建筑公司資料室管理制度總則一、目的為了規(guī)范建筑公司資料室的管理，確保資料的安全、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)利用，提高資料管理的效率和質(zhì)量，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于建筑公司總部及各項(xiàng)目部的資料室管理。三、管理職責(zé)1.公司行政部負(fù)責(zé)資料室的總體管理工作，包括制度制定、人員安排、設(shè)備采購等。2.資料室管理員負(fù)責(zé)資料的收集、整理、保管、借閱、銷毀等具體工作，確保資料的安全和完整。3.各部門和項(xiàng)目部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門或項(xiàng)目部的資料管理工作，配合資料室管理員做好資料的移交、借閱等工作。四、資料分類與編碼1.資料分類根據(jù)建筑公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，將資料分為以下幾類：（1）工程技術(shù)資料：包括設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、技術(shù)交底、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。（2）工程管理資料：包括項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、合同文件、變更通知等。（3）財(cái)務(wù)資料：包括會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算決算等。（4）人事資料：包括員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄等。（5）其他資料：包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、新聞報(bào)道等。2.資料編碼為了便于資料的管理和檢索，對(duì)每一類資料進(jìn)行編碼。編碼采用層次編碼法，共分為四級(jí)，具體編碼規(guī)則如下：第一級(jí)：資料類別代碼，用大寫字母表示，如“G”表示工程技術(shù)資料，“G1”表示設(shè)計(jì)圖紙，“G11”表示建筑設(shè)計(jì)圖紙，“G111”表示建筑結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)圖紙等。第二級(jí)：資料性質(zhì)代碼，用大寫字母表示，如“A”表示原件，“B”表示復(fù)印件，“C”表示掃描件等。第三級(jí)：資料年份代碼，用四位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年。第四級(jí)：資料序號(hào)代碼，用三位數(shù)字表示，如“001”表示該類資料的第1份。例如：G1112023001表示建筑結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)圖紙2023年的第1份原件。五、資料收集與整理1.資料收集（1）各部門和項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)將本部門或項(xiàng)目部產(chǎn)生的資料移交至資料室，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（2）資料室管理員應(yīng)定期到各部門和項(xiàng)目部收集資料，對(duì)未按時(shí)移交的資料應(yīng)及時(shí)督促。（3）對(duì)于外部單位移交的資料，資料室管理員應(yīng)進(jìn)行登記和驗(yàn)收，確保資料的真實(shí)性和合法性。2.資料整理（1）資料室管理員應(yīng)按照資料分類和編碼規(guī)則對(duì)收集到的資料進(jìn)行整理，將相同類別的資料放在一起，便于管理和檢索。（2）對(duì)于工程技術(shù)資料和工程管理資料，應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，每個(gè)項(xiàng)目建立一個(gè)檔案盒，將該項(xiàng)目的所有資料放在一起。（3）對(duì)于財(cái)務(wù)資料和人事資料，應(yīng)按照年度進(jìn)行分類整理，每年建立一個(gè)檔案盒，將該年度的所有資料放在一起。六、資料保管與維護(hù)1.資料保管（1）資料室應(yīng)配備專門的檔案柜和保管設(shè)備，確保資料的安全和完整。（2）資料室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、避光、防蟲、防火等環(huán)境條件，定期對(duì)資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀、火災(zāi)等事故的發(fā)生。（3）資料室應(yīng)建立資料借閱登記制度，對(duì)借閱的資料進(jìn)行登記和管理，確保資料的安全和完整。2.資料維護(hù)（1）資料室管理員應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行清理和整理，刪除過期或無用的資料，確保資料的有效性和及時(shí)性。（2）對(duì)于工程技術(shù)資料和工程管理資料，應(yīng)及時(shí)更新和補(bǔ)充，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。（3）對(duì)于財(cái)務(wù)資料和人事資料，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的財(cái)務(wù)制度、人事制度進(jìn)行管理和維護(hù)，確保資料的合法性和規(guī)范性。七、資料借閱與歸還1.資料借閱（1）公司內(nèi)部員工因工作需要借閱資料，應(yīng)填寫《資料借閱登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到資料室辦理借閱手續(xù)。（2）外部單位人員因工作需要借閱資料，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到資料室辦理借閱手續(xù)。（3）資料室管理員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)，核對(duì)借閱人員的身份和借閱權(quán)限，將所需資料交給借閱人員，并在《資料借閱登記表》或《資料借閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。2.資料歸還（1）借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還借閱的資料，不得逾期。（2）資料室管理員應(yīng)核對(duì)歸還的資料是否完整、準(zhǔn)確，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（3）借閱人員歸還資料時(shí)，應(yīng)在《資料借閱登記表》或《資料借閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，資料室管理員應(yīng)將歸還的資料及時(shí)歸位。八、資料銷毀與處置1.資料銷毀（1）對(duì)于過期或無用的資料，資料室管理員應(yīng)提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。（2）資料銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由資料室管理員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同監(jiān)督，確保資料的安全和完整。（3）資料銷毀應(yīng)采用碎紙機(jī)、焚燒等方式進(jìn)行，不得隨意丟棄或填埋。2.資料處置（1）對(duì)于不再使用的資料設(shè)備，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)按照公司的固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行處置。（2）資料處置應(yīng)經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)實(shí)施，確保資料設(shè)備的