報銷與付款管理制度一、總則（一）目的為加強公司財務管理，規(guī)范報銷與付款流程，確保公司資金安全、合理使用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有經(jīng)濟往來的外部單位和個人。（三）基本原則1.真實性原則：報銷與付款所涉及的經(jīng)濟業(yè)務必須真實發(fā)生，相關(guān)憑證應真實、合法、有效。2.合理性原則：各項費用支出應符合公司的財務規(guī)定和實際工作需要，杜絕不合理開支。3.審批原則：嚴格執(zhí)行審批流程，各級審批人員應認真履行職責，確保審批意見準確、合理。4.及時性原則：報銷人員應及時辦理報銷手續(xù)，財務部門應及時審核并安排付款，以保證經(jīng)濟業(yè)務的順利進行。二、報銷管理（一）報銷流程1.費用發(fā)生：員工在開展業(yè)務活動過程中發(fā)生費用支出時，應取得合法有效的原始憑證。2.粘貼整理：將原始憑證按照公司規(guī)定的格式和要求進行粘貼、整理，確保憑證整齊、清晰。3.填寫報銷單：報銷人員根據(jù)費用發(fā)生情況，準確填寫報銷單，注明費用明細、金額、報銷事由等信息。4.部門負責人審批：部門負責人對本部門員工的報銷申請進行審核，確認費用支出的真實性、合理性和必要性，簽署審批意見。5.財務審核：財務部門對報銷單進行審核，重點審核憑證的合法性、合規(guī)性、金額計算準確性等，如有疑問及時與報銷人員溝通核實。6.分管領(lǐng)導審批：根據(jù)公司規(guī)定，部分報銷項目需經(jīng)分管領(lǐng)導審批，分管領(lǐng)導應認真審核并簽署意見。7.總經(jīng)理審批：重大費用支出或特殊報銷事項需報總經(jīng)理審批，總經(jīng)理根據(jù)公司財務狀況和業(yè)務情況進行審批決策。8.報銷付款：經(jīng)各級審批通過后，財務部門根據(jù)公司資金情況安排付款，將報銷款項支付到報銷人員指定的賬戶。（二）報銷憑證要求1.發(fā)票：必須是由稅務部門統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應填寫完整，包括發(fā)票抬頭（公司全稱）、日期、業(yè)務內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額、開票單位蓋章等。發(fā)票不得涂改、挖補，如有錯誤應重新開具。2.收據(jù)：對于確實無法取得發(fā)票的情況，可使用財政部門監(jiān)制的收據(jù)，但應注明原因并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。3.其他憑證：如車票、機票、住宿發(fā)票等，應清晰、真實，能夠證明業(yè)務發(fā)生的真實性。（三）報銷標準1.差旅費：根據(jù)公司實際情況制定詳細的差旅費報銷標準，包括交通費用、住宿費用、餐飲補貼等。具體標準可根據(jù)不同地區(qū)、出差性質(zhì)等因素進行調(diào)整。2.業(yè)務招待費：嚴格控制業(yè)務招待費支出，招待應符合公司業(yè)務需要，遵循必要、合理、適度的原則。報銷時應注明招待對象、事由等信息，經(jīng)審批后按照規(guī)定標準報銷。3.辦公用品及設(shè)備購置：辦公用品應按照公司辦公用品采購制度進行采購，報銷時應提供采購清單、發(fā)票等憑證。設(shè)備購置需經(jīng)過相關(guān)部門審批，符合公司資產(chǎn)購置規(guī)定。4.通訊費：根據(jù)員工工作崗位和實際需要，制定通訊費補貼標準，員工憑發(fā)票在標準范圍內(nèi)報銷。（四）特殊情況報銷1.預借差旅費：員工因出差需要可提前預借差旅費，預借金額應根據(jù)出差天數(shù)、地點等合理估計，填寫借款單并經(jīng)審批后到財務部門辦理借款手續(xù)。出差返回后應及時辦理報銷沖賬手續(xù)，多退少補。2.零星采購報銷：對于零星采購業(yè)務，如金額較小且無法及時取得發(fā)票的，可先填寫暫支單，經(jīng)審批后預支款項，待取得發(fā)票后及時辦理報銷手續(xù)。3.會議費報銷：報銷會議費時應提供會議通知、參會人員名單、會議費用明細清單、發(fā)票等憑證，證明會議的真實性和必要性。三、付款管理（一）付款流程1.業(yè)務部門申請：業(yè)務部門根據(jù)合同或業(yè)務需要，填寫付款申請單，注明付款事由、金額、收款單位等信息，并附上相關(guān)合同、協(xié)議等資料。2.部門負責人審核：部門負責人對付款申請進行審核，確認業(yè)務的真實性和必要性，簽署審核意見。3.財務審核：財務部門對付款申請進行審核，重點審核付款金額、付款方式、收款單位信息等是否準確無誤，以及相關(guān)手續(xù)是否齊全。