建立電子合同管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司電子合同的管理，提高合同管理效率，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工在業(yè)務(wù)活動中所涉及的電子合同的簽訂、履行、變更、解除、存檔等管理活動。（三）基本原則1.合法性原則：電子合同的簽訂、履行等活動必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.真實性原則：電子合同應(yīng)真實反映當事人的真實意思表示，不得偽造、篡改。3.完整性原則：電子合同應(yīng)包含合同的必要條款，確保合同內(nèi)容完整、準確。4.安全性原則：采取有效措施保障電子合同數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況發(fā)生。二、電子合同的簽訂（一）簽訂流程1.業(yè)務(wù)發(fā)起部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草電子合同文本，明確合同雙方當事人、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。2.合同文本起草完成后，由業(yè)務(wù)發(fā)起部門負責人審核，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)要求和公司利益。3.將審核通過的合同文本提交給法務(wù)部門進行法律審核。法務(wù)部門從法律角度對合同條款進行審查，確保合同的合法性、有效性和完整性。4.法務(wù)部門審核通過后，合同文本發(fā)送給對方當事人進行確認。對方當事人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對合同內(nèi)容進行審核，并通過電子簽名等方式予以確認。5.雙方當事人均確認合同文本無誤后，通過電子合同平臺完成合同的簽訂。簽訂過程應(yīng)確保電子簽名的真實性和有效性，符合相關(guān)法律法規(guī)的要求。（二）電子簽名管理1.公司應(yīng)選擇合法、可靠的電子簽名服務(wù)提供商，并與其簽訂服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.員工使用電子簽名前，應(yīng)進行身份認證和授權(quán)。公司應(yīng)建立完善的身份認證機制，確保使用電子簽名的人員身份真實、合法。3.電子簽名應(yīng)具備唯一性、不可篡改性等特點，能夠有效證明簽署人的身份和簽署行為的真實性。4.公司應(yīng)定期對電子簽名的使用情況進行檢查和評估，確保電子簽名的安全性和可靠性。（三）合同編號與存檔1.每份電子合同應(yīng)賦予唯一的編號，編號規(guī)則由公司統(tǒng)一制定。編號應(yīng)便于合同的識別、查詢和管理。2.電子合同簽訂完成后，應(yīng)及時在公司的電子合同管理系統(tǒng)中進行存檔。存檔內(nèi)容應(yīng)包括合同文本、雙方當事人的電子簽名、簽訂時間、履行情況等相關(guān)信息。3.電子合同的存檔應(yīng)采用安全可靠的存儲方式，確保數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性。同時，應(yīng)定期對存檔數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。三、電子合同的履行（一）履行責任1.合同雙方當事人應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)。業(yè)務(wù)部門負責合同的具體執(zhí)行，確保合同標的的交付、服務(wù)的提供等。2.財務(wù)部門負責按照合同約定進行款項的收付管理，確保資金的安全和準確結(jié)算。3.其他相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責，協(xié)同配合業(yè)務(wù)部門履行合同義務(wù)。（二）履行跟蹤與監(jiān)控1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決履行過程中出現(xiàn)的問題。2.對于重大合同或履行期限較長的合同，應(yīng)制定詳細的履行計劃，并按照計劃進行跟蹤和監(jiān)控。3.如發(fā)現(xiàn)對方當事人未按照合同約定履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，要求其履行義務(wù)或采取補救措施。如協(xié)商不成，應(yīng)及時通知法務(wù)部門，采取法律措施維護公司權(quán)益。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如需對合同內(nèi)容進行變更，應(yīng)由合同雙方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如需解除合同，應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同的通知應(yīng)采用書面形式，并通過電子合同平臺或其他可靠方式送達對方當事人。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時更新合同履行情況記錄，并通知相關(guān)部門進行相應(yīng)的調(diào)整。四、電子合同的風險管理（一）風險識別與評估1.公司應(yīng)定期對電子合同管理過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括法律風險、技術(shù)風險、操作風險等。2.針對識別出的風險，應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。（二）法律風險防范1.加強法務(wù)部門對電子合同的審核力度，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。2.定期組織員工進行法律法規(guī)培訓，提高員工的法律意識和風險防范能力。3.關(guān)注法律法規(guī)的變化，及時調(diào)整電子合同管理制度和合同文本，確保公司的電子合同管理活動始終符合法律規(guī)定。（三）技術(shù)風險防范1.選擇安全可靠的電子合同平臺，并要求平臺提供商提供技術(shù)支持和安全保障服務(wù)。2.加強對電子合同管理系統(tǒng)的安全防護，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況發(fā)生。3.定期對電子合同管理系統(tǒng)進行安全檢測和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（四）操作風險防范1.制定完善的電子合同操作流程和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的操作要求和責任人員。2.加強對員工的培訓，使其熟悉電子合同的簽訂、履行、管理等操作流程，提高操作技能和風險防范意識。3.建立操作風險監(jiān)控機制，對電子合同管理過程中的操作行為進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)操作行為。五、電子合同的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對電子合同的管理情況進行審計，檢查合同的簽訂、履行、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.審計部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)電子合同管理過程中存在的問題，并提出改進建議，督促相關(guān)部門進行整改。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府有關(guān)部門對電子合同管理的監(jiān)督檢查，如實提供相關(guān)資料和信息。2.關(guān)注行業(yè)動態(tài)和法律法規(guī)變化，及時調(diào)整公司的電子合同管理制度，確保公司的管理