企業(yè)文電管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文電管理，確保文電的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全傳遞和有效處理，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間的文電往來管理。（三）文電定義本制度所稱文電，是指公司在日常工作中形成的各類文件、電報(bào)、信函、傳真、電子郵件等信息載體。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文電管理工作由行政部門統(tǒng)一歸口負(fù)責(zé)，確保文電管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：文電的擬制、審核、簽發(fā)、傳遞、辦理等各個(gè)環(huán)節(jié)都要做到準(zhǔn)確無誤，及時(shí)高效，避免延誤和差錯(cuò)。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文電的保密管理，防止文電信息泄露。4.精簡高效原則：提倡精簡文電，提高文電質(zhì)量，減少不必要的文電往來，提高工作效率。二、文電的分類與編號(hào)（一）分類1.行政公文類：包括公司發(fā)布的決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)文件類：各部門在業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件，如工作計(jì)劃、方案、報(bào)告、總結(jié)等。3.外來文件類：公司收到的上級(jí)單位、政府部門、合作伙伴等發(fā)來的文件、信函、傳真等。4.其他文件類：不屬于上述三類的其他文電，如簡報(bào)、信息等。（二）編號(hào)1.行政公文類編號(hào)：采用“公司簡稱+年份+序號(hào)”的方式，例如：[公司簡稱]〔20XX〕X號(hào)。2.業(yè)務(wù)文件類編號(hào)：由部門代碼+年份+序號(hào)組成，部門代碼由行政部門統(tǒng)一規(guī)定。例如：[部門代碼]〔20XX〕X號(hào)。3.外來文件類編號(hào)：按照收到的先后順序進(jìn)行編號(hào)，例如：外〔20XX〕X號(hào)。4.其他文件類編號(hào)：根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行編號(hào)，例如：簡〔20XX〕X號(hào)。三、文電的擬制（一）基本要求1.文電內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司政策規(guī)定，觀點(diǎn)明確，條理清晰，文字簡潔，標(biāo)點(diǎn)正確。2.擬制文電應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和字體，頁面布局合理，排版規(guī)范。3.文電中的數(shù)字、計(jì)量單位等應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。（二）擬稿1.承辦部門或人員負(fù)責(zé)文電的擬稿工作，擬稿人應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)會(huì)發(fā)文意圖，收集相關(guān)資料，確保文電內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.擬稿時(shí)應(yīng)注明緊急程度、密級(jí)等信息，并按照規(guī)定的格式填寫發(fā)文稿紙。3.涉及多個(gè)部門的文電，由主辦部門牽頭擬稿，相關(guān)部門會(huì)簽。（三）審核1.文電擬稿完成后，應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核。審核內(nèi)容包括文電內(nèi)容是否符合要求，格式是否規(guī)范，語言是否通順等。2.重要文電或涉及多個(gè)部門的文電，應(yīng)提交行政部門審核。行政部門審核后，提出修改意見，擬稿部門應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。（四）簽發(fā)1.文電審核通過后，按照公司領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限進(jìn)行簽發(fā)。2.一般文電由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；重要文電由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及公司重大事項(xiàng)的文電由公司總經(jīng)理簽發(fā)。四、文電的收發(fā)（一）收文1.行政部門負(fù)責(zé)公司外來文電的統(tǒng)一簽收、登記和分發(fā)。2.收到文電后，應(yīng)及時(shí)在收文登記簿上登記文電的編號(hào)、來文單位、來文日期、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)等信息，并根據(jù)文電內(nèi)容和性質(zhì)，及時(shí)分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門閱辦。3.對于緊急文電，應(yīng)立即送呈公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，并電話通知收件人。4.收文部門收到文電后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理，并將處理結(jié)果反饋給行政部門。（二）發(fā)文1.行政部門負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文電的統(tǒng)一編號(hào)、登記、印制和分發(fā)。2.擬稿部門將審核簽發(fā)后的文電交行政部門，行政部門按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并在發(fā)文登記簿上登記。3.根據(jù)文電內(nèi)容和發(fā)送范圍，行政部門安排印制文電，并加蓋公司印章。4.文電印制完成后，行政部門按照規(guī)定的分發(fā)渠道及時(shí)將文電送達(dá)收件部門或人員，并做好簽收記錄。五、文電的傳閱與辦理（一）傳閱1.行政部門負(fù)責(zé)組織文電的傳閱工作，根據(jù)文電內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，確定傳閱范圍和順序。2.傳閱文電應(yīng)使用傳閱單，注明傳閱人姓名、傳閱日期等信息。傳閱人應(yīng)在傳閱單上簽字，注明傳閱意見和時(shí)間。3.傳閱文電應(yīng)遵循高效、及時(shí)的原則，不得積壓、延誤。傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文電傳至下一位傳閱人，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍或長期留存文電。（二）辦理1.承辦部門或人員收到文電后，應(yīng)按照文電要求和領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)辦理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給行政部門。2.對于需要回復(fù)的文電，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)擬好復(fù)文，經(jīng)審核簽發(fā)后及時(shí)回復(fù)。3.涉及多個(gè)部門的文電，主辦部門應(yīng)牽頭協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同辦理，協(xié)辦部門應(yīng)積極配合，按時(shí)完成工作任務(wù)。六、文電的歸檔與保管（一）歸檔1.文電辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文電整理歸檔。歸檔文電應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理要求。2.歸檔文電應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行整理，裝訂成冊，并編制檔案目錄。3.每年年底，各部門應(yīng)將本年度的歸檔文電移交公司檔案室統(tǒng)一保管。（二）保管1.公司檔案室負(fù)責(zé)文電檔案的保管工作，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備，對檔案進(jìn)行妥善保管。3.嚴(yán)格控制檔案查閱權(quán)限，查閱檔案應(yīng)履行審批手續(xù)，填寫查閱登記表。查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。七、文電的保密與銷毀（一）保密1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文電的保密管理。對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要文電，應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，并采取相應(yīng)的保密措施。2.文電的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、辦理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文電信息不泄露。3.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播公司文電內(nèi)容。（二）銷毀1.文電檔案保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行銷毀。2.銷毀文電檔案應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門和檔案室共同派人監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，確保銷毀工作徹底、無誤。八、文電管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)行政部門負(fù)責(zé)對公司文電管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對文電的擬制、審核、簽發(fā)、收發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.文電管理制度的執(zhí)行情況，包括文電的編號(hào)、格式、擬制、審核、簽發(fā)、收發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.文電的處理效率和質(zhì)量，是否及時(shí)、準(zhǔn)確地處理文電，辦理結(jié)果是否符合要求。3.文電的保密管理情況，是否采取有效的保密措施，防止文電信息泄露。4.文電檔案的管理情況，是否按照規(guī)定進(jìn)行歸檔、保管和銷毀。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門每季度對公司文電管理工作進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查：行政部門