報社物資采購管理制度總則一、目的為規(guī)范報社物資采購行為，加強物資采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保障報社工作的正常開展，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于報社所有物資的采購活動，包括辦公設備、印刷材料、辦公用品、廣告物料等。三、采購原則1.公開、公平、公正原則：采購活動應遵循公開、公平、公正的原則，確保采購過程的透明度和公正性。2.擇優(yōu)原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，應選擇價格合理、服務優(yōu)質(zhì)的供應商進行采購。3.節(jié)約原則：采購活動應注重節(jié)約，合理控制采購成本，提高資金使用效率。4.合規(guī)原則：采購活動應遵守國家法律法規(guī)和報社的相關(guān)規(guī)定，確保采購行為的合法性和合規(guī)性。四、管理機構(gòu)及職責1.采購領導小組組成：由報社社長、分管財務副社長、分管行政副社長、辦公室主任、財務部門負責人、物資使用部門負責人等組成。職責：負責制定報社物資采購的重大決策和規(guī)章制度，審批年度采購計劃和重大采購項目，監(jiān)督檢查采購活動的執(zhí)行情況。2.采購部門組成：由報社辦公室負責物資采購的具體工作，設立采購專員，負責物資采購的日常管理和實施。職責：根據(jù)采購計劃和需求，組織實施物資采購活動，簽訂采購合同，辦理物資驗收、入庫等手續(xù)，負責采購信息的收集、整理和歸檔。3.物資使用部門組成：報社各部門為物資使用部門，負責提出物資需求計劃，參與物資驗收和使用管理。職責：根據(jù)工作需要，提出物資需求計劃，參與物資驗收和使用管理，負責物資的保管和維護，提高物資的使用效率。4.財務部門組成：由報社財務部門負責物資采購的財務核算和資金管理。職責：負責審核采購預算和采購合同，辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購活動的財務狀況進行監(jiān)督和管理。五、采購計劃與預算1.采購計劃每年年底，各物資使用部門應根據(jù)下一年度的工作需要，編制下一年度的物資需求計劃，經(jīng)部門負責人審核后，報辦公室匯總。辦公室對各部門提交的物資需求計劃進行匯總和審核，編制報社年度物資采購計劃，經(jīng)采購領導小組審批后，下達給采購部門。采購部門根據(jù)年度物資采購計劃，制定月度采購計劃，經(jīng)采購領導小組審批后，組織實施物資采購活動。2.采購預算各物資使用部門應根據(jù)物資需求計劃，編制物資采購預算，經(jīng)部門負責人審核后，報辦公室匯總。辦公室對各部門提交的物資采購預算進行匯總和審核，編制報社年度物資采購預算，經(jīng)采購領導小組審批后，下達給財務部門。財務部門根據(jù)年度物資采購預算，對采購活動的資金進行預算控制，確保采購活動的資金安全。采購實施與管理一、采購方式1.公開招標對于采購金額較大、技術(shù)復雜、市場競爭充分的物資，應采用公開招標的方式進行采購。采購部門應按照國家有關(guān)規(guī)定，發(fā)布招標公告，組織開標、評標和定標等工作，確定中標供應商。2.邀請招標對于采購金額較大、技術(shù)復雜、市場競爭不充分的物資，經(jīng)采購領導小組批準，可以采用邀請招標的方式進行采購。采購部門應按照國家有關(guān)規(guī)定，向符合條件的供應商發(fā)出邀請書，組織開標、評標和定標等工作，確定中標供應商。3.競爭性談判對于采購金額較大、技術(shù)復雜、市場供應不穩(wěn)定的物資，經(jīng)采購領導小組批準，可以采用競爭性談判的方式進行采購。采購部門應按照國家有關(guān)規(guī)定，與不少于三家符合條件的供應商進行談判，確定中標供應商。4.單一來源采購對于只能從唯一供應商處采購的物資，或者發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的物資，經(jīng)采購領導小組批準，可以采用單一來源采購的方式進行采購。采購部門應按照國家有關(guān)規(guī)定，與供應商進行協(xié)商，確定采購價格和采購條件。5.詢價采購對于采購金額較小、技術(shù)簡單、市場供應充足的物資，可以采用詢價采購的方式進行采購。采購部門應向不少于三家符合條件的供應商發(fā)出詢價函，根據(jù)供應商的報價和其他條件，確定中標供應商。二、供應商管理1.供應商資格審查采購部門應建立供應商資格審查制度，對供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務等方面進行審查，確定合格供應商名單。2.供應商評價采購部門應建立供應商評價制度，對供應商的供貨質(zhì)量、供貨及時性、價格合理性、售后服務等方面進行評價，根據(jù)評價結(jié)果，對供應商進行分類管理和動態(tài)調(diào)整。3.供應商合作采購部門應與合格供應商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，加強與供應商的溝通和協(xié)作，共同提高物資采購的質(zhì)量和效率。三、采購合同管理1.合同簽訂采購部門應與中標供應商簽訂采購合同，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。采購合同應經(jīng)采購領導小組審批后，方可簽訂。2.合同履行采購部門應督促中標供應商按照合同約定的時間、地點和質(zhì)量要求履行合同義務，及時辦理物資驗收、入庫等手續(xù)。財務部門應按照合同約定的付款方式和時間，辦理采購款項的支付手續(xù)。3.合同變更與解除如因不可抗力等原因需要變更或解除合同的，應按照國家有關(guān)規(guī)定和合同約定的程序進行處理。采購部門應及時通知財務部門和物資使用部門，做好相關(guān)的賬務處理和物資管理工作。四、物資驗收與入庫1.物資驗收物資到達報社后，采購部門應組織物資使用部門和相關(guān)人員進行驗收。驗收人員應按照合同約定的質(zhì)量標準和數(shù)量要求，對物資的外觀、規(guī)格、型號、數(shù)量等進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時通知供應商進行處理。2.物資入庫經(jīng)驗收合格的物資，應由采購部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息，并將入庫單交財務部門進行賬務處理。物資使用部門應及時辦理物資領用手續(xù)，填寫領料單，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并將領料單交財務部門進行賬務處理。五、采購監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督報社內(nèi)部應設立監(jiān)督機構(gòu)，對采購活動進行監(jiān)督和檢查。監(jiān)督機構(gòu)應定期對采購計劃、采購合同、采購付款等方面進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.外部監(jiān)督報社應接受審計、監(jiān)察