因等信息，并附印章印模。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。印章銷毀應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行，確保銷毀過程安全、徹底。銷毀完成后，銷毀單位應(yīng)出具銷毀證明，行政管理部門將銷毀證明存檔備案。印章的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督職責(zé)公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)印章的保管、使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保印章管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。公司審計(jì)部門有權(quán)對(duì)印章的使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印章使用是否合規(guī)、手續(xù)是否齊全等。2.檢查內(nèi)容印章保管情況：檢查印章存放是否安全，保管人是否嚴(yán)格遵守保管規(guī)定。印章使用情況：檢查用印申請表填寫是否規(guī)范、完整，審核審批手續(xù)是否齊全，用印登記是否準(zhǔn)確、及時(shí)。印章停用與銷毀情況：檢查印章停用申請、審批手續(xù)是否完備，銷毀過程是否符合規(guī)定。3.問題處理對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問