辦公及物資管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公及物資管理，規(guī)范辦公行為，合理配置資源，提高工作效率，降低運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司范圍內(nèi)的辦公場所、辦公設(shè)備、物資等相關(guān)管理活動。（三）基本原則1.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約辦公資源，提高資源利用效率，以最小的投入獲得最大的效益。2.規(guī)范有序原則：明確各項辦公及物資管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保管理工作規(guī)范、有序進行。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在辦公及物資管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、辦公場所管理（一）辦公區(qū)域劃分1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，包括各部門辦公室、會議室、接待室、公共辦公區(qū)域等。2.各部門應(yīng)按照公司指定的區(qū)域進行辦公，不得擅自占用其他部門區(qū)域。（二）辦公環(huán)境維護1.保持辦公區(qū)域整潔衛(wèi)生，每日下班前應(yīng)清理桌面、地面，將文件、辦公用品擺放整齊。2.愛護辦公區(qū)域內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或涂鴉。如需對辦公環(huán)境進行調(diào)整或改造，需提前向行政部門申請。3.嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、大聲喧嘩、打鬧等，保持良好的辦公秩序。（三）會議室管理1.會議室由行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配，各部門如需使用會議室，應(yīng)提前填寫《會議室使用申請表》，注明使用時間、會議主題、參會人數(shù)等信息，提交行政部門審批。2.使用部門應(yīng)在會議結(jié)束后及時清理會議室，將桌椅擺放整齊，關(guān)閉電器設(shè)備，保持會議室整潔。3.行政部門應(yīng)定期對會議室進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常使用。三、辦公設(shè)備管理（一）設(shè)備購置1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公設(shè)備購置申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門匯總各部門申請后，結(jié)合公司預(yù)算和實際需求進行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)按照公司采購流程進行設(shè)備購置。（二）設(shè)備登記與發(fā)放1.設(shè)備購置后，行政部門應(yīng)及時進行登記，建立設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備名稱、型號、購置時間、使用部門等信息。2.設(shè)備發(fā)放時，行政部門應(yīng)通知使用部門領(lǐng)取，并辦理領(lǐng)用手續(xù)，由使用人簽字確認(rèn)。（三）設(shè)備使用與維護1.使用部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的日常使用和維護，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備管理，嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用設(shè)備。2.設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)及時填寫《設(shè)備維修申請表》，注明故障現(xiàn)象、發(fā)生時間等，提交行政部門。3.行政部門根據(jù)設(shè)備故障情況，聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。（四）設(shè)備報廢與處置1.辦公設(shè)備因損壞無法修復(fù)或已達到使用年限等原因需要報廢時，使用部門應(yīng)填寫《設(shè)備報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門組織相關(guān)人員對報廢設(shè)備進行鑒定，確認(rèn)符合報廢條件后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報廢的設(shè)備，由行政部門統(tǒng)一進行處置，處置方式包括變賣、捐贈等，處置收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)。四、辦公用品管理（一）辦公用品分類辦公用品分為消耗品、低值易耗品和耐用品三大類。1.消耗品：指一次性使用或使用周期較短的辦公用品，如紙張、筆、墨盒、硒鼓等。2.低值易耗品：指價值較低、使用周期較短的辦公用品，如文件夾、筆記本、訂書機等。3.耐用品：指價值較高、使用周期較長的辦公用品，如辦公桌椅、電腦、打印機等。（二）辦公用品購置1.行政部門根據(jù)辦公用品庫存情況和各部門需求預(yù)測，定期編制辦公用品采購計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門按照公司采購流程進行辦公用品購置。采購時應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，確保所購辦公用品符合公司要求。（三）辦公用品發(fā)放1.行政部門設(shè)立辦公用品倉庫，負(fù)責(zé)辦公用品的存放和發(fā)放。2.各部門每月定期到行政部門領(lǐng)取辦公用品，領(lǐng)取時應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后領(lǐng)取。3.行政部門應(yīng)按照辦公用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進行發(fā)放，嚴(yán)格控制辦公用品的領(lǐng)用數(shù)量，避免浪費。（四）辦公用品使用與節(jié)約1.員工應(yīng)愛護辦公用品，合理使用，避免浪費。如發(fā)現(xiàn)辦公用品損壞或丟失，應(yīng)及時報告行政部門。2.鼓勵員工雙面打印、復(fù)印文件，減少紙張浪費；提倡使用電子文檔，減少紙質(zhì)文件的使用。五、物資采購管理（一）采購計劃制定1.各部門根據(jù)工作需要，提前制定物資采購計劃，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息，提交行政部門。2.行政部門匯總各部門采購計劃后，結(jié)合公司庫存情況和預(yù)算安排，進行綜合平衡，編制公司物資采購計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購流程1.經(jīng)批準(zhǔn)的物資采購計劃，由行政部門按照公司采購流程組織實施。采購人員應(yīng)通過招標(biāo)、詢價、談判等方式選擇合適的供應(yīng)商，確保采購物資的質(zhì)量、價格和交貨期。2.采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。（三）采購驗收1.物資到貨后，采購人員應(yīng)及時通知使用部門和質(zhì)量檢驗部門進行驗收。2.使用部門負(fù)責(zé)對物資的規(guī)格、型號、數(shù)量等進行驗收，質(zhì)量檢驗部門負(fù)責(zé)對物資的質(zhì)量進行檢驗。3.驗收合格的物資，由使用部門在《物資驗收單》上簽字確認(rèn)；驗收不合格的物資，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，直至達到驗收要求。（四）采購付款1.物資驗收合格后，采購人員應(yīng)及時整理相關(guān)票據(jù)，填寫《付款申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交財務(wù)部門。2.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和合同約定進行付款審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理付款手續(xù)。六、物資庫存管理（一）庫存盤點1.行政部門應(yīng)定期對物資庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，每年進行一次全面盤點。2.盤點前，行政部門應(yīng)制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員等。盤點時，應(yīng)認(rèn)真核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并做好記錄。3.盤點結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《庫存盤點報告》，對盤點結(jié)果進行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)查明原因，及時調(diào)整庫存賬目，并追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）庫存物資保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的物資倉庫，配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施，確保庫存物資的安全存放。2.庫存物資應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。同時，應(yīng)做好防潮、防火、防盜等工作，防止物資損壞或丟失。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物資進行檢查和維護，及時清理過期、變質(zhì)等物資，確保庫存物資質(zhì)量完好。（三）庫存物資領(lǐng)用與發(fā)放1.各部門因工作需要領(lǐng)用庫存物資時，應(yīng)填寫《物資領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到倉庫領(lǐng)取。2.倉庫管理人員應(yīng)按照審批后的申請表發(fā)放物資，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。3.對于貴重物資或限量發(fā)放的物資，倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進行發(fā)放，確保物資的合理使用。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對辦公及物資管理情況進行日常監(jiān)督檢查，確保各項制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.辦公場所的整潔衛(wèi)生情況、設(shè)施設(shè)備的使用和維護情況。2.辦公設(shè)備、辦公用品的購置、登記、發(fā)放、使用和報廢情況。3.物資采購計劃的制定、采購流程的執(zhí)行、采購驗收和付款情況。4.物資庫存的盤點、保管、領(lǐng)用和發(fā)放情況。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門每月組織一次全面檢查，對辦公及物資管理的各項工作進行檢查和評估。2.不定期抽查：行政部門不定期對各部門的辦公及物資管理情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照《整改通知書》的要求，認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并按時完成整