小區(qū)備用鑰匙管理制度一、總則（一）目的為了加強小區(qū)備用鑰匙的管理，確保小區(qū)安全，保障業(yè)主/住戶的生命財產(chǎn)安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于小區(qū)內(nèi)所有備用鑰匙的管理，包括但不限于業(yè)主/住戶家門備用鑰匙、公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備備用鑰匙等。（三）管理原則1.安全第一原則：確保備用鑰匙的保管和使用安全，防止因備用鑰匙管理不善導(dǎo)致安全事故。2.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方法進行備用鑰匙的保管、領(lǐng)取、使用和歸還等操作。3.責(zé)任明確原則：明確各相關(guān)人員在備用鑰匙管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、備用鑰匙的分類及保管（一）業(yè)主/住戶家門備用鑰匙1.業(yè)主/住戶在辦理入住手續(xù)時，應(yīng)預(yù)留一把家門備用鑰匙給物業(yè)管理處。備用鑰匙由物業(yè)管理處指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)將備用鑰匙存放在專門的鑰匙箱內(nèi)，并做好登記。2.鑰匙箱應(yīng)設(shè)置在物業(yè)管理處的安全區(qū)域，鑰匙箱應(yīng)具備防盜、防火、防潮等功能。3.保管人員應(yīng)定期對鑰匙箱進行檢查，確保鑰匙箱的安全和正常使用。如發(fā)現(xiàn)鑰匙箱損壞或異常情況，應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（二）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備備用鑰匙1.小區(qū)內(nèi)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備（如電梯機房、配電室、消防控制室等）的備用鑰匙，由物業(yè)管理處相關(guān)部門負(fù)責(zé)保管。保管部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)備用鑰匙的管理，并將備用鑰匙存放在專門的鑰匙柜內(nèi)。2.鑰匙柜應(yīng)設(shè)置在相應(yīng)部門的安全區(qū)域，鑰匙柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮等功能。3.保管人員應(yīng)定期對鑰匙柜進行檢查，確保鑰匙柜的安全和正常使用。如發(fā)現(xiàn)鑰匙柜損壞或異常情況，應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（三）其他備用鑰匙1.對于小區(qū)內(nèi)其他特殊情況需要保管的備用鑰匙（如業(yè)主/住戶委托保管的特殊物品鑰匙等），由物業(yè)管理處根據(jù)實際情況進行妥善保管。保管方式和要求參照上述相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.如遇業(yè)主/住戶遺失家門鑰匙需要使用備用鑰匙時，物業(yè)管理處應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進行操作，確保備用鑰匙的使用安全和合法。三、備用鑰匙的領(lǐng)取（一）業(yè)主/住戶領(lǐng)取家門備用鑰匙1.業(yè)主/住戶因特殊情況需要領(lǐng)取家門備用鑰匙時，應(yīng)提前向物業(yè)管理處提出申請，并填寫《備用鑰匙領(lǐng)取申請表》。申請表應(yīng)注明領(lǐng)取備用鑰匙的原因、領(lǐng)取人姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式等信息。2.物業(yè)管理處接到申請后，應(yīng)核實申請人的身份信息，并對申請原因進行審核。如審核通過，應(yīng)安排專人陪同申請人到鑰匙箱處領(lǐng)取備用鑰匙。3.領(lǐng)取人在領(lǐng)取備用鑰匙時，應(yīng)在《備用鑰匙領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。領(lǐng)取登記表應(yīng)記錄領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式、備用鑰匙編號等信息。4.如業(yè)主/住戶委托他人領(lǐng)取家門備用鑰匙，被委托人應(yīng)攜帶業(yè)主/住戶的授權(quán)委托書、本人身份證原件及復(fù)印件到物業(yè)管理處辦理領(lǐng)取手續(xù)。（二）其他人員領(lǐng)取公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備備用鑰匙1.因工作需要，小區(qū)內(nèi)其他人員（如維修人員、保潔人員等）需要領(lǐng)取公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備備用鑰匙時，應(yīng)填寫《備用鑰匙領(lǐng)取申請表》，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到物業(yè)管理處相關(guān)部門領(lǐng)取備用鑰匙。2.申請表應(yīng)注明領(lǐng)取備用鑰匙的設(shè)施設(shè)備名稱、領(lǐng)取原因、領(lǐng)取人姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式等信息。