打印室紙張管理制度一、總則1.目的為了加強公司打印室紙張的管理，規(guī)范紙張的使用流程，提高紙張的使用效率，減少浪費，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及打印室紙張使用的部門和人員。3.基本原則遵循節(jié)約、高效、規(guī)范的原則，確保紙張資源得到合理利用，滿足公司日常辦公需求。二、紙張采購與庫存管理1.采購計劃各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需求，每月底前向行政部門提交次月紙張使用預(yù)估量。行政部門匯總各部門預(yù)估量后，結(jié)合庫存情況，制定紙張采購計劃，報公司領(lǐng)導審批。2.采購流程經(jīng)審批后的采購計劃，由行政部門負責聯(lián)系供應(yīng)商進行采購。采購人員應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的紙張供應(yīng)商，并簽訂采購合同，明確紙張規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款。3.驗收入庫紙張到貨后，行政部門負責組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括紙張的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。驗收合格的紙張，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明紙張名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，并由驗收人員簽字確認。4.庫存管理行政部門應(yīng)設(shè)立專門的紙張存放區(qū)域，對紙張進行分類存放，并建立庫存臺賬。庫存臺賬應(yīng)記錄紙張的出入庫情況，包括日期、憑證號、摘要、收入數(shù)量、發(fā)出數(shù)量、結(jié)存數(shù)量等信息，確保賬實相符。定期對庫存紙張進行盤點，每月末進行小盤點，每季度末進行大盤點，盤點結(jié)果與庫存臺賬進行核對，如有差異應(yīng)及時查明原因并進行調(diào)整。三、紙張使用規(guī)范1.打印要求打印文件前，應(yīng)認真校對內(nèi)容，確保無誤后再進行打印，避免因錯誤打印造成紙張浪費。根據(jù)文件內(nèi)容和使用需求，合理選擇紙張規(guī)格，如無特殊要求，盡量使用A4紙。雙面打印文件，可減少紙張使用量。對于重要文件或需要長期保存的文件，建議采用雙面打??；對于一般性文件，如內(nèi)部通知、草稿等，可根據(jù)實際情況選擇單面或雙面打印。嚴格控制打印份數(shù)，根據(jù)文件的實際需求確定打印份數(shù)，避免多打浪費。如需多份打印，應(yīng)先進行預(yù)覽，確保打印內(nèi)容完整、準確。2.復印要求復印文件時，應(yīng)調(diào)整好復印機的參數(shù)，確保復印件清晰可讀，避免因復印質(zhì)量問題導致紙張浪費。對于可雙面復印的文件，應(yīng)采用雙面復印方式。嚴格控制復印份數(shù)，根據(jù)實際需求進行復印，不得隨意增加復印份數(shù)。3.傳真要求發(fā)送傳真前，應(yīng)確認傳真內(nèi)容準確無誤，并盡量縮小傳真文件的頁面范圍，減少紙張使用量。對于不需要留存的傳真文件，可選擇電子存檔方式，避免打印傳真件造成紙張浪費。接收傳真時，應(yīng)根據(jù)實際需要選擇是否打印，如需打印，應(yīng)合理控制打印份數(shù)。4.廢紙利用打印、復印、傳真過程中產(chǎn)生的廢紙，應(yīng)分類收集，放置在指定的廢紙回收箱內(nèi)。對于空白面可利用的廢紙，可用于打印草稿、便簽等內(nèi)部使用文件，提高紙張利用率。定期清理廢紙回收箱，將廢紙統(tǒng)一交由廢品回收公司處理。四、紙張領(lǐng)用與發(fā)放1.領(lǐng)用流程各部門因工作需要領(lǐng)用紙張時，應(yīng)填寫紙張領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用紙張的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并由部門負責人簽字審批。將審批后的紙張領(lǐng)用申請表提交至行政部門。行政部門根據(jù)庫存情況進行審核，如庫存充足，予以發(fā)放；如庫存不足，應(yīng)及時安排采購，并告知領(lǐng)用部門預(yù)計到貨時間。2.發(fā)放方式行政部門按照紙張領(lǐng)用申請表的內(nèi)容，將紙張發(fā)放給領(lǐng)用部門，并在申請表上簽字確認。領(lǐng)用部門應(yīng)指定專人負責領(lǐng)取紙張，并在領(lǐng)取時核對紙張的數(shù)量、規(guī)格等信息，確保無誤。3.限量領(lǐng)用根據(jù)各部門的工作性質(zhì)和實際需求，行政部門制定各部門紙張領(lǐng)用限量標準。各部門應(yīng)嚴格按照限量標準領(lǐng)用紙張，如需超出限量領(lǐng)用，應(yīng)提前向行政部門說明原因，并經(jīng)公司領(lǐng)導審批。五、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門定期對各部門紙張使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括紙張領(lǐng)用記錄、使用情況、廢紙回收情況等。不定期對打印室進行抽查，查看紙張使用是否規(guī)范，是否存在浪費現(xiàn)象。2.考核辦法將紙張使用情況納入部門績效考核體系，對紙張使用合理、節(jié)約的部門給予適當獎勵；對紙張浪費嚴重的部門進行通報批評，并扣減相應(yīng)的績效考核分數(shù)。對于違反本制度規(guī)定，隨意浪費紙張的個人，給予批評教育，并視情節(jié)輕重進行相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析行政部門每月對公司紙張使用情況進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，包括紙張采購量、領(lǐng)用量、使用量、庫存量等信息。定期對紙張使用數(shù)據(jù)進行分析，找出紙張使用過程中存在的問題和浪費原因，提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化紙張管理工作。六、培訓與宣傳1.培訓計劃行政部門定期組織紙張使用規(guī)范培訓，提高員工的節(jié)約意識和紙張使用技能。培訓內(nèi)容包括紙張的分類、用途、使用方法、節(jié)約技巧等，培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示等形式。2.宣傳推廣通過公司內(nèi)部宣傳欄、郵件、微信群等渠道，宣傳紙張節(jié)約的重要性和本制度的相關(guān)規(guī)