同時，核對公司資金狀況，確保有足夠資金支付。4.分管領(lǐng)導審批：根據(jù)公司規(guī)定，部分付款項目需經(jīng)分管領(lǐng)導審批，分管領(lǐng)導應認真審核并簽署意見。5.總經(jīng)理審批：重大付款事項需報總經(jīng)理審批，總經(jīng)理根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和財務狀況進行審批決策。6.付款執(zhí)行：經(jīng)各級審批通過后，財務部門按照審批意見安排付款。付款方式可根據(jù)實際情況選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等。（二）付款審批權(quán)限1.日常費用付款：金額在[X]元以下的日常費用付款，由部門負責人和財務審核后即可付款；金額在[X]元至[X]元之間的，需經(jīng)分管領(lǐng)導審批；金額超過[X]元的，報總經(jīng)理審批。2.采購付款：采購合同付款根據(jù)合同金額大小按照以下審批權(quán)限執(zhí)行：合同金額在[X]萬元以下的，由部門負責人、財務審核后付款；合同金額在[X]萬元至[X]萬元之間的，經(jīng)分管領(lǐng)導審批后付款；合同金額超過[X]萬元的，報總經(jīng)理審批。3.項目付款：項目款項支付按照項目預算和實際進度進行審批，具體審批權(quán)限根據(jù)項目金額大小參照采購付款審批權(quán)限執(zhí)行。（三）付款方式1.銀行轉(zhuǎn)賬：適用于與公司有長期合作關(guān)系、信譽良好的供應商或其他單位的大額付款。財務部門應確保轉(zhuǎn)賬信息準確無誤，避免因信息錯誤導致付款延誤或退回。2.支票：一般用于支付金額較小、本地的款項。開具支票時應嚴格按照支票管理規(guī)定填寫，確保支票的安全性和有效性。3.匯票：對于異地付款或特定業(yè)務場景，可根據(jù)實際情況選擇開具匯票支付。（四）付款時間1.日常費用付款：對于審核通過的日常費用報銷，財務部門應在收到報銷單后的[X]個工作日內(nèi)安排付款。2.采購付款：采購付款應按照合同約定的付款時間執(zhí)行，如有特殊情況需要提前或推遲付款，需經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導審批。3.項目付款：項目款項支付根據(jù)項目進度和合同約定進行，原則上應在規(guī)定時間內(nèi)完成付款，確保項目順利推進。四、審批管理（一）審批職責1.部門負責人：對本部門員工的費用報銷和業(yè)務付款申請進行初審，確認費用支出與業(yè)務工作相關(guān)，真實合理，簽署審核意見。2.財務部門：負責對報銷與付款申請進行財務審核，審查憑證的合法性、合規(guī)性、金額準確性等，提出審核意見。3.分管領(lǐng)導：根據(jù)公司授權(quán)，對分管業(yè)務范圍內(nèi)的報銷與付款事項進行審批，重點審核業(yè)務的必要性、資金使用的合理性等。4.總經(jīng)理：對重大報銷與付款事項進行最終審批，從公司整體戰(zhàn)略和財務狀況出發(fā)，做出決策。（二）審批流程優(yōu)化1.定期對報銷與付款審批流程進行評估，根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和管理需要，適時調(diào)整審批環(huán)節(jié)和審批權(quán)限。2.利用信息化手段優(yōu)化審批流程，實現(xiàn)線上審批，提高審批效率，減少紙質(zhì)文件傳遞和審批時間。3.對于常規(guī)性、標準化的報銷與付款業(yè)務，可適當簡化審批流程，提高工作效率，但應確保風險可控。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對報銷與付款業(yè)務進行審計檢查，審查報銷憑證的真實性、合法性，付款流程的合規(guī)性，以及審批手續(xù)的完整性。2.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，要求相關(guān)部門和人員限期整改，并跟蹤整改情況。（二）財務監(jiān)督1.財務部門在日常工作中加強對報銷與付款業(yè)務的監(jiān)督，對不符合規(guī)定的報銷憑證和付款申請及時提出糾正意見。2.定期對公司報銷與付款情況進行統(tǒng)計分析，關(guān)注費用支出的合理性和趨勢，為公司財務管理提供決策依據(jù)。（三）違規(guī)處理1.對于違反報銷與付款管理制度的行為，如虛報費用、違規(guī)審批、擅自更改付款信息等，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。2