機(jī)關(guān)文件保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)文件保密管理，確保文件信息安全，防止文件內(nèi)容泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門及全體工作人員在文件起草、收發(fā)、傳遞、使用、保管、歸檔、銷毀等過程中的保密管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對涉及國家秘密、工作秘密和敏感信息的文件，采取最嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。2.全程管控原則：對文件從產(chǎn)生到銷毀的全過程進(jìn)行有效管控，確保每個環(huán)節(jié)的安全。3.誰使用誰負(fù)責(zé)原則：文件使用人員對所使用文件的保密安全負(fù)直接責(zé)任。二、文件起草與審核（一）起草要求1.起草文件時，應(yīng)明確文件的密級，對于涉及保密內(nèi)容的文件，要準(zhǔn)確界定保密范圍和保密期限。2.嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，在文件中明確規(guī)定傳達(dá)、閱讀和使用的對象。3.采用加密技術(shù)或其他安全措施對文件內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)，如使用加密軟件、設(shè)置訪問密碼等。（二）審核程序1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括文件的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性以及保密措施的合理性。2.涉及重要事項(xiàng)或敏感信息的文件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點(diǎn)審核文件的保密級別、知悉范圍和保密要求是否恰當(dāng)。3.對于涉及全局性、戰(zhàn)略性或重大決策的文件，必要時需提交機(jī)關(guān)保密委員會進(jìn)行審核。保密委員會應(yīng)從保密角度對文件進(jìn)行全面審查，提出修改意見。三、文件收發(fā)與登記（一）收發(fā)流程1.機(jī)關(guān)設(shè)立專門的文件收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)文件的接收和發(fā)放工作。2.外部來文由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收，核對文件的名稱、數(shù)量、密級等信息，確認(rèn)無誤后進(jìn)行登記。3.內(nèi)部文件由各部門指定專人負(fù)責(zé)送交收發(fā)室，收發(fā)人員按照規(guī)定進(jìn)行登記和編號。（二）登記內(nèi)容文件登記應(yīng)詳細(xì)記錄文件的編號、名稱、密級、來文單位、發(fā)文日期、份數(shù)、簽收人等信息。登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。四、文件傳遞與傳閱（一）傳遞方式1.對于秘密級以上文件，應(yīng)采用專人傳遞或機(jī)要通信等安全可靠的方式進(jìn)行傳遞，不得通過普通郵政、快遞等方式傳遞。2.傳遞文件時，傳遞人員應(yīng)將文件裝入專用文件袋，并在文件袋上標(biāo)明密級和收件人信息。傳遞過程中要確保文件安全，不得擅自拆閱或中途截留。（二）傳閱管理1.文件傳閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的知悉范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍。2.設(shè)立文件傳閱夾，由收發(fā)人員負(fù)責(zé)將文件放入傳閱夾，并按照規(guī)定的順序進(jìn)行傳閱。傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期。3.傳閱過程中，傳閱人員不得擅自將文件帶出辦公區(qū)域，如需長時間使用，應(yīng)經(jīng)文件管理人員同意，并采取相應(yīng)的保密措施。4.文件傳閱完畢后，傳閱人員應(yīng)及時將文件交回收發(fā)人員，收發(fā)人員應(yīng)認(rèn)真檢查文件是否完整，如有缺損應(yīng)及時查明原因并報(bào)告。五、文件使用與保管（一）使用規(guī)定1.文件使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照文件規(guī)定的使用范圍和要求使用文件，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或改變文件用途。2.使用文件時，應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行，不得在公共場所隨意談?wù)撐募?nèi)容。3.如需對文件進(jìn)行復(fù)印、摘錄、引用等操作，應(yīng)經(jīng)文件管理人員同意，并按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行。復(fù)印、摘錄、引用的文件應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄。（二）保管措施1.設(shè)立專門的文件保管場所，配備必要的保密設(shè)備，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，確保文件存放安全。2.文件應(yīng)按照密級分類存放，不同密級的文件應(yīng)分開保管，并有明顯的標(biāo)識。3.定期對文件進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對文件數(shù)量、種類和保管情況，確保文件賬實(shí)相符。4.文件保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將文件帶出保管場所，不得向無關(guān)人員透露文件保管情況。六、文件歸檔與存儲（一）歸檔要求1.文件辦理完畢后，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，符合檔案管理的要求。