家具公司合同管理制度總則目的為加強(qiáng)本家具公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本家具公司及其所屬各部門(mén)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所簽訂的各類合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、加工承攬合同、運(yùn)輸合同、技術(shù)合同等?；驹瓌t1.依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，不得簽訂違法違規(guī)的合同。2.平等自愿原則：合同雙方在簽訂合同時(shí)應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用的原則，不得強(qiáng)迫或欺詐對(duì)方。3.全面履行原則：合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.防范風(fēng)險(xiǎn)原則：在合同簽訂、履行過(guò)程中，應(yīng)充分考慮各種風(fēng)險(xiǎn)因素，采取有效措施防范風(fēng)險(xiǎn)，確保公司的合法權(quán)益不受損害。合同管理部門(mén)及職責(zé)合同管理部門(mén)1.法務(wù)部：負(fù)責(zé)合同的法律審查、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、糾紛處理等工作，為合同的簽訂、履行提供法律支持。2.業(yè)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)合同的洽談、起草、簽訂、履行等具體業(yè)務(wù)操作，是合同的直接責(zé)任人。3.財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)合同的財(cái)務(wù)審核、付款管理、成本核算等工作，協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)做好合同的財(cái)務(wù)管理。4.行政部：負(fù)責(zé)合同的檔案管理、印章管理等工作，確保合同檔案的完整和印章的安全使用。各部門(mén)職責(zé)1.法務(wù)部職責(zé)參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見(jiàn)和建議。對(duì)合同進(jìn)行法律審查，確保合同的合法性、有效性和完整性。協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)處理合同糾紛，提供法律支持和解決方案。定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行法律培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高員工的法律意識(shí)和合同管理水平。2.業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)合同的前期洽談、意向溝通等工作，收集相關(guān)信息，了解對(duì)方的資信情況。根據(jù)業(yè)務(wù)需要起草合同文本，確保合同條款明確、具體、合法，符合公司利益。按照公司授權(quán)和審批程序簽訂合同，確保合同的簽訂符合規(guī)定。負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。定期向公司匯報(bào)合同履行情況，提交合同履行報(bào)告。在合同履行完畢后，負(fù)責(zé)整理合同相關(guān)資料，辦理合同結(jié)算和歸檔手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部職責(zé)參與合同的財(cái)務(wù)條款審核，提出財(cái)務(wù)方面的意見(jiàn)和建議。負(fù)責(zé)合同的財(cái)務(wù)核算和付款管理，按照合同約定及時(shí)辦理付款手續(xù)，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)做好合同的成本控制和預(yù)算管理工作。4.行政部職責(zé)負(fù)責(zé)合同檔案的建立、整理、歸檔和保管工作，確保合同檔案的完整和安全。按照規(guī)定程序辦理合同印章的使用手續(xù)，監(jiān)督合同印章的正確使用。協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)做好合同的統(tǒng)計(jì)和報(bào)表工作。合同的簽訂合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行合同洽談，與對(duì)方就合同的主要條款達(dá)成一致意見(jiàn)后，起草合同文本。2.合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)將合同文本提交給法務(wù)部進(jìn)行法律審查。法務(wù)部應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見(jiàn)。3.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)法務(wù)部的審查意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，如雙方對(duì)修改意見(jiàn)達(dá)成一致，則將合同文本提交給財(cái)務(wù)部進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見(jiàn)。4.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)財(cái)務(wù)部的審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行再次修改完善，如雙方對(duì)修改意見(jiàn)達(dá)成一致，則將合同文本提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。5.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與對(duì)方簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保合同雙方的簽字（蓋章）手續(xù)齊全，合同文本內(nèi)容與審批通過(guò)的文本一致。6.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同副本及時(shí)分發(fā)給法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、行政部等相關(guān)部門(mén)，并按照規(guī)定辦理合同備案手續(xù)。合同簽訂的授權(quán)管理1.公司實(shí)行合同簽訂授權(quán)制度，明確各類合同簽訂的授權(quán)范圍和審批權(quán)限。2.業(yè)務(wù)人員簽訂合同前，應(yīng)取得公司法定代表人或其授權(quán)委托人的書(shū)面授權(quán)委托書(shū)。授權(quán)委托書(shū)應(yīng)明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容，并加蓋公司公章。3.業(yè)務(wù)人員應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)范圍簽訂合同。如因特殊情況需要超越授權(quán)范圍簽訂合同的，應(yīng)及時(shí)向公司法定代表人或其授權(quán)委托人報(bào)告，并按照公司規(guī)定的程序辦理相關(guān)審批手續(xù)。合同的形式和內(nèi)容1.合同應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式，包括合同書(shū)、信件、電報(bào)、電傳、傳真等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。以電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件等方式能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時(shí)調(diào)取查用的數(shù)據(jù)電文，視為書(shū)面形式。