扶貧資料歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧資料的規(guī)范化管理，確保扶貧工作資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高扶貧工作質(zhì)量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與扶貧工作過程中形成的各類文件、資料、記錄等的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則扶貧資料由專門的部門或人員進(jìn)行集中管理，確保資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則歸檔資料應(yīng)如實反映扶貧工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實。3.分類科學(xué)原則按照扶貧工作的不同階段、類別等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則確保扶貧資料的安全，防止資料丟失、損壞和泄露，對涉及敏感信息的資料要嚴(yán)格保密。二、歸檔資料范圍（一）政策文件類1.國家及地方政府出臺的有關(guān)扶貧工作的法律法規(guī)、政策文件。2.公司制定的扶貧工作相關(guān)制度、規(guī)定、辦法等。（二）規(guī)劃計劃類1.公司扶貧工作長期規(guī)劃、年度計劃。2.針對特定扶貧項目的實施方案、工作計劃等。（三）項目實施類1.扶貧項目申報材料，包括項目申請書、可行性研究報告等。2.項目招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。3.項目合同協(xié)議，與扶貧對象、合作單位等簽訂的各類合同。4.項目實施過程中的各類記錄，如項目進(jìn)度報告、資金使用記錄、物資采購清單等。5.項目驗收資料，包括驗收申請、驗收報告、驗收意見等。（四）資金管理類1.扶貧資金預(yù)算文件。2.資金撥付憑證、賬目明細(xì)。3.資金審計報告。（五）幫扶工作類1.對扶貧對象的幫扶記錄，包括走訪記錄、幫扶措施落實情況等。2.扶貧對象的基本信息資料，如個人檔案、家庭情況登記表等。3.貧困對象脫貧情況統(tǒng)計及相關(guān)證明材料。（六）宣傳培訓(xùn)類1.扶貧工作宣傳資料，如宣傳冊、海報、新聞報道等。2.扶貧培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。（七）其他類1.與扶貧工作相關(guān)的會議紀(jì)要、工作匯報材料。2.扶貧工作中獲得的榮譽(yù)證書、表彰文件等。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整歸檔的文件材料應(yīng)齊全，能夠全面反映扶貧工作的全過程，不得遺漏重要信息。（二）文件格式規(guī)范1.紙質(zhì)文件應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。2.電子文件應(yīng)格式統(tǒng)一，一般采用常用的辦公軟件格式，如.doc、.xls、.pdf等，并確保文件能夠正常打開和讀取。（三）分類準(zhǔn)確按照本制度規(guī)定的分類方法進(jìn)行分類，同一類別的文件應(yīng)歸在一起，不得混淆。（四）編號清晰對歸檔文件應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。（五）裝訂整齊紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。四、歸檔流程（一）收集1.各部門在扶貧工作開展過程中，指定專人負(fù)責(zé)收集本部門產(chǎn)生的相關(guān)文件資料，確保資料的及時收集。2.對于涉及多個部門的扶貧項目，由項目牽頭部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同收集資料。（二）整理1.收集到的文件資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，去除無關(guān)的附件、重復(fù)的文件等。2.按照分類要求對文件進(jìn)行分類，同一類文件按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.對文件進(jìn)行編號，并編制文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號、文件名、日期、來源等信息。（三）審核1.整理好的文件資料由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.對于重要的文件資料，應(yīng)提交公司扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審核。（四）歸檔1.審核通過的文件資料由專人負(fù)責(zé)歸檔，紙質(zhì)文件應(yīng)存入專門的檔案柜，電子文件應(yīng)存儲在指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。2.在歸檔過程中，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明文件名稱、數(shù)量、移交時間等信息，雙方簽字確認(rèn)。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，按照檔案編號順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害或設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如對受潮的紙質(zhì)檔案進(jìn)行烘干處理，對損壞的電子檔案進(jìn)行修復(fù)等。（三）保管期限1.扶貧工作中形成的永久性文件，如重要政策文件、長期規(guī)劃等，應(yīng)永久保管。2.涉及項目實施、資金管理等重要文件，保管期限為[X]年。3.一般性文件資料，保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀或繼續(xù)留存。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱扶貧檔案的人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)審核情況，確定是否提供查閱，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。4.查閱過程中，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等，如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱扶貧檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門對借閱申請表進(jìn)行登記，并收取一定的押金（如有需要）。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，應(yīng)及時催還。4.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，如拍照、錄像等，確保銷毀徹底。3.銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀清單一并保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫1.對扶貧檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入電子數(shù)據(jù)庫，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含檔案編號、文件名、日期、來源、內(nèi)容摘要、保管期限等字段，便于查詢和統(tǒng)計。（二）利用信息技術(shù)提高檔案管理效率1.采用檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的電子化管理，包括檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。2.利用電子簽名、電子印章等技術(shù)手段，確保電子檔案的真實性和合法性。3.建立檔案信息共享平臺，方便公司內(nèi)部各部門之間查閱和利用扶貧檔案信息。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對扶貧資料歸檔管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用實地檢查、查閱檔案、聽取匯報等方式進(jìn)行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。