企業(yè)收文管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司收文管理工作，提高文件處理效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中接收、處理外部來文及內部發(fā)文的相關活動。（三）基本原則1.及時高效原則對收到的文件應及時處理，確保不延誤工作，提高文件流轉速度。2.準確規(guī)范原則文件的登記、傳閱、辦理等環(huán)節(jié)應準確無誤，嚴格按照規(guī)定的程序和格式進行操作。3.安全保密原則妥善保管文件，防止文件丟失、泄密，確保文件信息安全。二、收文范圍（一）外部來文1.上級機關下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.政府部門、行業(yè)協(xié)會等相關單位發(fā)來的文件、函件、報表等。3.合作單位、客戶發(fā)來的業(yè)務往來文件、合同、信函等。4.其他外部機構或個人發(fā)來的與公司業(yè)務相關的文件。（二）內部發(fā)文1.公司領導簽發(fā)的各類文件、通知、決定等。2.各部門之間相互發(fā)送的工作聯(lián)系文件、報告、請示等。三、收文渠道（一）專人接收公司指定專人負責接收外部來文及內部發(fā)文，設立專門的收文郵箱和收文登記本。（二）機要交換對于機要文件，通過機要交換渠道接收。（三）其他渠道如快遞、傳真等方式接收的文件，由專人負責及時查收并登記。四、收文登記（一）登記內容收到文件后，收文人員應詳細登記以下內容：1.文件編號、來文單位、發(fā)文日期。2.文件標題、文號、密級。3.附件名稱及份數(shù)。4.收文日期、登記日期。5.緊急程度、緩急標識。（二）登記方式收文登記采用紙質登記本和電子表格相結合的方式，確保登記信息的準確和完整。電子表格應定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失。（三）登記要求1.收文人員應在收到文件當日完成登記工作，不得積壓。2.登記信息應清晰、準確，不得涂改。五、文件傳閱（一）傳閱范圍確定收文人員根據(jù)文件內容和工作需要，確定文件的傳閱范圍，并在文件首頁附上“文件傳閱單”。（二）傳閱順序1.一般性文件按照先主要領導、后分管領導、再相關部門的順序傳閱。2.重要文件或緊急文件應優(yōu)先呈送主要領導批示，然后按照批示意見進行傳閱。（三）傳閱方式1.紙質文件采用專人傳遞的方式進行傳閱，收文人員應跟蹤文件的傳閱情況，確保文件及時送達傳閱人員手中。2.電子文件通過公司內部辦公系統(tǒng)進行傳閱，傳閱人員應及時查看并簽署意見。（四）傳閱時間控制一般文件的傳閱時間不得超過[X]個工作日，緊急文件應在[X]小時內完成傳閱并反饋處理意見。（五）傳閱記錄收文人員應在“文件傳閱單”上記錄文件的傳閱時間、傳閱人員姓名及批示意見等信息，作為文件處理的依據(jù)。六、文件辦理（一）領導批示1.文件傳閱至主要領導或分管領導后，領導應及時對文件進行批示，明確文件的處理意見和要求。2.批示意見應具體、明確，便于承辦部門執(zhí)行。（二）承辦部門辦理1.承辦部門收到領導批示后，應按照批示意見及時辦理文件，并在規(guī)定的時間內將辦理結果反饋給收文人員。2.辦理過程中需要與其他部門協(xié)調的，承辦部門應主動溝通，確保工作順利進行。（三）協(xié)辦部門配合協(xié)辦部門應積極配合承辦部門的工作，按照要求提供相關資料和協(xié)助，共同完成文件的辦理任務。（四）辦理期限一般性文件的辦理期限為[X]個工作日，緊急文件應在[X]個工作日內完成辦理并反饋結果。對于涉及多個部門或復雜事項的文件，辦理期限可根據(jù)實際情況適當延長，但最長不得超過[X]個工作日。七、文件催辦（一）催辦職責收文人員負責對文件的辦理情況進行跟蹤催辦，確保文件按時辦理完畢。（二）催辦方式1.定期催辦：收文人員每周對文件的辦理情況進行梳理，對即將到期或已超期未辦理的文件進行催辦。2.電話催辦：對于緊急文件或重要事項，收文人員可通過電話與承辦部門溝通，了解辦理進度，督促其盡快辦理。3.書面催辦：對于多次催辦仍未辦理的文件，收文人員可發(fā)出書面催辦函，明確要求承辦部門在規(guī)定時間內完成辦理，并說明逾期未辦的后果。（三）催辦記錄收文人員應在“文件催辦記錄單”上記錄催辦時間、催辦對象、催辦內容及承辦部門的反饋情況等信息，作為文件管理的重要資料。八、文件歸檔（一）歸檔范圍1.已辦理完畢的文件，包括領導批示、承辦部門的辦理結果、相關資料等。2.具有保存價值的文件草稿、修改稿等。（二）歸檔時間文件辦理完畢后，承辦部門應在[X]個工作日內將文件整理歸檔，并移交公司檔案室。（三）歸檔要求1.歸檔文件應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.按照文件形成的時間順序、重要程度等進行分類整理，編制歸檔目錄。3.電子文件應與紙質文件同步歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。九、文件借閱（一）借閱范圍因工作需要，公司內部員工可借閱已歸檔的文件。（二）借閱流程1.借閱人填寫“文件借閱申請表”，注明借閱文件的名稱、文號、借閱時間、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案室審核。2.檔案室根據(jù)借閱人申請，審核借閱資格和借閱期限，對符合要求的予以批準，并在“文件借閱申請表”上簽字蓋章。3.借閱人憑“文件借閱申請表”到檔案室辦理借閱手續(xù)，領取文件。（三）借閱期限一般文件的借閱期限不得超過[X]個工作日，重要文件或特殊情況的借閱期限由檔案室根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。（四）借閱歸還借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還文件，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還文件時，借閱人應確保文件完好無損，如有損壞或丟失，應照價賠償。十、文件保密（一）保密措施1.對涉及公司機密的文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，設定保密級別，限制知悉范圍。2.存放機密文件的場所應具備必要的安全保密設施，如保險柜、密碼鎖等。3.電子文件應設置訪問權限，采用加密存儲等技術手段，防止文件信息泄露。（二）人員管理1.接觸機密文件的人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，防止因人為疏忽導致文件泄密。（三）監(jiān)督檢查公司定期對文件保密工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，對違反保密規(guī)定的行為進行嚴肅處理。十一、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文件。2.經(jīng)鑒定確認不再需要保存的文件。（二）銷毀流程1.檔案室定期對庫存文件進行清理，提出擬銷毀文件清單，報公司領導審批。2.經(jīng)批準后，由檔案室會同相關部門指定專人負責文件銷毀工作。3.文件銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確