建筑業(yè)公司文件管理制度總則一、目的為規(guī)范建筑業(yè)公司文件管理工作，提高文件處理效率，確保公司信息的準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞和有效利用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司總部及各項(xiàng)目部的文件管理工作，包括但不限于各類公文、報(bào)告、通知、函件、規(guī)章制度、合同等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件實(shí)行統(tǒng)一管理，由公司辦公室負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、歸檔、保管、銷毀等工作。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：按照公司的組織架構(gòu)和職責(zé)分工，各部門、各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目部文件的起草、審核、印發(fā)等工作，并對(duì)文件的內(nèi)容負(fù)責(zé)。3.及時(shí)處理原則：文件處理應(yīng)及時(shí)、迅速，不得拖延、積壓。對(duì)于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，確保文件的時(shí)效性。4.安全保密原則：公司文件涉及公司的商業(yè)秘密、機(jī)密信息和敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文件的安全。四、文件分類1.公文：包括公司的決定、決議、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。2.規(guī)章制度：包括公司的各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、操作規(guī)程等。3.報(bào)告：包括公司的工作總結(jié)、工作計(jì)劃、業(yè)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告等。4.通知：包括公司的內(nèi)部通知、外部通知、會(huì)議通知等。5.函件：包括公司的往來(lái)函件、商務(wù)函件、法律咨詢函等。6.合同：包括公司的各類合同、協(xié)議、備忘錄等。7.其他文件：包括公司的宣傳資料、簡(jiǎn)報(bào)、大事記等。文件的起草與審核一、起草1.公文的起草：由公司辦公室或相關(guān)部門根據(jù)工作需要起草公文，公文應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，內(nèi)容應(yīng)明確、具體、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。2.規(guī)章制度的起草：由公司相關(guān)部門根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和管理需求起草規(guī)章制度，規(guī)章制度應(yīng)經(jīng)過充分的調(diào)研和論證，內(nèi)容應(yīng)科學(xué)、合理、可行。3.報(bào)告的起草：由公司各部門根據(jù)工作需要起草報(bào)告，報(bào)告應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、分析透徹、建議合理。4.通知的起草：由公司辦公室或相關(guān)部門根據(jù)工作需要起草通知，通知應(yīng)明確通知的對(duì)象、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等事項(xiàng)，語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、通俗易懂。5.函件的起草：由公司相關(guān)部門根據(jù)工作需要起草函件，函件應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、語(yǔ)言得體。6.合同的起草：由公司相關(guān)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要起草合同，合同應(yīng)條款明確、責(zé)任清晰、合法合規(guī)。7.其他文件的起草：由公司各部門根據(jù)工作需要起草其他文件，文件應(yīng)內(nèi)容實(shí)用、形式美觀、易于傳播。二、審核1.公文的審核：公文應(yīng)經(jīng)過起草部門負(fù)責(zé)人、公司辦公室負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)的審核，審核內(nèi)容包括文件的內(nèi)容、格式、語(yǔ)言等方面，確保文件符合公司的規(guī)章制度和國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)。2.規(guī)章制度的審核：規(guī)章制度應(yīng)經(jīng)過起草部門負(fù)責(zé)人、公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、公司法律事務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)的審核，審核內(nèi)容包括文件的內(nèi)容、合法性、合理性、可行性等方面，確保文件符合公司的發(fā)展戰(zhàn)略和管理需求。3.報(bào)告的審核：報(bào)告應(yīng)經(jīng)過起草部門負(fù)責(zé)人、公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的審核，審核內(nèi)容包括報(bào)告的內(nèi)容、數(shù)據(jù)、分析、建議等方面，確保報(bào)告內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、分析透徹、建議合理。4.通知的審核：通知應(yīng)經(jīng)過起草部門負(fù)責(zé)人、公司辦公室負(fù)責(zé)人的審核，審核內(nèi)容包括通知的內(nèi)容、對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)等方面，確保通知明確、具體、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。5.函件的審核：函件應(yīng)經(jīng)過起草部門負(fù)責(zé)人、公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的審核，審核內(nèi)容包括函件的內(nèi)容、格式、語(yǔ)言等方面，確保函件內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、語(yǔ)言得體。6.合同的審核：合同應(yīng)經(jīng)過起草部門負(fù)責(zé)人、公司法律事務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)的審核，審核內(nèi)容包括合同的條款、責(zé)任、風(fēng)險(xiǎn)等方面，確保合同條款明確、責(zé)任清晰、合法合規(guī)。