房間物資補(bǔ)給管理制度總則一、目的為了規(guī)范公司房間物資的補(bǔ)給管理，確保房間物資的合理配置和有效使用，提高公司的運(yùn)營效率和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有房間物資的補(bǔ)給管理，包括但不限于辦公區(qū)域、宿舍區(qū)域、會議室等各類房間的物資補(bǔ)給。三、管理原則1.節(jié)約原則：提倡節(jié)約使用房間物資，避免浪費(fèi)。2.合理配置原則：根據(jù)房間的使用需求和人員配備，合理配置房間物資。3.審批原則：房間物資的補(bǔ)給需經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保物資的必要性和合理性。4.責(zé)任明確原則：明確各部門和相關(guān)人員在房間物資補(bǔ)給管理中的職責(zé)和權(quán)限，確保管理工作的順利進(jìn)行。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.人事行政部（1）負(fù)責(zé)制定房間物資補(bǔ)給管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。（2）負(fù)責(zé)房間物資的采購、驗(yàn)收、入庫、出庫等管理工作。（3）負(fù)責(zé)對房間物資的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（4）負(fù)責(zé)建立房間物資的臺賬，定期對房間物資進(jìn)行盤點(diǎn)和清查。2.各部門（1）負(fù)責(zé)本部門房間物資的需求申報，填寫《房間物資需求申請表》。（2）負(fù)責(zé)本部門房間物資的使用管理，遵守公司的房間物資補(bǔ)給管理制度。（3）配合人事行政部對本部門房間物資的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。物資分類與編碼一、物資分類根據(jù)房間物資的用途和性質(zhì)，將房間物資分為以下幾類：1.辦公物資：包括辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。2.宿舍物資：包括床鋪、被褥、衣柜、毛巾、牙刷等。3.會議室物資：包括會議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)等。二、物資編碼為了便于對房間物資進(jìn)行管理和統(tǒng)計，對每一種房間物資進(jìn)行編碼。物資編碼采用數(shù)字和字母相結(jié)合的方式，具體編碼規(guī)則如下：1.編碼由6位數(shù)字組成，前2位表示物資類別，后4位表示物資序號。2.物資類別編碼：辦公物資為01，宿舍物資為02，會議室物資為03。3.物資序號編碼：按照物資的采購時間順序進(jìn)行編碼，從0001開始依次遞增。物資需求申報與審批一、需求申報各部門根據(jù)本部門房間物資的使用情況和需求，填寫《房間物資需求申請表》，并提交給人事行政部。《房間物資需求申請表》應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.申請部門：填寫申請房間物資的部門名稱。2.申請日期：填寫申請房間物資的日期。3.房間名稱：填寫需要補(bǔ)給物資的房間名稱。4.物資類別：選擇需要補(bǔ)給的物資類別，如辦公物資、宿舍物資、會議室物資等。5.物資明細(xì)：詳細(xì)列出需要補(bǔ)給的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。6.需求原因：說明需要補(bǔ)給物資的原因，如物資損壞、丟失、更新等。二、審批流程1.各部門負(fù)責(zé)人對本部門提交的《房間物資需求申請表》進(jìn)行審核，確認(rèn)物資需求的合理性和必要性，并簽字確認(rèn)。2.人事行政部對各部門提交的《房間物資需求申請表》進(jìn)行匯總和審核，確認(rèn)物資需求的真實(shí)性和可行性，并簽字確認(rèn)。3.人事行政部經(jīng)理對人事行政部審核通過的《房間物資需求申請表》進(jìn)行審批，確認(rèn)物資需求的合理性和必要性，并簽字確認(rèn)。4.公司總經(jīng)理對人事行政部經(jīng)理審批通過的《房間物資需求申請表》進(jìn)行最終審批，確認(rèn)物資需求的合理性和必要性，并簽字確認(rèn)。三、審批權(quán)限1.各部門負(fù)責(zé)人有權(quán)審批本部門價值5000元以下的房間物資需求。2.人事行政部經(jīng)理有權(quán)審批價值5000元至10000元的房間物資需求。3.公司總經(jīng)理有權(quán)審批價值10000元以上的房間物資需求。物資采購與驗(yàn)收一、采購流程1.人事行政部根據(jù)審批通過的《房間物資需求申請表》，編制《房間物資采購計劃》，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等信息。2.