機關采購設備管理制度總則1.目的為規(guī)范機關采購設備行為，加強設備采購管理，提高資金使用效益，確保采購設備符合機關工作需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于機關各部門采購設備的活動，包括辦公設備、專用設備、通用設備等各類設備的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策規(guī)定。公平公正原則：采購過程應公開透明，確保所有供應商享有平等的機會參與競爭。效益原則：在滿足工作需求的前提下，追求采購成本的合理性和資金使用效益的最大化。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良、售后服務完善的設備。采購計劃管理1.需求申報各部門根據(jù)工作實際需要，填寫《設備采購需求申報表》，詳細說明所需設備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術參數(shù)、用途等信息，并提交至部門負責人審核。2.需求審核部門負責人對《設備采購需求申報表》進行審核，重點審核需求的合理性、必要性以及與部門工作目標的關聯(lián)性。審核通過后，報分管領導審批。3.采購計劃編制采購管理部門根據(jù)分管領導審批后的《設備采購需求申報表》，結(jié)合機關預算安排和設備庫存情況，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購設備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購時間等內(nèi)容。4.計劃調(diào)整采購計劃一經(jīng)確定，原則上不得隨意調(diào)整。如因工作需要確需調(diào)整采購計劃的，應填寫《設備采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，按原審批程序進行審批。采購方式選擇1.公開招標適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的設備采購項目。采購管理部門應按照相關法律法規(guī)和政府采購程序，委托專業(yè)招標代理機構(gòu)組織公開招標活動。2.邀請招標對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的設備，或者采用公開招標方式的費用占政府采購項目總價值的比例過大的項目，可以采用邀請招標方式。采購管理部門應向三家以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發(fā)出投標邀請書。3.競爭性談判符合下列情形之一的，可以采用競爭性談判方式采購：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。采購管理部門應成立談判小組，與不少于三家的供應商進行談判。4.單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購管理部門應與單一供應商進行協(xié)商，簽訂采購合同。5.詢價采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目，可以采用詢價方式采購。采購管理部門應向三家以上供應商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，采購人根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并與其簽訂采購合同。供應商管理1.供應商準入采購管理部門建立供應商庫，明確供應商準入條件，包括供應商的資質(zhì)、信譽、業(yè)績、生產(chǎn)能力、售后服務等方面。符合準入條件的供應商可向采購管理部門提交《供應商準入申請表》及相關證明材料，經(jīng)審核通過后納入供應商庫。2.供應商評價采購管理部門定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務等進行評價，評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評價為不合格的供應商，采購管理部門應及時將其從供應商庫中刪除，并停止與其合作。3.供應商激勵與約束采購管理部門對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予一定的激勵措施，如優(yōu)先采購、增加采購份額等；對違反合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應商，采取相應的約束措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應商資格等。采購流程1.采購申請各部門根據(jù)批準的采購計劃，填寫《設備采購申請表》，詳細說明采購設備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術參數(shù)、預算金額、采購原因等信息，并提交至采購管理部門。2.采購審批采購管理部門對《設備采購申請表》進行初審，重點審核采購申請的合理性、必要性以及與采購計劃的一致性。初審通過后，報分管領導審批。分管領導審批同意后，采購管理部門方可組織實施采購活動。3.采購實施采購管理部門根據(jù)采購方式的不同，按照相應的程序組織采購活動。在采購過程中，應嚴格按照采購文件的要求進行操作，確保采購活動的公平、公正、公開。4.合同簽訂采購活動結(jié)束后，采購管理部門應與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確設備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款，確保雙方的權(quán)利和義務明確。5.驗收付款設備到貨后，采購管理部門應組織相關部門和人員進行驗收。驗收合格后，采購管理部門根據(jù)合同約定辦理付款手續(xù)。付款時，應嚴格審核發(fā)票等相關憑證，確保付款的準確性和合規(guī)性。采購風險管理1.風險識別與評估采購管理部門應定期對采購活動中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質(zhì)量風險、合同風險等。針對不同的風險，制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險：密切關注市場動態(tài)，及時掌握設備價格波動情況，合理安排采購時間，避免因市場價格上漲導致采購成本增加。供應商風險：加強對供應商的管理和監(jiān)督，建立供應商信用檔案，定期對供應商進行評價，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作。質(zhì)量風險：在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強對設備質(zhì)量的檢驗和驗收，確保采購設備符合要求。合同風險：認真審查采購合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督機關內(nèi)部審計部門定期對采購設備管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合規(guī)定的程序和要求，采購資金的使用是否合理、合規(guī)