2.合同的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等條款。合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。3.對(duì)于重要合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況增加保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款、不可抗力條款等特殊條款，以保障公司的合法權(quán)益。合同的履行合同履行的原則1.全面履行原則：合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，包括履行的主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式等。2.協(xié)作履行原則：合同雙方在履行合同過(guò)程中應(yīng)相互協(xié)作、相互配合，共同完成合同約定的義務(wù)。如一方履行合同義務(wù)需要另一方協(xié)助的，另一方應(yīng)給予必要的協(xié)助。3.經(jīng)濟(jì)合理原則：合同雙方在履行合同過(guò)程中應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)合理的原則，選擇最經(jīng)濟(jì)、最合理的履行方式，降低履行成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤與監(jiān)督，應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，及時(shí)記錄合同的履行情況，包括合同的執(zhí)行進(jìn)度、交付情況、付款情況等。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取有效措施加以解決。如發(fā)現(xiàn)對(duì)方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并與對(duì)方協(xié)商解決。3.法務(wù)部應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行法律審查，確保合同的履行符合法律法規(guī)的規(guī)定，維護(hù)公司的合法權(quán)益。如發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中存在法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)提出法律意見(jiàn)和建議，協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)防范法律風(fēng)險(xiǎn)。4.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)合同的付款情況進(jìn)行核對(duì)和分析，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)付款過(guò)程中存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施加以解決。合同履行中的變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化或雙方協(xié)商一致需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)簽訂書(shū)面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更的時(shí)間等條款，并經(jīng)雙方簽字（蓋章）確認(rèn)。2.合同履行過(guò)程中，如因一方違約或不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行或部分無(wú)法履行的，另一方有權(quán)解除合同。解除合同應(yīng)簽訂書(shū)面的解除協(xié)議，并按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、行政部等相關(guān)部門(mén)，并按照規(guī)定辦理合同變更或解除的備案手續(xù)。同時(shí)，應(yīng)做好合同變更或解除后的善后工作，如清理合同債權(quán)債務(wù)、處理合同遺留問(wèn)題等。合同的檔案管理合同檔案的建立1.行政部負(fù)責(zé)合同檔案的建立工作，應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)將合同原件及相關(guān)資料收集齊全，并按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和歸檔。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、授權(quán)委托書(shū)、對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書(shū)、資質(zhì)證書(shū)復(fù)印件、合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件（如送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等）、合同變更或解除協(xié)議等資料。合同檔案的保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門(mén)的檔案柜中，并按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂。2.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度等因素確定，一般為[X]年。對(duì)于重要合同或涉及金額較大的合同，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。3.合同檔案的保管應(yīng)確保檔案的安全和完整，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況的發(fā)生。如因特殊原因需要查閱、借閱合同檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。合同檔案的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)行政部審批。行政部應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。2.公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)委托人簽字同意后，報(bào)行政部審批。行政部應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。查閱過(guò)程中，應(yīng)安排專人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。3.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)行政部審批。行政部應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.公司外部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)委托人簽字同意后，報(bào)行政部審批。行政部應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱過(guò)程中，應(yīng)安排專人陪同，并對(duì)借閱情況進(jìn)行記錄。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還合同檔案。合同的印章管理合同印章的種類及使用范圍1.公司合同印章分為合同專用章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章等。2.合同專用章用于簽訂各類合同；法定代表人章用于法定代表人授權(quán)委托書(shū)、合同審批表等文件的簽字；財(cái)務(wù)專用章用于合同的付款憑證、發(fā)票等財(cái)務(wù)文件的蓋章。合同印章的刻制與啟用1.