學(xué)校書籍采購管理制度總則1.目的為規(guī)范學(xué)校書籍采購行為，確保采購書籍的質(zhì)量和適用性，滿足教學(xué)、科研及學(xué)生閱讀需求，提高資金使用效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各學(xué)科所需各類書籍的采購活動(dòng)，包括教材、學(xué)術(shù)專著、參考工具書、學(xué)生讀物等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)學(xué)校教學(xué)計(jì)劃、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃和學(xué)生閱讀需求，有針對(duì)性地采購書籍，避免盲目采購。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇內(nèi)容準(zhǔn)確、權(quán)威、新穎，編排合理，印刷質(zhì)量高的書籍，確保所采購書籍的質(zhì)量符合教學(xué)和學(xué)習(xí)要求。公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商有平等的參與機(jī)會(huì)，杜絕不正當(dāng)競爭行為。效益原則：綜合考慮書籍的價(jià)格、實(shí)用性和使用效益，合理控制采購成本，實(shí)現(xiàn)資金的最優(yōu)配置。采購計(jì)劃管理1.年度采購計(jì)劃制定每學(xué)年末，各教學(xué)部門、學(xué)科組應(yīng)根據(jù)下學(xué)期教學(xué)安排、課程設(shè)置變化及學(xué)生人數(shù)等情況，編制本部門下學(xué)年書籍采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需書籍的名稱、作者、出版社、版本、數(shù)量等信息。圖書館應(yīng)結(jié)合館藏建設(shè)規(guī)劃、讀者需求及資源利用情況，制定年度圖書采購補(bǔ)充計(jì)劃，包括各類學(xué)術(shù)專著、參考工具書、學(xué)生讀物等的采購建議。各部門將編制好的采購計(jì)劃提交至學(xué)校教務(wù)處匯總審核，教務(wù)處根據(jù)學(xué)校整體教學(xué)資源配置情況進(jìn)行綜合平衡，形成學(xué)校年度書籍采購總計(jì)劃草案。2.采購計(jì)劃審核與調(diào)整學(xué)校成立由教務(wù)處、圖書館、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)學(xué)科專家組成的書籍采購計(jì)劃審核小組，負(fù)責(zé)對(duì)年度書籍采購總計(jì)劃草案進(jìn)行審核。審核小組應(yīng)重點(diǎn)審查采購計(jì)劃的合理性、必要性、資金預(yù)算等內(nèi)容，確保采購計(jì)劃符合學(xué)校實(shí)際需求和發(fā)展規(guī)劃。經(jīng)審核通過的年度書籍采購總計(jì)劃報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。在執(zhí)行過程中，如因教學(xué)計(jì)劃調(diào)整、學(xué)科建設(shè)需要或其他特殊原因，需對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)提出書面申請(qǐng)，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容及預(yù)算變化情況，經(jīng)教務(wù)處審核、學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)具有合法經(jīng)營資質(zhì)，具備良好的商業(yè)信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況，無不良經(jīng)營記錄。具有較強(qiáng)的圖書供應(yīng)能力，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需書籍，并保證書籍的質(zhì)量和供應(yīng)的穩(wěn)定性。提供的書籍價(jià)格合理，具有一定的價(jià)格優(yōu)勢，同時(shí)能夠提供優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)，如退換貨、缺書補(bǔ)貨等。具有良好的合作意愿，能夠積極配合學(xué)校的采購工作，遵守學(xué)校的采購制度和相關(guān)規(guī)定。2.供應(yīng)商篩選與評(píng)估學(xué)校通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。根據(jù)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。入圍供應(yīng)商數(shù)量應(yīng)根據(jù)采購規(guī)模和實(shí)際需求合理確定，以保證市場競爭的充分性。定期對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)能力、書籍質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合同履行情況等。評(píng)估方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、用戶反饋等多種形式。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。3.供應(yīng)商合作與監(jiān)督與選定的供應(yīng)商簽訂書面采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括書籍的品種、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同應(yīng)具有法律效力，確保雙方嚴(yán)格履行。建立與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，定期召開供應(yīng)商會(huì)議，及時(shí)了解供應(yīng)商的供應(yīng)情況、新書出版信息及市場動(dòng)態(tài)，反饋學(xué)校的采購需求和意見建議，加強(qiáng)雙方的合作與交流。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督管理，定期檢查供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)要求供應(yīng)商整改。對(duì)于違反合同約定或多次出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，按照合同約定進(jìn)行處罰，直至終止合作關(guān)系。采購流程管理1.采購申請(qǐng)各部門根據(jù)已批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，填寫《學(xué)校書籍采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需書籍的名稱、作者、出版社、版本、數(shù)量、預(yù)算金額等信息，并說明采購的原因和用途?！秾W(xué)校書籍采購申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至教務(wù)處。教務(wù)處對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核申請(qǐng)的合理性、必要性及預(yù)算情況，對(duì)于符合要求的申請(qǐng)予以受理，不符合要求的申請(qǐng)退回原部門并說明原因。2.采購審批教務(wù)處將受理的采購申請(qǐng)匯總后，提交學(xué)校采購審批小組進(jìn)行審批。采購審批小組由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)學(xué)科專家組成，根據(jù)學(xué)校的采購政策和預(yù)算安排，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核批準(zhǔn)。對(duì)于金額較大或涉及重要學(xué)科建設(shè)的采購項(xiàng)目，采購審批小組應(yīng)進(jìn)行專題研究和論證，確保采購決策的科學(xué)性和合理性。經(jīng)審批通過的采購申請(qǐng)，由教務(wù)處下達(dá)采購任務(wù)通知。3.采購實(shí)施教務(wù)處根據(jù)采購任務(wù)通知，選擇合適的采購方式組織實(shí)施采購。