公司進(jìn)料樣品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司進(jìn)料樣品的管理，規(guī)范進(jìn)料樣品的采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、存儲(chǔ)及處置等流程，確保進(jìn)料樣品的質(zhì)量符合要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有進(jìn)料樣品的管理活動(dòng)，包括原材料、零部件、輔助材料等各類進(jìn)料樣品。（三）基本原則1.合法性原則：進(jìn)料樣品的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保進(jìn)料樣品的信息準(zhǔn)確無誤，包括規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。3.及時(shí)性原則：各項(xiàng)管理工作應(yīng)及時(shí)開展，避免因延誤導(dǎo)致的損失或影響。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.根據(jù)生產(chǎn)需求和技術(shù)要求，負(fù)責(zé)進(jìn)料樣品的采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合格的供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。2.跟蹤進(jìn)料樣品的采購(gòu)進(jìn)度，確保按時(shí)到貨。（二）質(zhì)量部門1.制定進(jìn)料樣品的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。2.負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)料樣品進(jìn)行檢驗(yàn)、測(cè)試，判定其質(zhì)量是否符合要求，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。3.對(duì)不合格進(jìn)料樣品進(jìn)行標(biāo)識(shí)、隔離，并跟蹤處理結(jié)果。（三）技術(shù)部門1.提供進(jìn)料樣品的技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.協(xié)助質(zhì)量部門對(duì)進(jìn)料樣品進(jìn)行質(zhì)量判定，對(duì)技術(shù)問題提供支持和解決方案。（四）倉(cāng)庫(kù)管理部門1.負(fù)責(zé)進(jìn)料樣品的接收、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作。2.對(duì)進(jìn)料樣品進(jìn)行分類存放，做好標(biāo)識(shí)和防護(hù)措施，確保樣品質(zhì)量不受損。3.建立進(jìn)料樣品庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)，保證賬物相符。（五）使用部門1.根據(jù)生產(chǎn)需要，提出進(jìn)料樣品的使用需求。2.在使用過程中，對(duì)進(jìn)料樣品的質(zhì)量進(jìn)行反饋，協(xié)助質(zhì)量部門做好質(zhì)量改進(jìn)工作。三、進(jìn)料樣品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《進(jìn)料樣品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明樣品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性，如有疑問及時(shí)與使用部門溝通。審核通過后，采購(gòu)部門將采購(gòu)申請(qǐng)錄入采購(gòu)系統(tǒng)，并安排采購(gòu)工作。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，通過多種渠道尋找合適的供應(yīng)商，如供應(yīng)商名錄、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價(jià)格水平等。評(píng)估可采用實(shí)地考察、問卷調(diào)查、供應(yīng)商歷史業(yè)績(jī)查詢等方式進(jìn)行。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇至少三家合格的供應(yīng)商，并向其發(fā)送詢價(jià)函，要求提供進(jìn)料樣品的報(bào)價(jià)、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等信息。4.采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并與其簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確進(jìn)料樣品的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。（三）采購(gòu)合同執(zhí)行1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保進(jìn)料樣品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。2.如因供應(yīng)商原因?qū)е逻M(jìn)料樣品無法按時(shí)到貨或質(zhì)量不符合要求，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施、承擔(dān)違約責(zé)任等。如協(xié)商無果，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)合同約定采取相應(yīng)的法律措施。四、進(jìn)料樣品驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.質(zhì)量部門在進(jìn)料樣品到貨前，根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的驗(yàn)收計(jì)劃，明確驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收方法、驗(yàn)收人員等信息。2.驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉進(jìn)料樣品的技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，掌握驗(yàn)收方法和流程。同時(shí)，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和設(shè)備，如量具、儀器等。（二）到貨檢驗(yàn)1.進(jìn)料樣品到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員根據(jù)驗(yàn)收計(jì)劃，對(duì)進(jìn)料樣品的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀等進(jìn)行核對(duì)，確保與采購(gòu)合同一致。2.質(zhì)量部門按照制定的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對(duì)進(jìn)料樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)項(xiàng)目可包括物理性能、化學(xué)性能、尺寸精度、外觀質(zhì)量等。檢驗(yàn)方法可采用實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)、現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試、感官檢驗(yàn)等方式進(jìn)行。3.驗(yàn)收人員在驗(yàn)收過程中，應(yīng)認(rèn)真做好記錄，記錄內(nèi)容包括進(jìn)料樣品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、到貨時(shí)間、供應(yīng)商名稱、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并存檔保存。（三）驗(yàn)收結(jié)果判定1.質(zhì)量部門根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果，對(duì)進(jìn)料樣品的質(zhì)量進(jìn)行判定。如進(jìn)料樣品的質(zhì)量符合采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，判定為合格；如不符合要求，判定為不合格。2.對(duì)于合格的進(jìn)料樣品，質(zhì)量部門出具《進(jìn)料樣品驗(yàn)收合格報(bào)告》，倉(cāng)庫(kù)管理部門辦理入庫(kù)手續(xù)，并將進(jìn)料樣品存放到指定倉(cāng)庫(kù)。對(duì)于不合格的進(jìn)料樣品，質(zhì)量部門出具《進(jìn)料樣品驗(yàn)收不合格報(bào)告》，并在進(jìn)料樣品上貼上不合格標(biāo)識(shí)，進(jìn)行隔離存放。（四）不合格處理1.質(zhì)量部門將《進(jìn)料樣品驗(yàn)收不合格報(bào)告》及時(shí)發(fā)送給采購(gòu)部門和使用部門。