單位商品采購管理制度總則1.目的為規(guī)范單位商品采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門的商品采購活動，包括辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、業(yè)務(wù)用品等各類商品的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。歸口管理原則：采購工作實(shí)行歸口管理，明確各部門在采購活動中的職責(zé)和權(quán)限。采購管理職責(zé)分工1.采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃和采購預(yù)算，組織實(shí)施采購活動。收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行，跟蹤采購合同的履行情況。協(xié)調(diào)與其他部門在采購工作中的關(guān)系，及時(shí)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.需求部門職責(zé)根據(jù)工作需要，提出商品采購需求，明確采購商品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購過程中的技術(shù)談判、驗(yàn)收等工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)采購商品的驗(yàn)收工作，對驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。3.財(cái)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用情況。參與采購合同的審核，負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付和結(jié)算工作。定期對采購成本進(jìn)行分析和核算，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.審計(jì)部門職責(zé)負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性等。對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，提出審計(jì)意見和建議。采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制各需求部門應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，在每年年底前編制下一年度的采購預(yù)算，報(bào)采購部門匯總。采購部門對各需求部門的采購預(yù)算進(jìn)行審核和平衡，結(jié)合單位整體預(yù)算安排，編制單位年度采購預(yù)算草案，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門對采購預(yù)算草案進(jìn)行審核，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后下達(dá)執(zhí)行。2.預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動，不得超預(yù)算采購。因工作需要確需調(diào)整采購預(yù)算的，需求部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)采購部門審核、財(cái)務(wù)部門復(fù)核后，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。3.預(yù)算監(jiān)督財(cái)務(wù)部門定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。審計(jì)部門對采購預(yù)算的編制、執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)工作需要填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交采購部門。緊急采購申請應(yīng)注明緊急原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后提交采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請后，對采購申請的合理性、必要性進(jìn)行審核。對于金額較小的采購申請（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由單位根據(jù)實(shí)際情況確定），由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購申請，采購部門審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和單位領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實(shí)施采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請，制定采購計(jì)劃，明確采購方式、采購時(shí)間、采購人員等。采購人員按照采購計(jì)劃，通過招標(biāo)、詢價(jià)、競爭性談判、單一來源采購等方式選擇供應(yīng)商，進(jìn)行采購談判，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。4.采購驗(yàn)收采購商品到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門進(jìn)行驗(yàn)收。需求部門組織相關(guān)人員按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購商品進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《采購驗(yàn)收單》，注明驗(yàn)收情況。對于驗(yàn)收合格的商品，需求部門在《采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對于驗(yàn)收不合格的商品，需求部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理，直至驗(yàn)收合格。5.采購付款采購部門將簽訂的采購合同、《采購驗(yàn)收單》等相關(guān)資料提交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門審核后辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)支付采購款項(xiàng)。采購方式1.招標(biāo)采購對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場競爭充分的商品采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和單位內(nèi)部規(guī)定的程序進(jìn)行，包括發(fā)布招標(biāo)公告、發(fā)售招標(biāo)文件、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)。2.詢價(jià)采購對于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足、價(jià)格變化幅度小的商品采購項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)采購方式。詢價(jià)采購應(yīng)向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，采購部門根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇最低價(jià)成交供應(yīng)商。3.競爭性談判采購對于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的，采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的，不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的商品采購項(xiàng)目，可以采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應(yīng)成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購符合下列情形之一的商品采購項(xiàng)目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購合同。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，進(jìn)行實(shí)地考察和評估。對于新供應(yīng)商，采購部門應(yīng)要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績證明等相關(guān)資料，進(jìn)行資格審查。2.供應(yīng)商評估采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作配合等方面。根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商三類。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵(lì)；對于不合格供應(yīng)商，及時(shí)淘汰，并停止與其合作。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰和獎勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予價(jià)格優(yōu)惠、增加合作機(jī)會等。建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對于違反采購合同約定的供應(yīng)商，按照合同約定追究其違約責(zé)任，如扣除違約金、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。采購合同管理1.合同簽訂采購人員應(yīng)在采購談判達(dá)成一致意見后，及時(shí)起草采購合同，并提交采購部門審核。采購部門對采購合同的條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)密性等。對于審核通過的采購合同，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和單位領(lǐng)導(dǎo)審批后簽訂。采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分送需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。2.合同執(zhí)行采購部門和需求部門應(yīng)按照采購合同約定，履行各自的義務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。采購人員應(yīng)跟蹤采購合同的履行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，如交貨期延誤、質(zhì)量問題、付款糾紛等。3.合同變更與解除在采購合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更或解除合同的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。合同變更或解除協(xié)議應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和單位領(lǐng)導(dǎo)審批后生效，并及時(shí)通知相關(guān)部門。4.合同歸檔采購合同執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，保存期限按照單位檔案管理規(guī)定執(zhí)行。采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確違約責(zé)任，加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和跟蹤。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格采購商品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對不合格商品及時(shí)處理。價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：建立價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，及時(shí)了解市場價(jià)格動態(tài)，通過招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇合適的供應(yīng)商，爭取合理的采購價(jià)格。合同風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)采購合同的審核和管理，確保合同條款合法、完整、準(zhǔn)確、嚴(yán)密，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)處理合同變更和解除事宜。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，如供應(yīng)商逾期交貨率、商品驗(yàn)收合格率、采購成本超支率等，當(dāng)預(yù)警指標(biāo)達(dá)到設(shè)定值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督制度，加強(qiáng)對采購活動的全過程監(jiān)督，確保采購程序合規(guī)、采購行為規(guī)范。財(cái)務(wù)部門對采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，定期對采購成本進(jìn)行分析和核算，確保采購資金的合理使用。審計(jì)部門對采購活動進(jìn)行定期審計(jì)和