合同印章的刻制由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。2.合同印章刻制完成后，行政部應(yīng)及時(shí)辦理印章啟用手續(xù)，并將印章的印模及啟用時(shí)間等信息備案。印章啟用前，應(yīng)確保印章的印模清晰、規(guī)范，符合公司規(guī)定。合同印章的保管與使用1.合同印章應(yīng)指定專人保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章管理制度，確保印章的安全使用。2.合同印章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，未經(jīng)審批不得擅自使用。使用合同印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《合同印章使用申請(qǐng)表》，經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)人員簽字同意后，方可使用。3.合同印章的使用應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行，不得攜帶合同印章外出使用。如因特殊情況需要攜帶合同印章外出使用的，應(yīng)經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)委托人簽字同意，并辦理相關(guān)審批手續(xù)。外出使用期間，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)保管印章，確保印章的安全使用。4.合同印章使用完畢后，保管人員應(yīng)及時(shí)將印章歸位，并做好使用記錄。使用記錄應(yīng)包括使用時(shí)間、使用人、使用事項(xiàng)、審批情況等信息。合同印章的更換與注銷1.合同印章因磨損、損壞等原因需要更換的，由行政部負(fù)責(zé)辦理更換手續(xù)，并將新印章的印模及啟用時(shí)間等信息備案。2.合同印章因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要注銷的，由行政部負(fù)責(zé)辦理注銷手續(xù)，并將注銷情況備案。注銷后的合同印章應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄。合同的風(fēng)險(xiǎn)防范合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與評(píng)估1.法務(wù)部應(yīng)定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析合同可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極配合法務(wù)部做好合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和評(píng)估工作，及時(shí)提供合同相關(guān)信息，協(xié)助法務(wù)部分析風(fēng)險(xiǎn)因素。3.財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)合同的財(cái)務(wù)條款和執(zhí)行情況，對(duì)合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。合同風(fēng)險(xiǎn)的防范措施1.法律風(fēng)險(xiǎn)防范措施加強(qiáng)合同的法律審查，確保合同的合法性、有效性和完整性。建立健全合同糾紛處理機(jī)制，及時(shí)處理合同糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益。定期組織員工進(jìn)行法律培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和合同管理水平。2.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)防范措施加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，及時(shí)了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況，為合同簽訂提供參考依據(jù)。在合同中約定合理的價(jià)格調(diào)整條款、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)條款等，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司的影響。建立合同履行跟蹤機(jī)制，及時(shí)調(diào)整合同履行策略，應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化。3.信用風(fēng)險(xiǎn)防范措施加強(qiáng)對(duì)對(duì)方的資信調(diào)查，了解對(duì)方的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄等情況，評(píng)估對(duì)方的信用風(fēng)險(xiǎn)。在合同中約定明確的付款條款、違約責(zé)任條款等，約束對(duì)方的履約行為。建立信用檔案，對(duì)合作過(guò)的客戶進(jìn)行信用評(píng)級(jí)，為后續(xù)合作提供參考依據(jù)。4.操作風(fēng)險(xiǎn)防范措施規(guī)范合同簽訂流程，明確各部門(mén)的職責(zé)和權(quán)限，確保合同簽訂過(guò)程的合規(guī)性。加強(qiáng)合同履行過(guò)程的跟蹤與監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。建立合同檔案管理制度，確保合同檔案的完整和安全。合同糾紛的處理合同糾紛的協(xié)商解決1.合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)首先與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商解決，爭(zhēng)取通過(guò)友好協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)，解決糾紛。2.協(xié)商解決合同糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，如合同文本、送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等，為協(xié)商解決糾紛提供依據(jù)。3.協(xié)商解決合同糾紛時(shí)，應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用的原則，尊重對(duì)方的意見(jiàn)和訴求，尋求雙方都能接受的解決方案。合同糾紛的調(diào)解解決1.如協(xié)商解決不成，業(yè)務(wù)部門(mén)可以根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，申請(qǐng)第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解。2.申請(qǐng)調(diào)解時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)向調(diào)解機(jī)構(gòu)提交相關(guān)證據(jù)材料，并填寫(xiě)《合同糾紛調(diào)解申請(qǐng)表》，明確糾紛的事實(shí)、爭(zhēng)議焦點(diǎn)、調(diào)解請(qǐng)求等內(nèi)容。3.調(diào)解機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)雙方提供的證據(jù)材料和調(diào)解請(qǐng)求，組織雙方進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解過(guò)程中，應(yīng)遵循自愿、合法、公正的原則，促使雙方達(dá)成調(diào)解協(xié)議。4.調(diào)解達(dá)成協(xié)議的，雙方應(yīng)簽訂書(shū)面的調(diào)解協(xié)議，并按照協(xié)議約定履行各自的義務(wù)。調(diào)解未達(dá)成協(xié)