建立電子合同管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司電子合同的管理，提高合同管理效率，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中所涉及的電子合同的簽訂、履行、變更、解除、存檔等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：電子合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：電子合同應(yīng)真實(shí)反映當(dāng)事人的真實(shí)意思表示，不得偽造、篡改。3.完整性原則：電子合同應(yīng)包含合同的必要條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。4.安全性原則：采取有效措施保障電子合同數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況發(fā)生。二、電子合同的簽訂（一）簽訂流程1.業(yè)務(wù)發(fā)起部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草電子合同文本，明確合同雙方當(dāng)事人、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。2.合同文本起草完成后，由業(yè)務(wù)發(fā)起部門負(fù)責(zé)人審核，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)要求和公司利益。3.將審核通過的合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門從法律角度對合同條款進(jìn)行審查，確保合同的合法性、有效性和完整性。4.法務(wù)部門審核通過后，合同文本發(fā)送給對方當(dāng)事人進(jìn)行確認(rèn)。對方當(dāng)事人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對合同內(nèi)容進(jìn)行審核，并通過電子簽名等方式予以確認(rèn)。5.雙方當(dāng)事人均確認(rèn)合同文本無誤后，通過電子合同平臺(tái)完成合同的簽訂。簽訂過程應(yīng)確保電子簽名的真實(shí)性和有效性，符合相關(guān)法律法規(guī)的要求。（二）電子簽名管理1.公司應(yīng)選擇合法、可靠的電子簽名服務(wù)提供商，并與其簽訂服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.員工使用電子簽名前，應(yīng)進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)。公司應(yīng)建立完善的身份認(rèn)證機(jī)制，確保使用電子簽名的人員身份真實(shí)、合法。3.電子簽名應(yīng)具備唯一性、不可篡改性等特點(diǎn)，能夠有效證明簽署人的身份和簽署行為的真實(shí)性。4.公司應(yīng)定期對電子簽名的使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保電子簽名的安全性和可靠性。（三）合同編號(hào)與存檔1.每份電子合同應(yīng)賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)規(guī)則由公司統(tǒng)一制定。編號(hào)應(yīng)便于合同的識(shí)別、查詢和管理。2.電子合同簽訂完成后，應(yīng)及時(shí)在公司的電子合同管理系統(tǒng)中進(jìn)行存檔。存檔內(nèi)容應(yīng)包括合同文本、雙方當(dāng)事人的電子簽名、簽訂時(shí)間、履行情況等相關(guān)信息。3.電子合同的存檔應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，確保數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性。同時(shí)，應(yīng)定期對存檔數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。三、電子合同的履行（一）履行責(zé)任1.合同雙方當(dāng)事人應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行，確保合同標(biāo)的的交付、服務(wù)的提供等。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照合同約定進(jìn)行款項(xiàng)的收付管理，確保資金的安全和準(zhǔn)確結(jié)算。3.其他相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，協(xié)同配合業(yè)務(wù)部門履行合同義務(wù)。（二）履行跟蹤與監(jiān)控1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決履行過程中出現(xiàn)的問題。2.對于重大合同或履行期限較長的合同，應(yīng)制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，并按照計(jì)劃進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。3.如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人未按照合同約定履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方溝通協(xié)商，要求其履行義務(wù)或采取補(bǔ)救措施。如協(xié)商不成，應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部門，采取法律措施維護(hù)公司權(quán)益。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如需對合同內(nèi)容進(jìn)行變更，應(yīng)由合同雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如需解除合同，應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同的通知應(yīng)采用書面形式，并通過電子合同平臺(tái)或其他可靠方式送達(dá)對方當(dāng)事人。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)更新合同履行情況記錄，并通知相關(guān)部門進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。四、電子合同的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.公司應(yīng)定期對電子合同管理過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括法律風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（二）法律風(fēng)險(xiǎn)防范1.加強(qiáng)法務(wù)部門對電子合同的審核力度，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。2.定期組織員工進(jìn)行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。3.關(guān)注法律法規(guī)的變化，及時(shí)調(diào)整電子合同管理制度和合同文本，確保公司的電子合同管理活動(dòng)始終符合法律規(guī)定。（三）技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)防范1.選擇安全可靠的電子合同平臺(tái)，并要求平臺(tái)提供商提供技術(shù)支持和安全保障服務(wù)。2.加強(qiáng)對電子合同管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況發(fā)生。3.定期對電子合同管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（四）操作風(fēng)險(xiǎn)防范1.制定完善的電子合同操作流程和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的操作要求和責(zé)任人員。2.加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，使其熟悉電子合同的簽訂、履行、管理等操作流程，提高操作技能和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。3.建立操作風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對電子合同管理過程中的操作行為進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)操作行為。五、電子合同的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對電子合同的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查合同的簽訂、履行、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子合同管理過程中存在的問題，并提出改進(jìn)建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府有關(guān)部門對電子合同管理的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和法律法規(guī)變化，及時(shí)調(diào)整公司的電子合同管理制度，確保公司的管理