2.按照文件形成的時間順序和分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理歸檔，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的長期保存和便捷查詢。（二）存儲安全1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲設(shè)備應(yīng)設(shè)置訪問密碼，并采取加密存儲等安全措施，確保電子檔案的保密性。3.對存儲設(shè)備的使用和維護(hù)進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止存儲設(shè)備被盜、丟失或損壞。七、文件銷毀與處置（一）銷毀范圍1.已超過保密期限且無保存價(jià)值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)文件、錯誤文件等。3.經(jīng)批準(zhǔn)不再需要保密的文件。（二）銷毀程序1.文件銷毀前，應(yīng)由文件保管部門或使用部門提出銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、數(shù)量、密級、銷毀原因等信息。2.申請部門負(fù)責(zé)人對銷毀申請進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由文件保管部門或使用部門指定專人負(fù)責(zé)文件銷毀工作。銷毀過程應(yīng)在兩人以上監(jiān)督下進(jìn)行，確保文件徹底銷毀。4.文件銷毀后，銷毀人員應(yīng)在《文件銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。（三）處置方式1.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。2.對于電子文件，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)徹底清除。3.銷毀后的文件殘?jiān)?、電子存儲設(shè)備等應(yīng)妥善處理，防止信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.機(jī)關(guān)保密委員會負(fù)責(zé)對文件保密管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期開展保密檢查工作。2.設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受全體工作人員對違反文件保密管理制度行為的舉報(bào)。對舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行及時調(diào)查核實(shí)，并對舉報(bào)人予以保護(hù)。（二）檢查內(nèi)容1.文件起草、審核、收發(fā)、傳遞、使用、保管、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)的保密措施落實(shí)情況。2.文件知悉范圍的控制情況，是否存在擅自擴(kuò)大知悉范圍的現(xiàn)象。3.保密設(shè)備的配備和使用情況，是否符合安全要求。4.文件管理人員的保密意識和業(yè)務(wù)能力，是否熟悉保密規(guī)定和操作流程。（三）問題整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門或人員限期整改。2.整改部門或人員應(yīng)針對問題制定具體的整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)將整改情況報(bào)告機(jī)關(guān)保密委員會。3.機(jī)關(guān)保密委員會對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門或人員，將按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定年度文件保密管理培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、機(jī)關(guān)文件保密管理制度、保密技術(shù)和技能等方面的知識。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.定期組織全體工作人員參加文件保密管理培訓(xùn)，新入職人員應(yīng)進(jìn)行專門的保密培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可上崗。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、專題講座、案例分析、在線學(xué)習(xí)等多種形式，提高培訓(xùn)效果。3.邀請保密專家或?qū)I(yè)人員進(jìn)行授課，增強(qiáng)培訓(xùn)的專業(yè)性和權(quán)威性。（三）教育活動1.開展經(jīng)常性的文件保密教育活動，通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、微信群等渠道，宣傳文件保密知識和案例，提高全體工作人員的保密意識。2.組織保密知識競賽、演講比賽等活動，激發(fā)工作人員學(xué)習(xí)保密知識的積極性，營造良好的保密工作氛圍。十、獎懲措施（一）獎勵規(guī)定1.對在文件保密管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，給予表彰和獎勵。表彰和獎勵方式包括通報(bào)表揚(yáng)、頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予物質(zhì)獎勵等。2.表現(xiàn)突出的情形包括嚴(yán)格遵守文件保密管理制度，及時發(fā)現(xiàn)和制止泄密行為，為保護(hù)文件信息安全做出重要貢獻(xiàn)等。（二）懲罰措施1.對違反文件保密管理制度的部門或個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等處分。2.違反文件保密管理制度的情形包括擅自擴(kuò)大文件知悉范圍、泄露文件內(nèi)容、未按規(guī)定保管文