公文批閱行文管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司公文批閱行文管理，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部單位之間的公文往來。（三）基本原則1.準確規(guī)范：公文內(nèi)容應(yīng)準確無誤，格式符合規(guī)范要求。2.及時高效：公文處理應(yīng)及時、迅速，確保信息傳遞的時效性。3.安全保密：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保公文信息安全。二、公文種類（一）決議適用于會議討論通過的重大決策事項。（二）決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。（三）命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。（四）公報適用于公布重要決定或者重大事項。（五）公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。（六）通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項。（七）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（九）通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。（十）報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。（十一）請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。（十二）批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。（十三）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。（十四）函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。（十五）紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。三、公文格式（一）一般格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。（二）特定格式1.信函格式：發(fā)文機關(guān)標志使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)標志。2.命令（令）格式：發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標宋體字。3.紀要格式：紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。四、行文規(guī)則（一）一般規(guī)則1.行文應(yīng)當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當同時抄送被越過的機關(guān)。3.向上級機關(guān)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)當直接報送上級主管部門。下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。請示應(yīng)當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。除上級機關(guān)負責人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送公文，不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。4.向下級機關(guān)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關(guān)應(yīng)當責令其糾正或者撤銷。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。（二）聯(lián)合行文規(guī)則1.同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。2.屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。3.黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。4.部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。五、公文批閱流程（一）收文1.簽收：公司收發(fā)室負責公文的簽收工作，對收到的公文進行清點、核對，確認無誤后在送文簿上簽字。2.登記：對簽收的公文進行詳細登記，包括公文的標題、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、成文日期、密級、份數(shù)、收文日期等信息。3.初審：對收到的公文進行初審，重點審核公文的內(nèi)容是否符合公司規(guī)定，格式是否規(guī)范，文種是否正確，是否應(yīng)由本公司辦理等。初審合格的公文，及時送辦公室主任閱批。（二）批閱1.辦公室主任閱批：辦公室主任對初審合格的公文進行閱批，提出擬辦意見，明確承辦部門、承辦人及辦理時限等要求。2.分管領(lǐng)導(dǎo)批示：根據(jù)辦公室主任的擬辦意見，呈分管領(lǐng)導(dǎo)批示。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真閱讀公文，提出明確的批示意見，對需要辦理的事項作出決策和部署。3.主要領(lǐng)導(dǎo)批示：重要公文或涉及多個部門的公文，需呈主要領(lǐng)導(dǎo)批示。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容和公司實際情況，作出全面、準確的批示意見。（三）承辦1.承辦部門辦理：承辦部門收到批辦意見后，應(yīng)按照要求及時辦理。辦理過程中，要嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)定，確保公文處理的準確性和時效性。2.反饋辦理情況：承辦部門應(yīng)在規(guī)定的辦理時限內(nèi)，將公文辦理情況反饋給辦公室。反饋內(nèi)容包括公文辦理的結(jié)果、存在的問題及建議等。（四）傳閱1.傳閱范圍確定：根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要，確定公文的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負責人等。2.傳閱登記：對傳閱的公文進行登記，記錄傳閱人員的姓名、傳閱日期等信息。3.傳閱順序：按照先主要領(lǐng)導(dǎo)、后分管領(lǐng)導(dǎo)、再其他領(lǐng)導(dǎo)的順序進行傳閱。傳閱過程中，要注意公文的傳遞速度，確保公文及時、準確地傳達到每位傳閱人員手中。（五）催辦1.催辦職責：辦公室負責對公文辦理情況進行催辦。催辦人員應(yīng)定期對公文的辦理進度進行檢查，及時掌握公文辦理情況。2.催辦方式：催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等方式。對逾期未辦理的公文，催辦人員應(yīng)及時向承辦部門發(fā)出催辦通知，要求承辦部門說明原因，并盡快辦理。（六）答復(fù)1.答復(fù)要求：承辦部門對需要答復(fù)的公文，應(yīng)按照規(guī)定的格式和時限進行答復(fù)。答復(fù)內(nèi)容要準確、完整，符合公文的主旨和要求。2.答復(fù)審核：答復(fù)公文在發(fā)出前，應(yīng)經(jīng)辦公室審核。審核內(nèi)容包括答復(fù)內(nèi)容是否準確、格式是否規(guī)范、語言是否得體等。審核合格的答復(fù)公文，方可發(fā)出。（七）發(fā)文1.擬稿：承辦部門根據(jù)公文內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示意見，負責擬寫公文初稿。擬稿人應(yīng)認真收集相關(guān)資料，確保公文內(nèi)容真實、準確、完整。2.審核：公文初稿擬好后，送辦公室審核。審核內(nèi)容包括公文的內(nèi)容是否符合公司規(guī)定，格式是否規(guī)范，文種是否正確，語言是否通順等。審核合格的公文，送分管領(lǐng)導(dǎo)審簽。3.審簽：分管領(lǐng)導(dǎo)對審核合格的公文進行審簽。審簽人應(yīng)認真閱讀公文，提出修改意見，對公文的內(nèi)容和格式進行最終審定。4.簽發(fā)：重要公文或涉及多個部門的公文，需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真審閱公文，對公文的內(nèi)容和格式進行全面、準確的審定，并在發(fā)文稿紙上簽字確認。5.編號、印制：公文簽發(fā)后，辦公室負責對公文進行編號、印制。編號應(yīng)按照公司公文編號規(guī)則進行，確保公文編號的唯一性和連續(xù)性。印制過程中，要嚴格按照公文格式要求進行排版、印刷，確保公文的質(zhì)量。6.蓋章、分發(fā)：公文印制完成后，辦公室負責對公文進行蓋章、分發(fā)。蓋章應(yīng)使用公司統(tǒng)一的印章，確保印章清晰、端正。分發(fā)時，要按照公文的主送機關(guān)、抄送機關(guān)等要求進行準確分發(fā)，確保公文及時、準確地送達相關(guān)部門和單位。六、公文歸檔與保管（一）歸檔范圍公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的公文，均應(yīng)歸檔。（二）歸檔要求1.公文歸檔應(yīng)齊全、完整，按照公文形成的時間順序進行整理。2.歸檔的公文應(yīng)保持原件的真實性和完整性，不得擅自修改、涂抹、剪裁等。3.歸檔的公文應(yīng)編制詳細的目錄，注明公文的標題、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、成文日期、密級、份數(shù)等信息，便于查找和利用。（三）保管期限公文的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的公文主要是反映公司重大決策、重要歷史事件等具有長遠保存價值的公文；長期保管的公文主要是反映公司一定時期內(nèi)工作活動、具有重要參考價值的公文；短期保管的公文主要是反映公司一般性工作活動、保存期限較短的公文。（四）保管措施1.公司設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保公文檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)建立嚴格的檔案管理制度，對公文檔案的借閱、查閱、歸還等進行詳細登記，確保公文檔案的安全和完整。3.定期對公文檔案進行整理、鑒定和銷毀，對已超過保管期限、失去保存價值的公文檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。七、公文保密管理（一）保密原則公文處理過程中，應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保公文信息安全。（二）保密措施1.對涉及國家秘密、公司商業(yè)秘密等重要公文，應(yīng)標明密級，并按照規(guī)定的保密范圍進行管理。