建筑企業(yè)文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的有效控制和合理利用，提高公司管理效率和工作質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各項目部、分公司等所有部門和員工。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理公司文件管理工作在公司領(lǐng)導統(tǒng)一領(lǐng)導下，實行分級管理，明確各級職責，確保文件管理工作有序進行。2.規(guī)范標準、確保質(zhì)量文件的編制、審核、批準、發(fā)布、使用、保管、修訂、廢止等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準，保證文件的質(zhì)量。3.及時有效、安全保密文件的傳遞、處理應(yīng)及時高效，確保文件能夠及時發(fā)揮作用。同時，要嚴格遵守保密規(guī)定，確保文件信息安全。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件包括公司發(fā)布的各項規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復等，用于規(guī)范公司行政管理工作。2.技術(shù)文件涵蓋施工圖紙、技術(shù)規(guī)范、施工組織設(shè)計、技術(shù)交底、工程變更通知等，指導工程施工技術(shù)活動。3.商務(wù)文件主要有合同文件、招投標文件、報價清單、結(jié)算資料等，涉及公司商務(wù)活動和經(jīng)濟往來。4.人事文件包含員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件、薪酬福利文件等，用于公司人力資源管理。（二）文件編號1.編號規(guī)則行政文件：[公司簡稱]XZ[年份][序號]技術(shù)文件：[公司簡稱]JS[年份][項目名稱簡稱][序號]商務(wù)文件：[公司簡稱]SW[年份][項目名稱簡稱][序號]人事文件：[公司簡稱]RS[年份][序號]2.說明“公司簡稱”為公司名稱的縮寫。“年份”為文件形成年份的后兩位數(shù)字?！绊椖棵Q簡稱”為項目名稱的簡化表述?！靶蛱枴睘樵擃愇募捻樞蛱?，從001開始依次編號。三、文件編制與審核（一）編制要求1.文件內(nèi)容應(yīng)準確、完整、清晰，符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司實際情況。2.語言表達應(yīng)簡潔明了，邏輯嚴謹，避免產(chǎn)生歧義。3.涉及多個部門的文件，應(yīng)充分征求相關(guān)部門意見，確保文件的可行性和可操作性。（二）審核流程1.部門起草的文件，由部門負責人初審，確保文件內(nèi)容符合部門職責和工作要求。2.初審通過的文件，提交至相關(guān)職能部門審核。如行政文件提交至行政部審核，技術(shù)文件提交至技術(shù)質(zhì)量部審核等。職能部門應(yīng)從專業(yè)角度對文件進行審核，提出修改意見。3.經(jīng)職能部門審核后的文件，報分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導應(yīng)對文件的必要性、合理性、合規(guī)性等進行全面審查，簽署審批意見。4.重要文件或涉及公司重大決策的文件，需經(jīng)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，文件方可發(fā)布。四、文件發(fā)布與傳達（一）發(fā)布方式1.紙質(zhì)文件對于需要存檔和正式傳達的文件，打印成紙質(zhì)文件發(fā)布。紙質(zhì)文件應(yīng)加蓋公司公章或相關(guān)部門印章，并注明發(fā)布日期、編號等信息。2.電子文件通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式發(fā)布電子文件。電子文件應(yīng)確保格式清晰、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行分類存儲。（二）傳達范圍1.行政文件根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳達范圍，一般分為公司全體員工、部分部門、特定崗位等。傳達范圍應(yīng)在文件發(fā)布時明確標注。2.技術(shù)文件主要傳達給項目部相關(guān)技術(shù)人員、施工班組等，確保工程施工人員能夠準確理解和執(zhí)行技術(shù)要求。3.商務(wù)文件根據(jù)商務(wù)活動的參與方，將文件傳達給合同對方、合作單位、招投標相關(guān)人員等。4.人事文件按照人事管理的需要，傳達給相關(guān)員工、部門負責人、人力資源部門工作人員等。（三）傳達要求1.文件發(fā)布后，相關(guān)部門應(yīng)及時組織傳達學習，確保員工了解文件內(nèi)容和要求。