宣傳資料印制管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司宣傳資料的印制管理，確保宣傳資料的質(zhì)量，提高宣傳效果，節(jié)約成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)涉及的各類(lèi)宣傳資料的印制管理，包括但不限于產(chǎn)品手冊(cè)、宣傳海報(bào)、宣傳單頁(yè)、企業(yè)畫(huà)冊(cè)、活動(dòng)資料等。3.基本原則合規(guī)性原則：宣傳資料的內(nèi)容必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。準(zhǔn)確性原則：宣傳資料所傳達(dá)的信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，與公司實(shí)際情況相符。時(shí)效性原則：宣傳資料應(yīng)及時(shí)更新，反映公司最新動(dòng)態(tài)和業(yè)務(wù)進(jìn)展。經(jīng)濟(jì)性原則：在保證宣傳效果的前提下，合理控制印制成本，提高資源利用效率。二、職責(zé)分工1.需求部門(mén)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出宣傳資料的印制申請(qǐng)，明確印制內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、用途、交付時(shí)間等要求。負(fù)責(zé)對(duì)宣傳資料的內(nèi)容進(jìn)行審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、合規(guī)，并對(duì)資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。配合印制部門(mén)完成宣傳資料的校對(duì)工作，及時(shí)反饋修改意見(jiàn)。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)宣傳資料印制申請(qǐng)的受理、審核和匯總，根據(jù)需求部門(mén)的要求，選擇合適的印制供應(yīng)商。與印制供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，簽訂印制合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、印制要求、價(jià)格、交付時(shí)間等條款。跟蹤宣傳資料的印制進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決印制過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。負(fù)責(zé)宣傳資料的驗(yàn)收工作，檢查資料的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等是否符合要求，對(duì)驗(yàn)收合格的資料進(jìn)行簽收和歸檔。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核宣傳資料印制費(fèi)用的預(yù)算和報(bào)銷(xiāo)，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。對(duì)宣傳資料印制費(fèi)用進(jìn)行核算和統(tǒng)計(jì)，定期與行政部門(mén)核對(duì)賬目。4.印制供應(yīng)商按照與公司簽訂的印制合同或協(xié)議，嚴(yán)格按照要求進(jìn)行宣傳資料的印制工作，確保印制質(zhì)量和交付時(shí)間。對(duì)印制過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)與公司溝通解決，配合公司做好資料的修改和調(diào)整工作。妥善保管印制過(guò)程中的相關(guān)文件和資料，以備公司查驗(yàn)。三、印制申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)流程需求部門(mén)填寫(xiě)《宣傳資料印制申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱“申請(qǐng)表”），詳細(xì)說(shuō)明印制資料的名稱、內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、用途、交付時(shí)間等信息，并附上相關(guān)資料的電子文檔或樣稿。將申請(qǐng)表提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容的必要性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等進(jìn)行審核，并簽署意見(jiàn)。申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核印制需求的合理性、預(yù)算的可行性、供應(yīng)商選擇的合規(guī)性等，并簽署審核意見(jiàn)。對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、重大活動(dòng)或金額較大的宣傳資料印制申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表返回行政部門(mén)。2.審批要點(diǎn)審核申請(qǐng)內(nèi)容是否符合公司的宣傳策略和業(yè)務(wù)需求，是否有助于提升公司形象和業(yè)務(wù)推廣。檢查宣傳資料的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整、合規(guī)，是否存在錯(cuò)別字、語(yǔ)病、侵權(quán)等問(wèn)題。評(píng)估印制數(shù)量是否合理，是否存在浪費(fèi)或過(guò)度印制的情況。審核預(yù)算費(fèi)用是否在公司規(guī)定的范圍內(nèi)，是否與印制內(nèi)容和數(shù)量相匹配。審查供應(yīng)商選擇是否符合公司的采購(gòu)流程和相關(guān)規(guī)定，是否具備良好的信譽(yù)和資質(zhì)。四、印制供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇行政部門(mén)通過(guò)多種渠道收集印制供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。名錄應(yīng)包括供應(yīng)商的名稱、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)情況等內(nèi)容。