禮品出入庫管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司禮品管理，規(guī)范禮品出入庫流程，確保禮品的安全、準(zhǔn)確收發(fā)與合理使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有禮品的出入庫管理，包括但不限于商務(wù)往來禮品、員工福利禮品、活動獎品等。（三）職責(zé)分工1.采購部門根據(jù)公司需求，負(fù)責(zé)禮品的采購工作，確保所采購禮品符合公司要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟進(jìn)禮品的到貨情況，并及時通知相關(guān)部門。2.倉庫管理部門負(fù)責(zé)禮品的入庫驗(yàn)收、存儲保管、出庫發(fā)放等工作，確保禮品數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。定期對倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬物相符，并及時上報庫存情況。3.使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，提前提交禮品領(lǐng)用申請，明確禮品用途、數(shù)量等信息。負(fù)責(zé)對領(lǐng)用禮品的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)禮品采購費(fèi)用的審核與支付。對禮品出入庫情況進(jìn)行賬務(wù)處理，定期與倉庫管理部門核對賬目。二、禮品入庫管理（一）采購申請1.使用部門如需采購禮品，應(yīng)提前填寫《禮品采購申請表》，詳細(xì)注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購時間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際需求對申請進(jìn)行審核，審核通過后提交至采購部門。（二）采購執(zhí)行1.采購部門接到經(jīng)審批的《禮品采購申請表》后，按照要求進(jìn)行禮品采購。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等因素，確保采購的禮品符合公司標(biāo)準(zhǔn)。2.采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括禮品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等條款。（三）到貨驗(yàn)收1.禮品到貨前，采購部門應(yīng)提前通知倉庫管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.倉庫管理部門在收到禮品時，應(yīng)依據(jù)采購合同或協(xié)議以及送貨清單，對禮品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)驗(yàn)收。數(shù)量驗(yàn)收：核對到貨禮品的實(shí)際數(shù)量與送貨清單是否一致，如有差異，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通核實(shí)。規(guī)格型號驗(yàn)收：檢查禮品的規(guī)格、型號是否符合采購要求，確保與申請和合同一致。質(zhì)量驗(yàn)收：對禮品的外觀、性能等進(jìn)行檢查，確保無損壞、無質(zhì)量問題。對于需要進(jìn)行功能測試的禮品，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測試。3.驗(yàn)收合格的禮品，倉庫管理人員應(yīng)在送貨清單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。入庫時，應(yīng)按照禮品的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，同時建立詳細(xì)的庫存臺賬，記錄禮品的入庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。4.驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)禮品存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題或與合同不符等情況，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。如因質(zhì)量問題導(dǎo)致無法使用的禮品，應(yīng)及時辦理退貨手續(xù)。三、禮品存儲管理（一）倉庫環(huán)境要求1.倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度適宜，以確保禮品的質(zhì)量不受影響。2.倉庫應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待處理區(qū)等，對禮品進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。（二）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期對禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)前，倉庫管理人員應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，包括整理庫存、核對賬目等。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)禮品數(shù)量，檢查禮品的質(zhì)量狀況，并如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制《禮品盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄禮品的實(shí)際庫存數(shù)量、賬面數(shù)量、差異數(shù)量及原因等信息。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。4.對于盤盈或盤虧的禮品，倉庫管理部門應(yīng)填寫《禮品盤盈/盤虧報告表》，分析原因，提出處理建議，報部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）庫存安全管理1.倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等，確保禮品存儲安全。2.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫安全管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。在離開倉庫時，應(yīng)確保門窗關(guān)閉，電器設(shè)備斷電。3.定期對倉庫進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。對于易損、易變質(zhì)的禮品，應(yīng)采取特殊的保管措施，如定期檢查、通風(fēng)防潮等，以延長其使用壽命。四、禮品出庫管理（一）領(lǐng)用申請1.使用部門因工作需要領(lǐng)用禮品時，應(yīng)填寫《禮品領(lǐng)用申請表》，注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)領(lǐng)用時間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際工作情況對申請進(jìn)行審核，審核通過后提交至倉庫管理部門。（二）出庫發(fā)放1.倉庫管理部門接到經(jīng)審批的《禮品領(lǐng)用申請表》后，按照申請要求進(jìn)行禮品發(fā)放。發(fā)放時，應(yīng)認(rèn)真核對禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保與申請表一致。2.禮品發(fā)放后，倉庫管理人員應(yīng)在庫存臺賬上及時記錄禮品的出庫日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并更新庫存余額。同時，要求領(lǐng)用人員在《禮品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。3.對于貴重禮品或有特殊要求的禮品，倉庫管理部門可根據(jù)實(shí)際情況要求領(lǐng)用人員提供相關(guān)證明或說明，以確保禮品的使用符合規(guī)定。（三）禮品退換1.如因特殊原因需要退換已領(lǐng)用的禮品，領(lǐng)用部門應(yīng)填寫《禮品退換申請表》，說明退換原因，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，領(lǐng)用部門將禮品及《禮品退換申請表》一并交回倉庫管理部門。倉庫管理部門在收到退換禮品后，應(yīng)進(jìn)行檢查核實(shí)，如禮品符合退換條件，應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并在庫存臺賬上進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。同時，通知財(cái)務(wù)部門對相關(guān)賬務(wù)進(jìn)行處理。3.如因禮品質(zhì)量問題導(dǎo)致需要退換的，倉庫管理部門應(yīng)及時與采購部門溝通，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決退換貨事宜。五、禮品使用管理（一）使用監(jiān)督1.使用部門應(yīng)按照申請用途合理使用禮品，確保禮品用于公司業(yè)務(wù)往來、員工福利、活動獎勵等規(guī)定范圍內(nèi)。2.公司相關(guān)部門有權(quán)對禮品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)禮品使用不當(dāng)或違規(guī)行為，應(yīng)及時制止并要求整改。（二）使用記錄與反饋1.使用部門應(yīng)建立禮品使用記錄臺賬，詳細(xì)記錄禮品的發(fā)放對象、發(fā)放時間、禮品用途等信息，以便于跟蹤和查詢。2.在禮品使用過程中，使用部門應(yīng)及時收集反饋信息，了解禮品的使用效果和受贈方的意見建議，并將相關(guān)情況反饋給公司相關(guān)部門。六、禮品報廢管理（一）報廢申請1.對于因損壞、過期、變質(zhì)等原因無法繼續(xù)使用的禮品，倉庫管理部門應(yīng)填寫《禮品報廢申請表》，注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對報廢申請進(jìn)行審核，審核通過后方可進(jìn)行報廢處理。（二）報廢處理1.經(jīng)審批同意報廢的禮品，倉庫管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定的報廢流程進(jìn)行處理。一般可采用集中銷毀、變賣等方式，但需確保處理過程符合環(huán)保、安全等要求。2.在報廢處理過程中，倉庫管理人員應(yīng)做好記錄，包括報廢禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、處理方式、處理時間等信息，并將相關(guān)記錄存檔保存。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)報廢處理結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減相應(yīng)的庫存成本。七、禮品賬務(wù)管理（一）賬務(wù)核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照財(cái)務(wù)會計(jì)準(zhǔn)則和公司相關(guān)規(guī)定，對禮品的采購、入庫、出庫、庫存、報廢等業(yè)務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確的賬務(wù)核算。2.建立禮品明細(xì)賬，詳細(xì)記錄禮品的收支情況，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。（二）賬目核對1.財(cái)務(wù)部門定期與倉庫管理部門核對禮品賬目，每月至少核對一次，確保賬賬相符。2.在核對過程中，如發(fā)現(xiàn)賬目差異，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。如因賬務(wù)處理錯誤或其他原因?qū)е沦~目不符，應(yīng)及時進(jìn)行更正，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、附則