7.其他文件的審核：其他文件應(yīng)經(jīng)過起草部門負(fù)責(zé)人的審核，審核內(nèi)容包括文件的內(nèi)容、形式、實(shí)用性等方面，確保文件內(nèi)容實(shí)用、形式美觀、易于傳播。文件的收發(fā)與登記一、收發(fā)1.公司辦公室負(fù)責(zé)公司文件的收發(fā)工作，文件的收發(fā)應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，確保文件的安全。2.收到文件后，公司辦公室應(yīng)及時(shí)登記文件的收發(fā)日期、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、文件來(lái)源、文件密級(jí)等信息，并將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。3.發(fā)出文件時(shí)，公司辦公室應(yīng)填寫文件發(fā)文單，注明文件的編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)送對(duì)象、發(fā)送日期等信息，并將文件發(fā)送給相關(guān)部門或人員。二、登記1.公司辦公室應(yīng)建立文件收發(fā)登記簿，對(duì)公司文件的收發(fā)情況進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括文件的收發(fā)日期、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、文件來(lái)源、文件密級(jí)、文件接收人、文件發(fā)送人等信息。2.文件收發(fā)登記簿應(yīng)保存五年以上，以備查閱。文件的傳閱與辦理一、傳閱1.公文、規(guī)章制度、報(bào)告等需要傳閱的文件，由公司辦公室負(fù)責(zé)傳閱。2.傳閱文件時(shí)，應(yīng)按照文件的密級(jí)和重要程度，確定傳閱范圍和傳閱順序，確保文件的安全和及時(shí)傳閱。3.傳閱文件時(shí)，應(yīng)在文件傳閱單上注明傳閱日期、傳閱人、傳閱意見等信息，并由傳閱人簽字確認(rèn)。4.傳閱文件的期限一般為3個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)傳閱期限，應(yīng)經(jīng)文件起草部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。二、辦理1.通知、函件、合同等需要辦理的文件，由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)辦理。2.辦理文件時(shí)，應(yīng)按照文件的要求和規(guī)定，及時(shí)辦理相關(guān)事宜，并在文件辦理單上注明辦理日期、辦理人、辦理意見等信息。3.辦理文件的期限一般為5個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)辦理期限，應(yīng)經(jīng)文件起草部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.對(duì)于需要多個(gè)部門或人員共同辦理的文件，應(yīng)明確主辦部門和協(xié)辦部門，并建立協(xié)調(diào)機(jī)制，確保文件的及時(shí)辦理。文件的歸檔與保管一、歸檔1.公司文件應(yīng)按照文件的類別、年度、文號(hào)等進(jìn)行分類歸檔，確保文件的有序存放。2.公文、規(guī)章制度、報(bào)告等應(yīng)在文件辦理完畢后10個(gè)工作日內(nèi)歸檔，通知、函件、合同等應(yīng)在文件辦理完畢后5個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.歸檔文件應(yīng)填寫文件歸檔登記表，注明文件的編號(hào)、標(biāo)題、日期、類別、文號(hào)等信息，并由歸檔人簽字確認(rèn)。4.歸檔文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊、美觀。二、保管1.公司文件的保管應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保文件的安全。2.公司文件的保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。3.永久保管的文件包括公司的重要規(guī)章制度、重大合同、重要會(huì)議記錄等；長(zhǎng)期保管的文件包括公司的一般規(guī)章制度、普通合同、年度工作總結(jié)等；短期保管的文件包括公司的日常通知、函件等。4.保管期滿的文件，應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交相關(guān)部門保管。文件的借閱與復(fù)制一、借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫文件借閱登記表，注明借閱文件的編號(hào)、標(biāo)題、借閱人、借閱日期、歸還日期等信息，并經(jīng)文件保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱文件的期限一般為10個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)經(jīng)文件保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.借閱文件時(shí)，應(yīng)愛護(hù)文件，不得損壞、涂改、丟失文件。4.借閱文件的人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還文件，如因工作需要延長(zhǎng)歸還期限，應(yīng)經(jīng)文件保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。二、復(fù)制1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制文件時(shí)，應(yīng)填寫文件復(fù)制登記表，注明復(fù)制文件的編號(hào)、標(biāo)題、復(fù)制人、復(fù)制日期、復(fù)制份數(shù)等信息，并經(jīng)文件保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可復(fù)制。2.復(fù)制文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，確保文件的安全。3.復(fù)制文件的人員應(yīng)妥善保管復(fù)制件，不得將復(fù)制件用于非法用途。文件的銷毀與移交一、銷毀1.保管期滿的文件，應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀文件時(shí)，應(yīng)填寫文件銷毀登記表，注明銷毀文件的編號(hào)、標(biāo)題、銷毀日期、銷毀方式等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。3.銷毀文件時(shí)，應(yīng)采取安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保文件的徹底銷毀。二、移交1.因工作需要，公司文件需要移交相