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施或承擔(dān)違約責(zé)任，如換貨、退貨、降價(jià)等。2.使用部門根據(jù)生產(chǎn)需要，對(duì)不合格進(jìn)料樣品提出處理意見，如讓步接收、返工、報(bào)廢等。質(zhì)量部門對(duì)使用部門提出的處理意見進(jìn)行審核，如同意處理意見，則按照處理意見進(jìn)行處理；如不同意處理意見，則與使用部門協(xié)商解決。3.對(duì)于讓步接收的不合格進(jìn)料樣品，質(zhì)量部門應(yīng)在《進(jìn)料樣品驗(yàn)收不合格報(bào)告》上注明讓步接收的原因和使用限制條件，并跟蹤其使用情況。對(duì)于返工的不合格進(jìn)料樣品，質(zhì)量部門應(yīng)監(jiān)督返工過程，確保返工后的進(jìn)料樣品質(zhì)量符合要求。對(duì)于報(bào)廢的不合格進(jìn)料樣品，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如填寫《報(bào)廢申請(qǐng)單》，經(jīng)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。五、進(jìn)料樣品使用管理（一）使用申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)需要，填寫《進(jìn)料樣品使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明進(jìn)料樣品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、使用時(shí)間、使用用途等信息，并提交至倉(cāng)庫(kù)管理部門。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門對(duì)使用申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性，如有疑問及時(shí)與使用部門溝通。審核通過后，倉(cāng)庫(kù)管理部門按照使用申請(qǐng)發(fā)放進(jìn)料樣品，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括進(jìn)料樣品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、發(fā)放時(shí)間、使用部門、領(lǐng)取人等信息。（二）使用過程監(jiān)督1.使用部門在使用進(jìn)料樣品過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保進(jìn)料樣品的質(zhì)量不受影響。同時(shí)，應(yīng)做好使用記錄，記錄內(nèi)容包括進(jìn)料樣品的名稱、規(guī)格型號(hào)、使用時(shí)間、使用數(shù)量、使用效果等信息。使用記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并存檔保存。2.質(zhì)量部門定期對(duì)使用部門的進(jìn)料樣品使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)使用過程中存在質(zhì)量問題或違反操作規(guī)程的行為，應(yīng)及時(shí)要求使用部門整改，并跟蹤整改結(jié)果。（三）剩余樣品管理1.使用完畢后，使用部門應(yīng)及時(shí)將剩余的進(jìn)料樣品退回倉(cāng)庫(kù)管理部門。倉(cāng)庫(kù)管理部門對(duì)退回的進(jìn)料樣品進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等信息無誤后，辦理入庫(kù)手續(xù)。2.對(duì)于因生產(chǎn)任務(wù)變更或其他原因?qū)е虏辉偈褂玫倪M(jìn)料樣品，使用部門應(yīng)填寫《進(jìn)料樣品退庫(kù)申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后將進(jìn)料樣品退回倉(cāng)庫(kù)管理部門。倉(cāng)庫(kù)管理部門按照規(guī)定進(jìn)行處理，如重新分類存放、報(bào)廢等。六、進(jìn)料樣品存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)進(jìn)料樣品的特性和要求，提供適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，如溫度、濕度、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等條件。2.對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的進(jìn)料樣品，如易燃易爆物品、有毒有害物品等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存儲(chǔ)，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（二）分類存放1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)對(duì)進(jìn)料樣品進(jìn)行分類存放，可按照原材料、零部件、輔助材料等類別進(jìn)行劃分，也可按照規(guī)格型號(hào)、供應(yīng)商等進(jìn)行劃分。分類存放應(yīng)便于查找和管理。2.對(duì)于不同類別的進(jìn)料樣品，應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明樣品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、保質(zhì)期等信息。標(biāo)識(shí)牌應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易褪色。（三）庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)進(jìn)料樣品進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次。2.庫(kù)存盤點(diǎn)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)進(jìn)料樣品的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量狀況等信息，與庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行逐一比對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《庫(kù)存盤點(diǎn)差異表》，上報(bào)相關(guān)部門進(jìn)行處理。3.對(duì)于因盤點(diǎn)差異導(dǎo)致的盤盈或盤虧情況，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。七、進(jìn)料樣品處置管理（一）處置申請(qǐng)1.對(duì)于不再使用、過期、變質(zhì)、損壞等需要處置的進(jìn)料樣品，使用部門或倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)填寫《進(jìn)料樣品處置申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明進(jìn)料樣品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、處置原因、處置方式等信息，并提交至相關(guān)部門進(jìn)行審批。2.相關(guān)部門對(duì)處置申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)進(jìn)料樣品的實(shí)際情況，確定處置方式，如報(bào)廢、出售、捐贈(zèng)等。審核通過后，批準(zhǔn)處置申請(qǐng)，并通知倉(cāng)庫(kù)管理部門按照處置方式進(jìn)行處理。（二）處置方式1.報(bào)廢：對(duì)于無法修復(fù)、無使用價(jià)值或不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)料樣品，經(jīng)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢處理可采用物理銷毀、化學(xué)銷毀等方式進(jìn)行，確保進(jìn)料樣品不會(huì)對(duì)環(huán)境和人員造成危害。2.出售：對(duì)于尚有一定使用價(jià)值或市場(chǎng)需求的進(jìn)料樣品，經(jīng)審批后可進(jìn)行出售處理。出售處理應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，如通過招標(biāo)、拍賣等方式確定買家，并簽訂出售合同。出售所得款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。3.捐贈(zèng)：對(duì)于符合捐贈(zèng)條件的進(jìn)料樣品，經(jīng)審批后可進(jìn)行捐贈(zèng)處理。捐贈(zèng)處理應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，如選擇合適的捐贈(zèng)對(duì)象，并辦理相關(guān)捐贈(zèng)手續(xù)。（三）處置記錄1.倉(cāng)庫(kù)管理部