外貿(mào)公司采購管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購工作流程，確保采購活動(dòng)的高效、有序進(jìn)行，保障公司物資供應(yīng)，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與競爭的機(jī)會(huì)，公平對待每一個(gè)供應(yīng)商，公正評價(jià)采購結(jié)果。4.歸口管理原則：采購工作實(shí)行歸口管理，明確各部門在采購活動(dòng)中的職責(zé)和權(quán)限。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立采購部，負(fù)責(zé)公司采購工作的具體實(shí)施。采購部根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可設(shè)采購經(jīng)理、采購專員等崗位。（二）采購部門職責(zé)1.制定采購計(jì)劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和物資需求情況，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評估、選擇和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)。3.采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和審批后的采購申請，組織實(shí)施采購活動(dòng)，與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟蹤采購合同執(zhí)行情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判、招標(biāo)等方式，降低采購成本，提高采購性價(jià)比。5.采購風(fēng)險(xiǎn)管理：識(shí)別、評估和應(yīng)對采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約、價(jià)格波動(dòng)、質(zhì)量問題等。6.采購信息管理：收集、整理和分析采購相關(guān)信息，為公司決策提供支持。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：提出物資采購需求，填寫采購申請，提供技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)要求，參與采購過程中的技術(shù)評審和驗(yàn)收工作。2.財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排、支付審核和財(cái)務(wù)核算，對采購成本進(jìn)行監(jiān)控和分析。3.質(zhì)量部：參與采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，對采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法提出意見和建議。4.法務(wù)部：審核采購合同等法律文件，提供法律咨詢和支持，防范采購法律風(fēng)險(xiǎn)。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、技術(shù)要求、預(yù)算金額等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部。（二）采購審批1.采購部收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購物資的必要性、合理性和預(yù)算金額的準(zhǔn)確性。2.對于金額較小的采購申請，由采購經(jīng)理審批；對于金額較大的采購申請，需提交公司管理層審批。3.審批通過的采購申請進(jìn)入采購流程，未通過的采購申請由采購部反饋給需求部門并說明原因。（三）采購實(shí)施1.制定采購方案：采購專員根據(jù)采購申請和審批意見，制定具體的采購方案，包括采購方式選擇、供應(yīng)商選擇、采購時(shí)間安排等。2.選擇供應(yīng)商：采購專員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和實(shí)地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送詢價(jià)單或招標(biāo)邀請書。3.采購談判：與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。談判過程中，采購專員應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。4.簽訂采購合同：談判達(dá)成一致后，采購專員起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同經(jīng)法務(wù)部審核、公司授權(quán)代表簽字蓋章后生效。采購合同應(yīng)妥善保管，作為采購執(zhí)行和結(jié)算的依據(jù)。5.采購訂單下達(dá)：采購專員根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。采購訂單應(yīng)及時(shí)發(fā)送給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。（四）采購驗(yàn)收1.物資到貨前，采購部應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨時(shí)，采購專員、需求部門人員和質(zhì)量部人員共同對物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等是否符合采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.對于驗(yàn)收合格的物資，填寫《采購驗(yàn)收單》，各方簽字確認(rèn)；對于驗(yàn)收不合格的物資，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至物資符合要求為止。（五）采購付款1.采購物資驗(yàn)收合格后，采購專員整理相關(guān)票據(jù)，填寫《付款申請單》，附上采購合同、采購發(fā)票、采購驗(yàn)收單等憑證，提交至財(cái)務(wù)部。2.財(cái)務(wù)部對付款申請進(jìn)行審核，核實(shí)票據(jù)的真實(shí)性、合法性和完整性，以及采購合同的執(zhí)行情況。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購方式（一）招標(biāo)采購1.適用范圍：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、供應(yīng)商競爭充分的采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購方式。2.招標(biāo)程序：編制招標(biāo)文件：明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等要求。發(fā)布招標(biāo)公告：通過公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、招標(biāo)平臺(tái)等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。發(fā)售招標(biāo)文件：向購買招標(biāo)文件的潛在供應(yīng)商提供招標(biāo)文件，并收取相應(yīng)費(fèi)用。開標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)開標(biāo)，公開唱標(biāo)，公布投標(biāo)人的投標(biāo)報(bào)價(jià)、技術(shù)方案等內(nèi)容。評標(biāo)：組織評標(biāo)委員會(huì)對投標(biāo)人的投標(biāo)文件進(jìn)行評審，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)候選人。定標(biāo)：根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向其發(fā)出中標(biāo)通知書。簽訂合同：中標(biāo)供應(yīng)商與公司按照中標(biāo)通知書和招標(biāo)文件的要求簽訂采購合同。（二）詢價(jià)采購1.適用范圍：對于采購金額較小、采購需求明確、市場供應(yīng)充足的采購項(xiàng)目，采用詢價(jià)采購方式。2.詢價(jià)程序：選擇詢價(jià)供應(yīng)商：采購專員從合格供應(yīng)商名單中選擇若干家供應(yīng)商，向其發(fā)送詢價(jià)單。供應(yīng)商報(bào)價(jià)：供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)詢價(jià)單，報(bào)出采購物資的價(jià)格、交貨期等條款。