人事行政部按照《房間物資采購計劃》進(jìn)行物資采購，選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、比價、議價等工作，確保采購物資的質(zhì)量和價格合理。3.人事行政部與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、付款方式等條款。4.人事行政部按照采購合同的約定，對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購物資的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。二、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.外觀檢查：檢查采購物資的外觀是否完好，有無破損、變形、劃痕等缺陷。2.規(guī)格檢查：檢查采購物資的規(guī)格是否符合要求，有無偏差、錯誤等情況。3.數(shù)量檢查：檢查采購物資的數(shù)量是否與采購合同和《房間物資需求申請表》一致，有無短缺、多余等情況。4.質(zhì)量檢查：檢查采購物資的質(zhì)量是否符合要求，有無質(zhì)量問題、瑕疵等情況。三、驗(yàn)收程序1.物資到貨后，人事行政部通知相關(guān)部門和人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《房間物資驗(yàn)收單》，明確驗(yàn)收結(jié)果。3.驗(yàn)收合格的物資，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，由驗(yàn)收人員填寫《房間物資驗(yàn)收不合格通知單》，通知供應(yīng)商進(jìn)行退換貨處理。物資入庫與出庫一、入庫管理1.人事行政部對驗(yàn)收合格的物資進(jìn)行入庫登記，填寫《房間物資入庫單》，明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息。2.人事行政部將入庫登記的物資信息錄入物資管理系統(tǒng)，建立物資臺賬。3.物資入庫后，應(yīng)按照物資的類別和規(guī)格進(jìn)行分類存放，便于管理和使用。二、出庫管理1.各部門需要使用房間物資時，應(yīng)填寫《房間物資領(lǐng)用單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，到人事行政部辦理出庫手續(xù)。2.人事行政部根據(jù)《房間物資領(lǐng)用單》，辦理物資出庫登記，填寫《房間物資出庫單》，明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期等信息。3.人事行政部將出庫登記的物資信息錄入物資管理系統(tǒng)，更新物資臺賬。4.物資出庫后，應(yīng)及時進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保物資的數(shù)量和質(zhì)量相符。物資保管與維護(hù)一、保管要求1.人事行政部應(yīng)建立物資保管制度，明確物資保管的責(zé)任人和保管要求。2.物資應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、清潔的場所，避免陽光直射、雨淋、受潮等情況。3.物資應(yīng)按照類別和規(guī)格進(jìn)行分類存放，便于管理和使用。4.物資應(yīng)定期進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保物資的數(shù)量和質(zhì)量相符。二、維護(hù)要求1.人事行政部應(yīng)建立物資維護(hù)制度，明確物資維護(hù)的責(zé)任人和維護(hù)要求。2.對于辦公物資，應(yīng)定期進(jìn)行清潔、保養(yǎng)和維修，確保其正常使用。3.對于宿舍物資，應(yīng)定期進(jìn)行晾曬、消毒和更換，確保其衛(wèi)生和安全。4.對于會議室物資，應(yīng)定期進(jìn)行檢查、調(diào)試和維修，確保其正常使用。物資盤點(diǎn)與清查一、盤點(diǎn)周期人事行政部應(yīng)定期對房間物資進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每季度一次。二、盤點(diǎn)方法1.實(shí)物盤點(diǎn)：對庫存的房間物資進(jìn)行實(shí)地清點(diǎn)，核對物資的數(shù)量和規(guī)格。2.賬物核對：將物資管理系統(tǒng)中的物資臺賬與實(shí)際庫存物資進(jìn)行核對，確保賬物相符。三、清查處理1.盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)物資短缺、損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對于短缺的物資，應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)充采購；對于損壞的物資，應(yīng)及時進(jìn)行維修或報廢處理；對于丟失的物資，應(yīng)及時進(jìn)