采購方式包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等，具體采購方式應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額大小及相關(guān)法律法規(guī)要求確定。對(duì)于采用公開招標(biāo)方式的采購項(xiàng)目，應(yīng)按照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。對(duì)于其他采購方式，應(yīng)嚴(yán)格按照相應(yīng)的采購程序進(jìn)行操作，確保采購過程的公平、公正、公開。在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解采購進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。同時(shí)，要嚴(yán)格按照采購合同的約定，對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期等進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購任務(wù)順利完成。4.驗(yàn)收與入庫書籍到貨后，學(xué)校組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)書籍的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保所到書籍與采購合同一致，質(zhì)量符合要求。驗(yàn)收合格的書籍，由圖書館或相關(guān)部門辦理入庫手續(xù)，按照分類編號(hào)上架存放，建立庫存管理臺(tái)賬，記錄書籍的入庫時(shí)間、書名、作者、出版社、版本、數(shù)量等信息，以便于查詢和管理。對(duì)于驗(yàn)收不合格的書籍，如存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺、版本不符等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行退換貨或補(bǔ)貨處理。如供應(yīng)商拒絕處理或處理結(jié)果不符合要求，學(xué)校有權(quán)按照合同約定扣除相應(yīng)貨款或追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制學(xué)校財(cái)務(wù)部門根據(jù)學(xué)校年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算安排和書籍采購計(jì)劃，編制年度書籍采購預(yù)算。預(yù)算編制應(yīng)遵循“量入為出、收支平衡”的原則，充分考慮學(xué)校的教學(xué)、科研需求及資金承受能力，合理確定采購預(yù)算金額。在預(yù)算編制過程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與教務(wù)處、圖書館等相關(guān)部門密切配合，收集各類書籍的價(jià)格信息，進(jìn)行市場調(diào)研和分析，確保預(yù)算編制的準(zhǔn)確性和合理性。同時(shí)，要預(yù)留一定的彈性空間，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的臨時(shí)性采購需求。2.預(yù)算執(zhí)行與控制書籍采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。各部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的預(yù)算進(jìn)行采購申請(qǐng)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照學(xué)校預(yù)算調(diào)整的相關(guān)規(guī)定和程序辦理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對(duì)采購支出進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。對(duì)于超預(yù)算采購的項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付，并要求相關(guān)部門說明原因，采取措施進(jìn)行整改。3.預(yù)算績效評(píng)價(jià)建立書籍采購預(yù)算績效評(píng)價(jià)制度，對(duì)采購預(yù)算的執(zhí)行情況、資金使用效益、采購質(zhì)量等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)?？冃гu(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括采購計(jì)劃完成率、資金節(jié)約率、書籍質(zhì)量合格率、讀者滿意度等。每年末，由學(xué)校財(cái)務(wù)部門會(huì)同教務(wù)處、圖書館等相關(guān)部門，對(duì)本年度書籍采購預(yù)算績效進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)結(jié)果作為下一年度預(yù)算編制和采購決策的重要依據(jù)，對(duì)于績效評(píng)價(jià)優(yōu)秀的部門和項(xiàng)目給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于績效評(píng)價(jià)較差的部門和項(xiàng)目進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并要求其分析原因，提出改進(jìn)措施。采購檔案管理1.檔案內(nèi)容學(xué)校書籍采購檔案應(yīng)包括采購計(jì)劃、采購申請(qǐng)、采購審批文件、采購合同、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等與采購活動(dòng)相關(guān)的各類文件和資料。采購檔案應(yīng)按照采購項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，每個(gè)采購項(xiàng)目的檔案應(yīng)單獨(dú)成冊，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.檔案保管與查閱學(xué)校指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的保管工作，建立采購檔案保管制度，明確檔案保管的場所、方式、期限等要求。采購檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《學(xué)校書籍采購檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)印、摘抄或涂改檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.檔案銷毀采購檔案保管期限屆滿后，由檔案保管人員提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門審核、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的安全性。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制學(xué)校建立健全書籍采購監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購全過程的監(jiān)督管理。學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購過程合法合規(guī)，防止腐敗行為的發(fā)生。設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受學(xué)校師生員工及社會(huì)各界對(duì)采購活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，學(xué)校應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，依法依規(guī)嚴(yán)肅處理相關(guān)責(zé)任人。2.考核評(píng)價(jià)制定學(xué)校書籍采購工作考核評(píng)價(jià)辦法，對(duì)各部門及相關(guān)工作人員的采購工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)