機(jī)關(guān)oa使用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范機(jī)關(guān)OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)的使用，提高工作效率，確保信息安全，促進(jìn)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)全體工作人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：OA系統(tǒng)的使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.高效便捷原則：充分利用OA系統(tǒng)的功能，提高工作效率，減少紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)OA系統(tǒng)中的信息安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：全體工作人員應(yīng)按照統(tǒng)一的流程和標(biāo)準(zhǔn)使用OA系統(tǒng)。二、系統(tǒng)賬號(hào)管理（一）賬號(hào)申請(qǐng)與開通1.新入職人員由所在部門負(fù)責(zé)人填寫《OA系統(tǒng)賬號(hào)申請(qǐng)表》，注明姓名、部門、崗位、聯(lián)系方式等信息，提交至人事部門。2.人事部門審核通過后，為新入職人員開通OA系統(tǒng)賬號(hào)，并通知其初始密碼。（二）賬號(hào)使用與保管1.工作人員應(yīng)妥善保管自己的OA系統(tǒng)賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。2.如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或密碼泄露，應(yīng)立即通知人事部門，并及時(shí)修改密碼。（三）賬號(hào)停用與注銷1.工作人員離職、調(diào)動(dòng)或退休時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知人事部門停用其OA系統(tǒng)賬號(hào)。2.人事部門在確認(rèn)相關(guān)手續(xù)辦理完畢后，注銷其OA系統(tǒng)賬號(hào)。三、系統(tǒng)功能使用（一）公文管理1.公文起草：工作人員應(yīng)按照公文格式要求，在OA系統(tǒng)中起草公文。公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，語言規(guī)范。2.公文審核：公文起草完成后，應(yīng)按照審批流程提交審核。審核人應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，提出修改意見，并簽署審核意見。3.公文簽發(fā)：審核通過的公文，由簽發(fā)人進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，簽署簽發(fā)意見。4.公文傳閱：公文簽發(fā)后，按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱。傳閱人應(yīng)及時(shí)閱讀公文，并簽署傳閱意見。5.公文歸檔：公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔的公文應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。（二）流程審批1.流程發(fā)起：工作人員根據(jù)工作需要，在OA系統(tǒng)中發(fā)起流程審批。流程發(fā)起時(shí)，應(yīng)填寫詳細(xì)的流程信息，包括流程名稱、流程描述、審批節(jié)點(diǎn)、附件等。2.流程審批：流程發(fā)起后，按照設(shè)定的審批流程依次提交給審批人進(jìn)行審批。審批人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。3.流程跟蹤：流程發(fā)起人和相關(guān)人員可以在OA系統(tǒng)中跟蹤流程的審批進(jìn)度，及時(shí)了解流程的審批情況。4.流程結(jié)束：流程審批通過后，流程結(jié)束。相關(guān)人員可以在OA系統(tǒng)中查看流程的審批結(jié)果和相關(guān)文件。（三）信息發(fā)布1.信息發(fā)布權(quán)限：只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能在OA系統(tǒng)中發(fā)布信息。信息發(fā)布應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)、客觀的原則。2.信息發(fā)布內(nèi)容：信息發(fā)布內(nèi)容應(yīng)與工作相關(guān)，不得發(fā)布違法違規(guī)、虛假、有害、低俗等信息。3.信息審核：信息發(fā)布前，應(yīng)提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人應(yīng)認(rèn)真審核信息內(nèi)容，確保信息符合要求后，方可發(fā)布。（四）知識(shí)管理1.知識(shí)分類：在OA系統(tǒng)中建立知識(shí)分類體系，包括政策法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、工作流程、經(jīng)驗(yàn)分享等。2.知識(shí)上傳：工作人員可以將與工作相關(guān)的知識(shí)文檔上傳至OA系統(tǒng)的知識(shí)管理模塊。上傳的知識(shí)文檔應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。3.知識(shí)檢索：其他工作人員可以通過OA系統(tǒng)的知識(shí)檢索功能，查找所需的知識(shí)文檔。（五）個(gè)人辦公1.日程安排：工作人員可以在OA系統(tǒng)中設(shè)置個(gè)人日程安排，包括會(huì)議、任務(wù)、活動(dòng)等。日程安排應(yīng)提前設(shè)置，并及時(shí)提醒自己。2.任務(wù)管理：工作人員可以在OA系統(tǒng)中創(chuàng)建個(gè)人任務(wù)，分配任務(wù)給他人，并跟蹤任務(wù)的完成情況。3.通訊錄：OA系統(tǒng)中提供機(jī)關(guān)全體工作人員的通訊錄，方便工作人員之間的溝通和聯(lián)系。四、系統(tǒng)安全管理（一）安全責(zé)任1.公司信息部門負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的安全管理和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和信息安全。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門人員OA系統(tǒng)使用的安全管理，督促本部門人員遵守安全規(guī)定。3.全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守OA系統(tǒng)安全規(guī)定，保護(hù)系統(tǒng)中的信息安全。（二）安全措施1.網(wǎng)絡(luò)安全：OA系統(tǒng)應(yīng)采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密傳輸?shù)染W(wǎng)絡(luò)安全措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息泄露。2.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的地方，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試。3.用戶認(rèn)證：采用用戶名和密碼等方式對(duì)用戶進(jìn)行認(rèn)證，確保只有授權(quán)用戶才能訪問OA系統(tǒng)。4.權(quán)限管理：根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，防止用戶越權(quán)操作。5.安全審計(jì)：建立OA系統(tǒng)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作日志進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。（三）安全事件處理1.如發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)存在安全漏洞或安全事件，應(yīng)立即報(bào)告信息部門。2.信息部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，防止安全事件的擴(kuò)大和蔓延。3.對(duì)安全事件進(jìn)行調(diào)查和分析，找出原因和責(zé)任人，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改。五、系統(tǒng)培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.信息部門應(yīng)制定OA系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括OA系統(tǒng)的功能介紹、操作方法、安全規(guī)定等。3.培訓(xùn)方式可以采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、一對(duì)一輔導(dǎo)等方式。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.培訓(xùn)前應(yīng)提前通知參加培訓(xùn)的人員，準(zhǔn)備好培訓(xùn)所需的資料和設(shè)備。2.培訓(xùn)過程中應(yīng)認(rèn)真講解培訓(xùn)內(nèi)容，解答學(xué)員的疑問，確保學(xué)員能夠掌握OA系統(tǒng)的使用方法。3.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)組織學(xué)員進(jìn)行考核，檢驗(yàn)學(xué)員的學(xué)習(xí)效果。（三）技術(shù)支持1.信息部門應(yīng)提供OA系統(tǒng)的技術(shù)支持服務(wù)，及時(shí)解決工作人員在使用過程中遇到的問題。2.工作人員可以通過OA系統(tǒng)中的在線客服、電話、郵件等方式聯(lián)系技術(shù)支持人員。3.技術(shù)支持人員應(yīng)及時(shí)回復(fù)工作人員的咨詢和問題，確保問題得到及時(shí)解決。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.信息部門定期對(duì)OA系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括賬號(hào)使用、系統(tǒng)功能使用、安全管理等方面。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)配合信息部門的監(jiān)督檢查工作，督促本部門人員遵守OA系統(tǒng)使用規(guī)定。（二）考核評(píng)價(jià)1.將OA系統(tǒng)的使用情況納入工作人員的績效考核體系，作為考核評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。2.考核內(nèi)容包括OA系統(tǒng)操作熟練程度、工作效率提升情況、信息安全遵守情況等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的