建筑公司証件管理制度總則目的為加強公司證件管理，規(guī)范證件的申請、使用、保管、年檢及注銷等流程，確保公司各類證件的安全、有效，保障公司合法合規(guī)運營，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及的各類資質(zhì)證書、資格證書、執(zhí)業(yè)證書等（以下統(tǒng)稱“證件”）的管理。職責(zé)分工1.人事部門負(fù)責(zé)公司證件管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃與制度制定。組織證件的申請、領(lǐng)取、保管、歸還等具體工作。跟蹤證件的有效期，提醒相關(guān)人員進(jìn)行年檢、延期等手續(xù)辦理。建立證件管理檔案，記錄證件的基本信息、使用情況、年檢記錄等。2.證件使用部門負(fù)責(zé)本部門所需證件的申請，并配合人事部門完成相關(guān)手續(xù)。嚴(yán)格按照規(guī)定使用證件，確保證件用于公司業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合法活動。在使用完畢后及時將證件歸還人事部門，并做好使用記錄。3.持證人員妥善保管個人持有的公司證件，不得轉(zhuǎn)借、出租、抵押給他人。在離職時，將所持公司證件交回人事部門。證件的申請與領(lǐng)取申請流程1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，確定需申請的證件類型及相關(guān)信息。2.填寫《證件申請表》，詳細(xì)注明申請證件的名稱、用途、所需提交的材料清單等內(nèi)容。3.將《證件申請表》提交至人事部門審核。人事部門對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實申請的必要性和材料的完整性。4.審核通過后，人事部門安排專人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備申請材料，并按照相關(guān)主管部門的要求進(jìn)行申報。領(lǐng)取與登記1.證件申請獲批后，人事部門指定專人前往相關(guān)主管部門領(lǐng)取證件。2.領(lǐng)取證件時，仔細(xì)核對證件信息，確保證件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.在《證件領(lǐng)取登記表》上詳細(xì)記錄證件名稱、編號、領(lǐng)取日期、有效期等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。證件的使用使用范圍公司證件僅限在公司業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，用于證明公司具備從事特定業(yè)務(wù)的資質(zhì)和能力。具體使用場景包括但不限于：1.參與工程項目投標(biāo)、承接工程任務(wù)。2.辦理工程建設(shè)相關(guān)手續(xù)，如施工許可證、安全生產(chǎn)許可證等。3.接受政府部門、行業(yè)協(xié)會等的檢查、評估。使用審批1.各部門如需使用證件，應(yīng)提前填寫《證件使用申請表》，注明使用時間、用途、使用地點等信息。2.將《證件使用申請表》提交至人事部門審批。人事部門根據(jù)申請內(nèi)容，核實使用的必要性和合規(guī)性。3.審批通過后，人事部門在《證件使用登記表》上記錄相關(guān)信息，并將證件發(fā)放給使用部門。使用要求1.使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的用途和期限使用證件，不得擅自更改使用范圍或延長使用期限。2.在使用證件過程中，要妥善保管，防止證件丟失、損壞或被盜用。如發(fā)現(xiàn)證件有異常情況，應(yīng)立即向人事部門報告。3.使用完畢后，使用部門應(yīng)及時將證件歸還人事部門，并在《證件使用登記表》上注明歸還日期。證件的保管保管方式1.人事部門設(shè)立專門的證件保管柜，用于存放公司各類證件。保管柜應(yīng)具備防火、防盜、防潮等功能。2.對重要證件（如資質(zhì)證書原件）實行雙人保管制度，分別由人事部門負(fù)責(zé)人和指定的專人負(fù)責(zé)保管鑰匙，確保證件的安全。保管要求1.證件應(yīng)分類存放，建立清晰的目錄索引，便于查找和管理。2.定期對證件進(jìn)行清查盤點，核對證件數(shù)量、有效期等信息，確保賬實相符。3.如發(fā)現(xiàn)證件丟失、損壞或被盜用，應(yīng)立即采取措施，向相關(guān)主管部門掛失、補辦，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。證件的年檢與延期年檢通知1.人事部門應(yīng)提前關(guān)注各類證件的年檢時間要求，在年檢到期前[X]個月向相關(guān)證件使用部門和持證人員發(fā)出年檢通知。2.年檢通知應(yīng)明確年檢的時間、地點、所需材料等信息。年檢辦理1.證件使用部門和持證人員按照年檢通知的要求，準(zhǔn)備好相關(guān)材料，并提交至人事部門。2.人事部門對提交的年檢材料進(jìn)行審核，確保材料齊全、真實有效。3.審核通過后，人事部門安排專人負(fù)責(zé)辦理年檢手續(xù)，確保在規(guī)定時間內(nèi)完成年檢。延期辦理對于有有效期限制且需要延期的證件，人事部門應(yīng)在證件到期前[X]個月提醒相關(guān)部門和人員辦理延期手續(xù)。辦理流程參照年檢辦理流程執(zhí)行。證件的注銷注銷情形出現(xiàn)以下情形之一的，應(yīng)及時辦理證件注銷手續(xù)：1.公司資質(zhì)發(fā)生變化，不再符合原證件要求。2.證件有效期屆滿未辦理延期手續(xù)。3.公司業(yè)務(wù)調(diào)整，不再需要使用該證件。4.證件遺失且無法補辦。注銷流程1.相關(guān)部門或人員填寫《證件注銷申請表》，說明注銷原因。2.將《證件注銷申請表》提交至人事部門審核。3.審核通過后，人事部門將注銷申請?zhí)峤恢料嚓P(guān)主管部門辦理注銷手續(xù)，并在公司內(nèi)部進(jìn)行備案。證件的借用與外借借用1.公司內(nèi)部部門之間因工作需要借用證件的，應(yīng)填寫《證件借用申請表》，注明借用時間、用途、歸還時間等信息。2.借用申請表經(jīng)借出部門負(fù)責(zé)人和借入部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至人事部門審批。3.人事部門審批通過后，辦理證件借用手續(xù)，并在《證件借用登記表》上記錄相關(guān)信息。外借1.原則上公司證件不得外借。如有特殊情況確需外借的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外借時，借用單位應(yīng)出具正式的借用函，注明借用證件的名稱、用途、借用期限等內(nèi)容。3.人事部門與借用單位簽訂《證件外借協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.外借期間，人事部門應(yīng)跟蹤了解證件的使用情況，確保按時歸還。罰則對違規(guī)使用證件的處罰1.對于擅自更改證件使用范圍、延長使用期限或轉(zhuǎn)借、出租、抵押證件的部門或個人，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰。2.因違規(guī)使用證件給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。對證件保管不善的處罰1.對于因保管不善導(dǎo)致證件丟失、損壞或被盜用的責(zé)任人，給予批評教育、罰款等處罰