根據(jù)宣傳資料的印制需求，從供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)時(shí)應(yīng)提供詳細(xì)的印制要求，包括紙張材質(zhì)、印刷工藝、裝訂方式、尺寸規(guī)格等，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和評(píng)估，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、信譽(yù)等因素，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行邀標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判。組織邀標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判會(huì)議，邀請(qǐng)需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員參加。供應(yīng)商在會(huì)議上進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)演示和報(bào)價(jià)，各部門(mén)根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)分。根據(jù)評(píng)分結(jié)果，選擇得分最高的供應(yīng)商作為中標(biāo)單位，并與其簽訂印制合同或協(xié)議。2.合同管理行政部門(mén)與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂的印制合同或協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、印制要求、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。合同簽訂后，行政部門(mén)應(yīng)將合同副本分發(fā)給需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)了解合同內(nèi)容并進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。在合同執(zhí)行過(guò)程中，如因特殊情況需要變更合同條款，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)作為原合同的附件，具有同等法律效力。3.供應(yīng)商評(píng)估與考核行政部門(mén)定期對(duì)印制供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、印制質(zhì)量、交付時(shí)間、價(jià)格水平等進(jìn)行評(píng)估和考核。評(píng)估和考核周期一般為每季度一次，也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。評(píng)估和考核方式包括問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、樣品抽檢、客戶反饋等。行政部門(mén)應(yīng)收集各方面的反饋意見(jiàn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并填寫(xiě)《印制供應(yīng)商評(píng)估考核表》。根據(jù)評(píng)估考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，如增加訂單量、延長(zhǎng)合作期限等；對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商提出警告和整改要求，如多次整改仍不合格，可終止合作關(guān)系。五、印制過(guò)程管理1.排版設(shè)計(jì)需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)宣傳資料的內(nèi)容和風(fēng)格，提供詳細(xì)的排版設(shè)計(jì)要求，或委托專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)公司進(jìn)行排版設(shè)計(jì)。排版設(shè)計(jì)應(yīng)符合公司的品牌形象和宣傳策略，注重視覺(jué)效果和信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性。設(shè)計(jì)完成后，需求部門(mén)應(yīng)對(duì)排版設(shè)計(jì)稿進(jìn)行審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、排版合理、風(fēng)格一致。審核通過(guò)后的設(shè)計(jì)稿應(yīng)提交至行政部門(mén)，作為印制的依據(jù)。2.打樣確認(rèn)行政部門(mén)將排版設(shè)計(jì)稿提供給印制供應(yīng)商，要求供應(yīng)商按照要求進(jìn)行打樣。打樣稿應(yīng)使用與正式印制相同的紙張材質(zhì)、印刷工藝和裝訂方式，確保打樣效果與最終印制效果一致。需求部門(mén)對(duì)打樣稿進(jìn)行審核和確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋給供應(yīng)商進(jìn)行修改。打樣稿經(jīng)需求部門(mén)確認(rèn)無(wú)誤后，方可進(jìn)行正式印制。3.印制監(jiān)控行政部門(mén)應(yīng)與印制供應(yīng)商保持密切溝通，定期了解印制進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決印制過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。印制過(guò)程中，行政部門(mén)可根據(jù)需要對(duì)印制質(zhì)量進(jìn)行抽檢，檢查印刷顏色、清晰度、套準(zhǔn)度、裝訂質(zhì)量等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行整改。4.進(jìn)度跟蹤行政部門(mén)建立宣傳資料印制進(jìn)度跟蹤表，詳細(xì)記錄印制任務(wù)的下達(dá)時(shí)間、打樣時(shí)間、確認(rèn)時(shí)間、印制開(kāi)始時(shí)間、預(yù)計(jì)完成時(shí)間、實(shí)際完成時(shí)間等信息。根據(jù)進(jìn)度跟蹤表，及時(shí)掌握印制進(jìn)度情況，對(duì)可能影響交付時(shí)間的問(wèn)題提前進(jìn)行預(yù)警和協(xié)調(diào)解決，確保宣傳資料按時(shí)交付。