2.對于重要文件，應(yīng)組織專題會議進行傳達和講解，必要時可邀請文件起草部門或相關(guān)專家進行解讀。3.傳達過程中，應(yīng)做好記錄，包括傳達時間、地點、參會人員、傳達內(nèi)容等，以備查閱。五、文件使用與保管（一）文件使用1.員工應(yīng)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定權(quán)限查閱和使用相關(guān)文件。查閱文件時，應(yīng)填寫《文件查閱登記表》，注明查閱日期、文件名稱、查閱人等信息。2.嚴禁擅自復印、傳播、泄露公司文件內(nèi)容。因工作需要復印文件的，應(yīng)經(jīng)文件管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。3.文件使用過程中，應(yīng)妥善保管，不得隨意涂改、損壞文件。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，應(yīng)及時報告文件管理部門。（二）文件保管1.文件管理部門應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保文件安全存放。2.紙質(zhì)文件應(yīng)按照分類和編號順序進行存放，便于查找和管理。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的存儲路徑和命名規(guī)則進行存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立文件借閱制度，嚴格控制文件借閱范圍和期限。借閱文件時，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和文件管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限屆滿，應(yīng)及時歸還文件。4.文件管理人員應(yīng)定期對文件進行清查和整理，確保文件的完整性和準確性。對于過期、失效或不再使用的文件，應(yīng)按照規(guī)定進行清理和銷毀。六、文件修訂與廢止（一）修訂原則1.當文件所依據(jù)的法律法規(guī)、行業(yè)標準發(fā)生變化，或公司內(nèi)部管理要求、業(yè)務(wù)流程發(fā)生調(diào)整時，應(yīng)及時對文件進行修訂。2.文件修訂應(yīng)確保修訂后的文件內(nèi)容更加完善、準確、有效，符合公司實際情況和發(fā)展需要。（二）修訂流程1.文件修訂申請由文件使用部門或相關(guān)人員提出，說明修訂的原因、內(nèi)容和依據(jù)。2.文件管理部門對修訂申請進行審核，確定是否需要修訂以及修訂的必要性和可行性。3.審核通過的修訂申請，提交至原文件起草部門進行修訂。起草部門應(yīng)按照文件編制與審核流程，對修訂后的文件進行編制、審核和審批。4.文件修訂后，應(yīng)及時發(fā)布新的文件版本，并收回舊版本文件。同時，應(yīng)在文件管理系統(tǒng)中更新文件信息，確保員工能夠獲取最新版本的文件。（三）廢止管理1.對于已修訂的文件，原文件版本應(yīng)予以廢止。廢止的文件應(yīng)加蓋“廢止”章，并注明廢止日期。2.定期對廢止文件進行清理，除有存檔價值的文件外，其他廢止文件應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀，防止誤使用。3.在文件管理系統(tǒng)中，應(yīng)將廢止文件的狀態(tài)設(shè)置為“廢止”，并注明廢止原因和日期，以便員工查詢和了解文件的有效性。七、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等重要信息的文件。2.公司尚未公開的發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃、決策等文件。3.其他按照公司規(guī)定需要保密的文件。（二）保密措施1.對保密文件應(yīng)進行標識，明確標注“機密”“秘密”“內(nèi)部資料”等保密等級。2.嚴格限制保密文件的接觸范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和使用。3.在文件傳遞過程中，應(yīng)采取加密、專人遞送等保密措施，防止文件泄露。4.對于存儲保密文件的計算機、移動存儲設(shè)備等，應(yīng)設(shè)置密碼保護，并定期進行安全檢查。5.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)和責任。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)文件泄密事件，應(yīng)立即采取措施，停止泄密行為，并及時報告公司領(lǐng)導。2.對泄密事件進行調(diào)查，查明泄密原因、涉及人員和文件內(nèi)容等情況。3.根據(jù)