機關(guān)檔案保密管理制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)檔案的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門及全體工作人員在檔案的形成、收集、整理、保管、利用等過程中的保密管理。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對涉及國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等的檔案信息，采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。2.分級管理原則：根據(jù)檔案的密級程度，實行分級分類管理，明確不同級別檔案的保密要求和管理權(quán)限。3.確保安全原則：采取必要的安全防護措施，確保檔案實體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和被盜。4.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，依法開展檔案保密工作。二、檔案密級劃分（一）絕密級檔案1.涉及國家核心機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重損害的檔案。2.如國家重大戰(zhàn)略決策、國防軍事機密、重要情報等相關(guān)檔案。（二）機密級檔案1.涉及國家重要機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的檔案。2.包括重要經(jīng)濟數(shù)據(jù)、科技成果、外交機密等方面的檔案。（三）秘密級檔案1.涉及國家一般機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的檔案。2.例如一般性工作規(guī)劃、內(nèi)部管理文件等檔案。（四）內(nèi)部資料不涉及國家秘密，但屬于機關(guān)內(nèi)部不宜公開的資料，如內(nèi)部會議記錄、工作動態(tài)等。三、檔案保密管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案保密管理制度，并組織實施。2.對檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進行保密監(jiān)督和檢查。3.指導和督促各部門做好檔案保密工作，開展保密宣傳教育和培訓。4.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案實體的安全。5.對涉及保密檔案的銷毀進行審核和監(jiān)督。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步保密審查，確保檔案材料的真實、完整和保密。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.在檔案利用過程中，嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自擴大利用范圍。4.對本部門形成的檔案的保密性負責，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（三）檔案利用人員職責1.嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自查閱、摘抄、復制、傳播保密檔案信息。2.在檔案利用過程中，妥善保管檔案，不得遺失、損毀或轉(zhuǎn)借他人。3.按照規(guī)定的利用范圍和程序使用檔案，如需超出范圍利用，須經(jīng)批準。4.對利用過程中接觸到的保密檔案信息負有保密責任，不得泄露給無關(guān)人員。四、檔案收集與整理保密（一）收集環(huán)節(jié)1.檔案形成部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.在收集過程中，對涉及保密的檔案材料要嚴格保密，避免在傳遞過程中泄露信息。3.對來源不明、不符合歸檔要求或涉及保密問題的檔案材料，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員核實，不得擅自接收。（二）整理環(huán)節(jié)1.檔案管理人員在整理檔案時，要嚴格遵守保密規(guī)定，對保密檔案進行單獨整理和存放。2.在整理過程中，不得擅自翻閱、查看保密檔案內(nèi)容，如需核對相關(guān)信息，應(yīng)在規(guī)定的場所進行，并采取必要的保密措施。3.對整理過程中發(fā)現(xiàn)的檔案材料損壞、缺失等情況，要及時記錄并報告，同時采取措施防止信息進一步擴散。五、檔案保管保密（一）庫房管理1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。2.庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，嚴格限制無關(guān)人員進入，進入庫房的人員須經(jīng)批準并登記。3.庫房內(nèi)的檔案應(yīng)分類存放，按照密級順序排列，便于查找和管理。4.定期對庫房進行檢查和維護，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。（二）存儲介質(zhì)管理1.對存儲檔案信息的電子存儲介質(zhì)（如硬盤、光盤、U盤等）要進行嚴格管理，標明密級和使用范圍。2.存儲介質(zhì)應(yīng)存放在安全的地方，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對廢棄的存儲介質(zhì)，要按照規(guī)定進行銷毀處理，確保存儲介質(zhì)上的信息無法恢復。（三）保密標識1.對保密檔案應(yīng)在檔案實體和存儲介質(zhì)上標明密級標識，標識應(yīng)清晰、準確。2.密級標識應(yīng)根據(jù)檔案密級的變更及時進行調(diào)整。六、檔案利用保密（一）利用審批1.本機關(guān)工作人員因工作需要查閱保密檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、范圍和時間，并經(jīng)所在部門負責人審核，報檔案管理部門負責人批準。2.外單位人員查閱保密檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)本機關(guān)主管領(lǐng)導批準，并由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.查閱絕密級檔案，須經(jīng)本機關(guān)主要領(lǐng)導批準。（二）利用場所1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱室進行，查閱室內(nèi)不得存放無關(guān)物品。2.嚴禁將保密檔案帶出查閱室，如因特殊情況需要帶出，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理登記手續(xù)，按時歸還。（三）利用方式1.查閱人員只能在批準的范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自摘抄、復制、拍照、攝像保密檔案內(nèi)容。2.如需摘抄、復制保密檔案，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行。3.復制的保密檔案應(yīng)注明密級和使用范圍，按照保密檔案進行管理。（四）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、批準人等信息。2.利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。七、檔案傳輸保密（一）紙質(zhì)檔案傳輸1.傳遞紙質(zhì)保密檔案時，應(yīng)采用機要交通、專人送取等安全方式，確保檔案在傳輸過程中的安全。2.傳遞過程中，檔案應(yīng)封裝嚴密，標明密級，防止檔案丟失或泄露。（二）電子檔案傳輸1.通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子保密檔案時，應(yīng)采用加密技術(shù)，確保傳輸信息的保密性。2.傳輸電子檔案的計算機應(yīng)安裝必要的安全防護軟件，定期進行病毒查殺和系統(tǒng)更新。3.嚴禁通過互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)傳輸絕密級檔案信息。八、檔案銷毀保密（一）銷毀審批1.對已失去保存價值的保密檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，須填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、密級等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報本機關(guān)主管領(lǐng)導批準。（二）銷毀方式1.保密檔案的銷毀應(yīng)采用符合保密要求的方式進行，如粉碎、焚燒等。2.嚴禁將保密檔案出售或贈送他人，不得隨意丟棄。（三）銷毀監(jiān)督1.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。2.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。九、保密培訓與教育（一）培訓計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度保密培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、對象、時間和方式。2.培訓計劃應(yīng)涵蓋檔案保密法律法規(guī)、保密制度、保密技能等方面的內(nèi)容。（二）培訓實施1.定期組織全體工作人員參加保密培訓，培訓可采用集中授課、專題講座、案例分析等多種形式。2.對新入職人員、涉及檔案保密工作的重點崗位人員等應(yīng)進行專門的保密培訓，確保其熟悉檔案保密規(guī)定。（三）教育宣傳1.利用內(nèi)部刊物、宣傳欄、網(wǎng)絡(luò)平臺等多種渠道，開展檔案保密宣傳教育活動，提高全體工作人員的保密意識。2.定期發(fā)布檔案保密工作動態(tài)和典型案例，引導工作人員自覺遵守保密制度。十、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.建立健全檔案保密監(jiān)督檢查機制，定期對檔案保密工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門應(yīng)加強對各部門檔案保密工作的日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案保密制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、傳輸、銷毀等環(huán)節(jié)的保密措施落實情況。2.檔案管理人員的保密職責履行情況，如是否熟悉保密規(guī)定、是否嚴格遵守操作規(guī)程等。3.檔案實體和信息的安全狀況，如庫房設(shè)施是否完好、存儲介質(zhì)是否安全等。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，責令相關(guān)部門限期整