六、質(zhì)量控制與驗(yàn)收1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)宣傳資料的印制質(zhì)量應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，同時(shí)滿足公司的具體要求。具體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)包括但不限于：印刷顏色準(zhǔn)確、清晰，無(wú)明顯色差、重影、模糊等問(wèn)題。文字內(nèi)容排版整齊、規(guī)范，無(wú)錯(cuò)別字、語(yǔ)病、缺字、漏字等情況。圖片分辨率符合要求，圖像清晰、完整，無(wú)變形、失真等問(wèn)題。裝訂牢固、平整，無(wú)脫頁(yè)、散頁(yè)、褶皺、歪斜等現(xiàn)象。紙張材質(zhì)符合設(shè)計(jì)要求，無(wú)破損、污漬、劃痕等瑕疵。2.驗(yàn)收流程宣傳資料印制完成后，行政部門(mén)通知需求部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。需求部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)宣傳資料進(jìn)行逐本（份）驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真檢查宣傳資料的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等是否符合要求，填寫(xiě)《宣傳資料驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)在驗(yàn)收單上注明問(wèn)題所在，并要求供應(yīng)商限期整改。供應(yīng)商根據(jù)驗(yàn)收意見(jiàn)進(jìn)行整改后，需求部門(mén)再次進(jìn)行驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格為止。驗(yàn)收合格的宣傳資料由需求部門(mén)簽收，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。3.不合格處理對(duì)于驗(yàn)收不合格的宣傳資料，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商分析原因并采取有效的整改措施進(jìn)行重新印制。因供應(yīng)商原因?qū)е滦麄髻Y料不合格而產(chǎn)生的額外費(fèi)用，如重新印制費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用等，由供應(yīng)商承擔(dān)。如因供應(yīng)商原因給公司造成損失的，公司有權(quán)按照合同約定要求供應(yīng)商進(jìn)行賠償。七、費(fèi)用管理1.預(yù)算編制需求部門(mén)在提出宣傳資料印制申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制印制費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括紙張費(fèi)用、印刷費(fèi)用、裝訂費(fèi)用、設(shè)計(jì)費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)，并注明預(yù)算總金額。行政部門(mén)對(duì)需求部門(mén)提交的預(yù)算進(jìn)行審核，結(jié)合市場(chǎng)行情和以往印制經(jīng)驗(yàn)，對(duì)預(yù)算的合理性進(jìn)行評(píng)估。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算過(guò)高或過(guò)低，應(yīng)與需求部門(mén)溝通協(xié)商，進(jìn)行調(diào)整。經(jīng)審核后的預(yù)算提交至財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算管理要求，對(duì)預(yù)算進(jìn)行最終審核和批復(fù)。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)宣傳資料印制完成并驗(yàn)收合格后，行政部門(mén)根據(jù)合同約定和實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用，填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，附上發(fā)票、驗(yàn)收單、合同副本等相關(guān)憑證，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，檢查費(fèi)用支出是否符合預(yù)算、合同約定和公司財(cái)務(wù)制度。審核通過(guò)后，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，并辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。3.費(fèi)用核算與統(tǒng)計(jì)財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)宣傳資料印制費(fèi)用進(jìn)行核算和統(tǒng)計(jì)，分析費(fèi)用支出情況，為公司成本控制和預(yù)算管理提供數(shù)據(jù)支持。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)與行政部門(mén)定期核對(duì)賬目，確保費(fèi)用數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。如發(fā)現(xiàn)賬目不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。八、檔案管理1.文件歸檔行政部門(mén)負(fù)責(zé)宣傳資料印制過(guò)程中各類(lèi)文件的歸檔管理，包括申請(qǐng)表、設(shè)計(jì)稿、打樣稿、合同協(xié)議、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)資料。文件歸檔應(yīng)按照時(shí)間順序和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案資料的完整性和可查閱性。2.檔案保管期限宣傳資料印制相關(guān)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱宣傳資料印制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)