比較報(bào)價(jià)：采購專員對各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，選擇報(bào)價(jià)合理、交貨期合適的供應(yīng)商。確定供應(yīng)商：與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定最終采購價(jià)格和合同條款，簽訂采購合同。（三）競爭性談判采購1.適用范圍：對于采購時(shí)間緊迫、采購需求存在一定不確定性、需要與供應(yīng)商進(jìn)行深入溝通的采購項(xiàng)目，采用競爭性談判采購方式。2.談判程序：成立談判小組：由采購部、需求部門、質(zhì)量部等相關(guān)人員組成談判小組。制定談判文件：明確談判項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、談判程序等要求。邀請供應(yīng)商：從合格供應(yīng)商名單中邀請若干家供應(yīng)商參與談判。談判：與供應(yīng)商進(jìn)行多輪談判，就采購物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，談判小組根據(jù)談判情況，確定成交供應(yīng)商，并向其發(fā)出成交通知書。簽訂合同：成交供應(yīng)商與公司按照成交通知書和談判文件的要求簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序：填寫《單一來源采購申請表》，詳細(xì)說明采用單一來源采購方式的理由和依據(jù)?！秵我粊碓床少徤暾埍怼方?jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司管理層審批后，方可實(shí)施單一來源采購。與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價(jià)格和合同條款，簽訂采購合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.根據(jù)公司采購需求和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，采購部制定供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃，明確供應(yīng)商開發(fā)的目標(biāo)、范圍和方法。2.通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加展會(huì)等方式，收集潛在供應(yīng)商信息。3.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等。4.對符合初步篩選條件的潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)水平、售后服務(wù)等方面的情況。5.填寫《供應(yīng)商評估表》，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估結(jié)果分為合格、不合格和待觀察。對于評估合格的潛在供應(yīng)商，納入公司合格供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估與考核，評估周期為每年一次。2.評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。3.考核方式采用定量與定性相結(jié)合的方法，通過對供應(yīng)商的交貨及時(shí)率、產(chǎn)品合格率、投訴率等指標(biāo)進(jìn)行量化考核，同時(shí)結(jié)合采購人員的評價(jià)意見進(jìn)行定性考核。4.根據(jù)評估與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理：優(yōu)秀供應(yīng)商：評估得分在90分以上的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎(jiǎng)勵(lì)措施。合格供應(yīng)商：評估得分在6089分之間的供應(yīng)商，維持現(xiàn)有合作關(guān)系，要求其不斷改進(jìn)和提高。不合格供應(yīng)商：評估得分在60分以下的供應(yīng)商，暫停合作，限期整改；整改后仍不合格的，取消其合格供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰1.供應(yīng)商激勵(lì)：對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、禮品等。在采購合同簽訂、付款方式等方面給予優(yōu)秀供應(yīng)商一定的優(yōu)惠政策。優(yōu)先向優(yōu)秀供應(yīng)商推薦新的采購項(xiàng)目，增加其合作機(jī)會(huì)。2.供應(yīng)商淘汰：對于連續(xù)兩次考核不合格的供應(yīng)商，取消其合格供應(yīng)商資格。對于出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨期延誤、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，立即終止合作，并列入黑名單，不再與其合作。定期清理不合格供應(yīng)商名單，更新合格供應(yīng)商名單。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部會(huì)同相關(guān)部門對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括但不限于以下方面：供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：如供應(yīng)商違約、破產(chǎn)、質(zhì)量問題等。市場風(fēng)險(xiǎn)：如價(jià)格波動(dòng)、市場供應(yīng)短缺等。合同風(fēng)險(xiǎn)：如合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中的糾紛等。法律風(fēng)險(xiǎn)：如采購活動(dòng)違反法律法規(guī)等。2.針對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：選擇多家供應(yīng)商，避免過度依賴單一供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)、明確的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償方式。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，在供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)情況時(shí)，能夠及時(shí)采取替代措施，保證物資供應(yīng)。2.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場價(jià)格動(dòng)態(tài)和供應(yīng)情況。采用靈活的采購策略，如簽訂長期合同、套期保值等，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。建立物資儲(chǔ)備制度，合理儲(chǔ)備一定數(shù)量的常用物資，以應(yīng)對市場供應(yīng)短缺情況。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購合同由法務(wù)部審核，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、完整。在合同執(zhí)行過程中，加強(qiáng)對合同的跟蹤和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中的問題。建立合同糾紛處理機(jī)制，妥善處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。在采購活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。對于重大采購項(xiàng)目，咨詢專業(yè)律師意見，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。七、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購部負(fù)責(zé)建立采購檔案，對采購活動(dòng)中的各類文件、資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案包括采購申請、采購審批文件、采購合同、采購訂單、采購發(fā)票、采購驗(yàn)收單、供應(yīng)商資料、談判紀(jì)要、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等。3.采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。（二）采