企業(yè)紙張管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紙張管理，規(guī)范紙張的采購(gòu)、使用、回收等流程，提高紙張使用效率，降低辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.節(jié)約原則：倡導(dǎo)全體員工樹立節(jié)約意識(shí)，合理使用紙張，避免浪費(fèi)。2.規(guī)范原則：明確紙張管理各環(huán)節(jié)的流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保管理工作規(guī)范有序。3.責(zé)任原則：各部門及員工對(duì)本部門或個(gè)人的紙張使用負(fù)責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行本制度。二、紙張采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作需求，每月末制定次月紙張采購(gòu)計(jì)劃，詳細(xì)列出所需紙張的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)提交至行政部門審核，行政部門根據(jù)各部門需求及庫(kù)存情況進(jìn)行匯總平衡，形成公司月度紙張采購(gòu)計(jì)劃。（二）采購(gòu)流程1.行政部門依據(jù)月度采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)。2.綜合考慮紙張質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素，確定最終供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。3.采購(gòu)合同應(yīng)明確紙張的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.行政部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。（三）驗(yàn)收與入庫(kù)1.紙張到貨后，行政部門會(huì)同相關(guān)部門按照采購(gòu)合同及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括紙張的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。3.驗(yàn)收合格的紙張辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，注明紙張的種類、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息。4.入庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)由行政部門留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門記賬，一聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)保管。三、紙張使用管理（一）紙張使用標(biāo)準(zhǔn)1.提倡雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)。2.能用電子文檔的盡量不打印紙質(zhì)文檔，如必須打印，應(yīng)合理排版，確保內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了。3.內(nèi)部文件、資料等應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定打印份數(shù)，避免過度打印。（二）打印機(jī)使用規(guī)范1.員工應(yīng)正確操作打印機(jī)，如發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)通知行政部門維修。2.禁止使用打印機(jī)打印與工作無關(guān)的內(nèi)容。3.打印文件前應(yīng)認(rèn)真核對(duì)內(nèi)容，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤導(dǎo)致紙張浪費(fèi)。（三）復(fù)印管理1.如需復(fù)印文件，應(yīng)填寫復(fù)印申請(qǐng)表，注明復(fù)印的文件名稱、數(shù)量、用途等信息。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政部門指定地點(diǎn)復(fù)印。3.行政部門應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)印數(shù)量，避免不必要的復(fù)印。（四）紙張領(lǐng)取1.各部門設(shè)立紙張領(lǐng)取登記本，員工領(lǐng)取紙張時(shí)應(yīng)在登記本上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取日期、紙張種類、數(shù)量等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)紙張領(lǐng)取情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握紙張使用動(dòng)態(tài)。四、紙張回收管理（一）回收范圍1.辦公過程中產(chǎn)生的單面使用過的紙張、廢棄文件、資料等。2.因格式調(diào)整、內(nèi)容修改等原因不再使用的電子文檔對(duì)應(yīng)的打印稿。（二）回收流程1.各部門設(shè)置紙張回收箱，員工應(yīng)將可回收的紙張分類放入回收箱。2.行政部門定期對(duì)各部門的紙張回收箱進(jìn)行清理，將回收的紙張集中存放。3.對(duì)于回收的紙張，行政部門應(yīng)進(jìn)行整理、分類，能再次使用的紙張應(yīng)重新分發(fā)至各部門繼續(xù)使用。4.對(duì)于無法再次使用的紙張，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行妥善處理，如賣給廢品回收站等。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)定期對(duì)公司各部門的紙張使用和回收情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括紙張采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、紙張使用標(biāo)準(zhǔn)遵守情況、打印機(jī)使用規(guī)范執(zhí)行情況、紙張回收情況等。2.檢查方式可采用現(xiàn)場(chǎng)查看、查閱記錄、統(tǒng)計(jì)分析等。（二）考核措施1.將紙張管理納入部門績(jī)效考核體系，對(duì)紙張管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反本制度，造成紙張浪費(fèi)的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，處罰方式包括批評(píng)教育、扣減績(jī)效分、經(jīng)濟(jì)處罰等。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.行政部門定期組織公司員工進(jìn)行紙張管理相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的節(jié)約意識(shí)和紙張使用技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括紙張使用標(biāo)準(zhǔn)、打印機(jī)操作技巧、紙張回收意義等。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部宣傳欄、郵件、微信群等渠道，宣傳紙張節(jié)約的重要性和本制度的相關(guān)內(nèi)容。2.鼓勵(lì)員工積極參與紙張節(jié)約活動(dòng)，提出合理化建議，營(yíng)造節(jié)約紙張的良好氛圍