學(xué)校物資臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校物資管理，規(guī)范物資臺賬的建立、使用和維護，確保物資信息準(zhǔn)確、完整，提高物資使用效率，保障學(xué)校教學(xué)、科研及日常工作的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級、各班級及附屬機構(gòu)涉及的各類物資管理，包括但不限于教學(xué)設(shè)備、辦公用品、實驗器材、圖書資料、后勤物資等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：學(xué)校設(shè)立專門的物資管理部門，對全校物資實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保物資管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分級負(fù)責(zé)原則：根據(jù)物資管理職責(zé)，明確學(xué)校各部門、各層級在物資管理中的責(zé)任，做到責(zé)任到人，各司其職。3.動態(tài)管理原則：物資臺賬應(yīng)實時反映物資的增減變動情況，定期進行盤點和核對，確保賬實相符。4.勤儉節(jié)約原則：樹立節(jié)約意識，合理配置物資資源，避免浪費，提高物資使用效益。二、物資臺賬管理職責(zé)（一）物資管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校物資臺賬管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)一建立學(xué)校物資總臺賬，對各類物資進行分類登記、核算和管理。3.負(fù)責(zé)物資采購計劃的審核、匯總，組織物資采購工作。4.定期對物資臺賬進行清查盤點，確保賬實相符，并及時處理盤盈盤虧情況。5.監(jiān)督檢查各部門物資臺賬的建立和使用情況，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。6.負(fù)責(zé)物資報廢、處置等相關(guān)手續(xù)的辦理。（二）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門物資臺賬的建立和管理，指定專人負(fù)責(zé)物資的登記、保管和使用。2.根據(jù)實際工作需要，編制物資需求計劃，報物資管理部門審核。3.嚴(yán)格按照規(guī)定使用物資，做好物資的日常維護和保養(yǎng)，確保物資安全、完好。4.定期對本部門物資進行自查自糾，配合物資管理部門做好清查盤點工作。5.負(fù)責(zé)本部門物資報廢、損壞等情況的報告，并協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核物資采購計劃和費用報銷，確保物資采購資金的合理使用。2.協(xié)助物資管理部門做好物資臺賬的核算工作，定期核對賬目，確保財務(wù)數(shù)據(jù)與物資臺賬數(shù)據(jù)一致。3.參與物資清查盤點工作，對盤盈盤虧情況進行財務(wù)處理。三、物資臺賬的建立（一）臺賬分類物資臺賬應(yīng)按照物資類別進行分類設(shè)置，主要包括以下幾類：1.教學(xué)設(shè)備臺賬：記錄各類教學(xué)儀器、設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、使用部門等信息。2.辦公用品臺賬：登記辦公桌椅、電腦、打印機、復(fù)印機、文具等辦公用品的相關(guān)信息。3.實驗器材臺賬：涵蓋化學(xué)試劑、實驗儀器、標(biāo)本模型等實驗所需物資的詳細(xì)情況。4.圖書資料臺賬：包括圖書、期刊、雜志、電子讀物等的書名、作者、出版社、出版時間、數(shù)量、存放地點等。5.后勤物資臺賬：如水電暖設(shè)備、消防器材、清潔用品、維修工具等物資的管理記錄。（二）臺賬內(nèi)容物資臺賬應(yīng)詳細(xì)記錄物資的基本信息、出入庫情況、使用狀態(tài)等，具體內(nèi)容如下：1.基本信息：物資名稱、規(guī)格型號、品牌、產(chǎn)地、購置價格、購置日期、資產(chǎn)編號、使用部門等。2.出入庫情況：入庫時間、入庫單號、供應(yīng)商名稱、入庫數(shù)量；出庫時間、出庫單號、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、出庫數(shù)量等。3.使用狀態(tài)：在用、閑置、維修、報廢等。（三）臺賬建立流程1.物資采購到貨后，采購人員應(yīng)及時將物資信息提交給物資管理部門。2.物資管理部門根據(jù)采購人員提供的信息，在物資總臺賬中進行登記，并分配資產(chǎn)編號。3.對于新購置的物資，物資管理部門應(yīng)同時通知使用部門，使用部門在本部門臺賬中進行相應(yīng)登記。4.物資管理部門應(yīng)定期將新增物資信息與財務(wù)部門進行核對，確保財務(wù)入賬準(zhǔn)確。四、物資采購管理（一）采購計劃編制1.各使用部門應(yīng)根據(jù)教學(xué)、科研及日常工作需要，提前編制物資需求計劃。物資需求計劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.物資需求計劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報物資管理部門。3.物資管理部門對各部門提交的物資需求計劃進行匯總、審核，結(jié)合學(xué)校庫存情況和資金預(yù)算，編制學(xué)校年度物資采購計劃。（二）采購實施1.物資管理部門根據(jù)年度物資采購計劃，按照學(xué)校采購相關(guān)規(guī)定組織實施采購工作。采購方式包括招標(biāo)采購、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等，具體采購方式應(yīng)根據(jù)物資性質(zhì)、金額大小等因素確定。2.在采購過程中，物資管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購程序進行操作，確保采購過程公開、公平、公正。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.物資到貨后，采購人員應(yīng)及時通知物資管理部門進行驗收。物資管理部門組織相關(guān)人員按照采購合同和驗收標(biāo)準(zhǔn)對物資進行驗收，驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。五、物資入庫管理（一）驗收1.物資到貨后，物資管理部門應(yīng)及時組織驗收。驗收人員應(yīng)包括物資管理部門人員、使用部門人員、專業(yè)技術(shù)人員等，必要時可邀請外部專家參與驗收。2.驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等。驗收人員應(yīng)按照采購合同和驗收標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，并填寫驗收報告。驗收報告應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗收情況、驗收人員簽字等內(nèi)容。3.對于驗收不合格的物資，驗收人員應(yīng)及時通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（二）入庫1.驗收合格的物資，物資管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。入庫人員應(yīng)根據(jù)驗收報告，在物資臺賬中記錄物資的入庫時間、入庫單號、供應(yīng)商名稱、入庫數(shù)量等信息，并將物資按照規(guī)定存放地點進行存放。2.物資入庫后，物資管理部門應(yīng)及時更新庫存信息，確保庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。六、物資領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用申請1.