某公司用印管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范用印行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)。公司所有印章的刻制、保管、使用、廢止等相關(guān)事宜均按本制度執(zhí)行。3.基本原則嚴(yán)格審批原則：用印必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，未經(jīng)審批不得用印。安全保密原則：確保印章安全存放，防止印章被盜用、冒用，對(duì)涉及公司機(jī)密的用印事項(xiàng)嚴(yán)格保密。規(guī)范使用原則：印章使用應(yīng)符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保用印文件內(nèi)容真實(shí)、合法、有效。印章的種類及管理職責(zé)1.印章種類公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力的重要標(biāo)志，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。法定代表人章：用于特定的財(cái)務(wù)、稅務(wù)等業(yè)務(wù)，如支票蓋章等。合同專用章：專門用于簽訂各類合同。財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)等的蓋章。部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于本部門內(nèi)部文件、報(bào)表等。2.管理職責(zé)行政部負(fù)責(zé)公司公章、法定代表人章、合同專用章的統(tǒng)一刻制、備案、保管和使用監(jiān)督。制定印章管理制度并組織實(shí)施，定期檢查印章使用情況。負(fù)責(zé)與印章刻制單位、公安機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章的保管和使用，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度規(guī)定用印。對(duì)涉及財(cái)務(wù)印章使用的文件、票據(jù)等進(jìn)行審核，確保財(cái)務(wù)用印的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。各部門負(fù)責(zé)本部門章的保管和使用，指定專人負(fù)責(zé)印章管理。嚴(yán)格按照本制度及部門規(guī)定的審批流程用印，確保用印文件與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)且符合規(guī)定。印章的刻制與備案1.印章刻制因工作需要刻制印章時(shí)，由申請(qǐng)部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部審核。行政部審核通過后，統(tǒng)一安排印章刻制?？讨朴≌卤仨氝x擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位，確保印章質(zhì)量和安全性。新印章刻制完成后，行政部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印章的規(guī)格、樣式、文字等是否符合要求。驗(yàn)收合格的印章方可啟用。2.印章備案公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章刻制后，行政部應(yīng)及時(shí)到公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案登記，留存印章印模等相關(guān)資料。各部門章刻制后，應(yīng)將印章印模報(bào)行政部備案。行政部應(yīng)建立印章備案檔案，對(duì)印章的刻制、變更、廢止等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。印章的保管1.保管要求公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章必須由專人保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)審批的文件上用印。印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并確保存放環(huán)境安全，防止印章被盜、丟失或損壞。節(jié)假日期間，如需使用印章，應(yīng)提前辦理相關(guān)手續(xù)，并由印章保管人員親自到場(chǎng)用印。2.保管人員職責(zé)負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章安全。嚴(yán)格按照用印審批流程用印，對(duì)用印文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保用印內(nèi)容真實(shí)、合法、有效。在用印過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并妥善處理。定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換。印章的使用1.用印審批流程用印申請(qǐng)人填寫《用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。將《用印申請(qǐng)表》提交給部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)本部門業(yè)務(wù)情況和相關(guān)規(guī)定，對(duì)用印事項(xiàng)進(jìn)行審核，簽署審批意見。涉及重要文件、合同等用印的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大事項(xiàng)用印的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。用印申請(qǐng)人將經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后的《用印申請(qǐng)表》提交給印章保管人員，印章保管人員對(duì)用印申請(qǐng)表及相關(guān)文件進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無誤后，方可在用印文件上加蓋印章。2.用印文件審核印章保管人員在用印前，應(yīng)對(duì)用印文件的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件內(nèi)容符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。審核要點(diǎn)包括文件格式是否規(guī)范、文字表述是否準(zhǔn)確、簽字蓋章是否齊全、涉及金額等關(guān)鍵信息是否清晰等。對(duì)于不符合要求的用印文件，印章保管人員有權(quán)拒絕用印，并要求用印申請(qǐng)人重新修改或補(bǔ)充相關(guān)材料。3.用印方式原則上應(yīng)在紙質(zhì)文件上加蓋印章，用印位置應(yīng)清晰、端正，不得模糊、重疊。對(duì)于電子文件需要用印的，應(yīng)通過合法的電子印章系統(tǒng)進(jìn)行操作，并確保電子印章的真實(shí)性、完整性和可追溯性。用印份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，不得多蓋或重復(fù)用印。4.特殊情況用印如遇緊急情況無法按照正常審批流程用印時(shí)，用印申請(qǐng)人應(yīng)通過電話等方式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先進(jìn)行用印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。對(duì)于異地用印的情況，如因業(yè)務(wù)需要在外地簽訂合同等，可采用傳真、掃描等方式將用印文件傳回公司，經(jīng)審批后，由印章保管人員在傳真件或掃描件上加蓋印章，并將原件與傳真件或掃描件一并存檔。印章的廢止1.廢止情形公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂?。印章?lián)p壞、遺失等無法正常使用。因法律法規(guī)、公司規(guī)定等原因，印章無需繼續(xù)使用。2.廢止流程印章使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要廢止時(shí)，應(yīng)填寫《印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章廢止原因，并報(bào)行政部審核。行政部審核通過后，將印章廢止申請(qǐng)表提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部負(fù)責(zé)收回廢止印章，并進(jìn)行妥善保管。對(duì)于需要銷毀的印章，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，確保印章徹底作廢，防止印章被非法使用。印章廢止后，行政部應(yīng)及時(shí)更新印章備案檔案，注明印章廢止日期、原因等信息。監(jiān)督與檢查1.定期檢查行政部定期對(duì)公司印章的保管、使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、用印審批流程是否規(guī)范、用印文件是否符合要求等。檢查頻率為每季度至少一次，并形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或行政部可根據(jù)工作需要，對(duì)印章使用情況進(jìn)行不定期抽查，重點(diǎn)檢查重要文件、合同等用印的合規(guī)性。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)用印行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.責(zé)任追究對(duì)于違反本制度規(guī)定用印的行為，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；造成公司經(jīng)濟(jì)損失或其他嚴(yán)重后果的，依法追究其法律責(zé)任。印章保管人員因保