使用部門或個人需要領(lǐng)用物資時，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請表。物資領(lǐng)用申請表應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人員簽字等內(nèi)容。2.物資領(lǐng)用申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交物資管理部門。（二）發(fā)放1.物資管理部門根據(jù)物資領(lǐng)用申請表，在物資臺賬中核對庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時辦理發(fā)放手續(xù)。2.物資發(fā)放人員應(yīng)按照物資領(lǐng)用申請表的內(nèi)容發(fā)放物資，并在物資臺賬中記錄物資的出庫時間、出庫單號、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、出庫數(shù)量等信息。3.對于貴重物資或限量領(lǐng)用物資，物資管理部門應(yīng)嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量，并要求領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。七、物資庫存管理（一）庫存盤點1.物資管理部門應(yīng)定期對物資進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般每年至少進行一次全面盤點，每季度進行一次抽盤。2.盤點前，物資管理部門應(yīng)制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等內(nèi)容。盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等情況，并填寫盤點表。3.盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)將盤點表交物資管理部門匯總。物資管理部門根據(jù)盤點結(jié)果，編制盤點報告，分析盤盈盤虧原因，并提出處理意見。（二）庫存調(diào)整1.對于盤盈盤虧的物資，物資管理部門應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，調(diào)整物資臺賬和庫存信息。2.盤盈物資應(yīng)按照規(guī)定程序辦理入庫手續(xù)，盤虧物資應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）庫存安全1.物資管理部門應(yīng)加強物資庫存安全管理，確保物資存放安全、完好。物資存放地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.物資管理部門應(yīng)定期對庫存物資進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理物資損壞、變質(zhì)等情況。對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放和管理。八、物資處置管理（一）報廢1.物資因損壞、老化、技術(shù)淘汰等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應(yīng)及時填寫物資報廢申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、購置時間、報廢原因等內(nèi)容。2.物資報廢申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報物資管理部門。物資管理部門組織相關(guān)人員進行技術(shù)鑒定，確認(rèn)物資已無法修復(fù)或無使用價值后，提交學(xué)校資產(chǎn)處置領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.經(jīng)學(xué)校資產(chǎn)處置領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)報廢的物資，物資管理部門應(yīng)按照規(guī)定程序進行處置。處置方式包括報廢變賣、報廢回收等，處置收入應(yīng)按照學(xué)校財務(wù)規(guī)定上繳國庫。（二）調(diào)撥1.學(xué)校內(nèi)部各部門之間因工作需要調(diào)撥物資時，應(yīng)填寫物資調(diào)撥申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、調(diào)出部門、調(diào)入部門、調(diào)撥原因等內(nèi)容。2.物資調(diào)撥申請表經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門負(fù)責(zé)人審核后，報物資管理部門。物資管理部門審核同意后，辦理物資調(diào)撥手續(xù)，并在物資臺賬中調(diào)整相關(guān)信息。（三）捐贈1.學(xué)校對外捐贈物資時，應(yīng)填寫物資捐贈申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、捐贈對象、捐贈原因等內(nèi)容。2.物資捐贈申請表經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門審核后，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，物資管理部門辦理物資捐贈手續(xù)，并在物資臺賬中進行相應(yīng)處理。九、物資臺賬信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)學(xué)校應(yīng)建立物資管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)物資臺賬的電子化管理。物資管理信息化系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成、庫存管理、采購管理、領(lǐng)用管理、處置管理等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護物資管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物資管理信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護工作。數(shù)據(jù)錄入應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，確保物資臺賬信息與實際情況一致。物資管理信息化系統(tǒng)應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息共享與使用物資管理信息化系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)與學(xué)校財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。各部門可通過授權(quán)訪問物資管理信息化系統(tǒng)，查詢物資信息、庫存情況、采購進度等，提高工作效率和管理水平。十、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校審計部門應(yīng)定期對物資管理情況進行審計監(jiān)督，檢查物資臺賬管理制度的執(zhí)行情況、物資采購程序的合規(guī)性、物資使用效益等。2.物資管理部門應(yīng)加強對各部門物資管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核評價1.學(xué)校應(yīng)建立物資管理工作考核評價機制，對各部門物資管理工作進行考核評價?？己嗽u價內(nèi)容包括物資臺賬管理、采購管理、入庫管理