3.物業(yè)管理處相關(guān)部門接到申請后，應(yīng)核實申請人的身份信息和申請原因，并對備用鑰匙的使用范圍和時間進行明確規(guī)定。如審核通過，應(yīng)安排專人陪同申請人到鑰匙柜處領(lǐng)取備用鑰匙。4.領(lǐng)取人在領(lǐng)取備用鑰匙時，應(yīng)在《備用鑰匙領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。領(lǐng)取登記表應(yīng)記錄領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式、備用鑰匙編號、設(shè)施設(shè)備名稱等信息。四、備用鑰匙的使用（一）業(yè)主/住戶家門備用鑰匙的使用1.業(yè)主/住戶領(lǐng)取家門備用鑰匙后，應(yīng)妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如因特殊情況需要轉(zhuǎn)借他人，應(yīng)提前向物業(yè)管理處報備，并在轉(zhuǎn)借期間承擔(dān)相應(yīng)的安全責(zé)任。2.業(yè)主/住戶使用家門備用鑰匙時，應(yīng)確保使用安全，不得損壞門鎖或其他相關(guān)設(shè)施設(shè)備。如因使用不當(dāng)造成損失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.業(yè)主/住戶使用家門備用鑰匙后，應(yīng)及時將備用鑰匙歸還物業(yè)管理處。歸還時，保管人員應(yīng)檢查備用鑰匙的完整性和可用性，并在《備用鑰匙歸還登記表》上簽字確認(rèn)。（二）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備備用鑰匙的使用1.領(lǐng)取公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備備用鑰匙的人員，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和時間使用備用鑰匙。不得擅自將備用鑰匙用于其他非規(guī)定用途。2.使用備用鑰匙開啟公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備時，應(yīng)確保操作規(guī)范，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致安全事故。如因操作不當(dāng)造成損失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.使用完畢后，領(lǐng)取人應(yīng)及時將備用鑰匙歸還物業(yè)管理處相關(guān)部門。歸還時，保管人員應(yīng)檢查備用鑰匙的完整性和可用性，并在《備用鑰匙歸還登記表》上簽字確認(rèn)。五、備用鑰匙的歸還（一）業(yè)主/住戶家門備用鑰匙的歸還1.業(yè)主/住戶使用完家門備用鑰匙后，應(yīng)及時將備用鑰匙歸還物業(yè)管理處。歸還時間不得超過領(lǐng)取備用鑰匙后的[X]個工作日（特殊情況除外）。2.業(yè)主/住戶歸還備用鑰匙時，應(yīng)將備用鑰匙交至物業(yè)管理處指定的保管人員手中。保管人員應(yīng)仔細(xì)檢查備用鑰匙的完整性和可用性，如發(fā)現(xiàn)鑰匙損壞或丟失，應(yīng)及時向業(yè)主/住戶說明情況，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.保管人員在確認(rèn)備用鑰匙完好無損后，應(yīng)在《備用鑰匙歸還登記表》上簽字確認(rèn)，并將備用鑰匙放回鑰匙箱內(nèi)妥善保管。（二）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備備用鑰匙的歸還1.使用公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備備用鑰匙的人員，在使用完畢后應(yīng)及時將備用鑰匙歸還物業(yè)管理處相關(guān)部門。歸還時間不得超過領(lǐng)取備用鑰匙后的[X]個工作日（特殊情況除外）。2.歸還備用鑰匙時，領(lǐng)取人應(yīng)將備用鑰匙交至物業(yè)管理處相關(guān)部門指定的保管人員手中。保管人員應(yīng)仔細(xì)檢查備用鑰匙的完整性和可用性，如發(fā)現(xiàn)鑰匙損壞或丟失，應(yīng)及時向領(lǐng)取人說明情況，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.保管人員在確認(rèn)備用鑰匙完好無損后，應(yīng)在《備用鑰匙歸還登記表》上簽字確認(rèn)，并將備用鑰匙放回鑰匙柜內(nèi)妥善保管。六、備用鑰匙的盤點與檢查（一）定期盤點1.物業(yè)管理處應(yīng)定期對備用鑰匙進行盤點，確保備用鑰匙的數(shù)量和完整性。盤點周期為每月一次。2.盤點時，保管人員應(yīng)根據(jù)《備用鑰匙領(lǐng)取登記表》和《備用鑰匙歸還登記表》，對鑰匙箱或鑰匙柜內(nèi)的備用鑰匙進行逐一核對，確保備用鑰匙的數(shù)量準(zhǔn)確無誤。3.如發(fā)現(xiàn)備用鑰匙數(shù)量短缺或鑰匙損壞等情況，保管人員應(yīng)及時查明原因，并填寫《備用鑰匙盤點差異報告》，上報上級領(lǐng)導(dǎo)。上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)報告內(nèi)容，及時采取相應(yīng)的措施進行處理。（二）不定期檢查1.物業(yè)管理處應(yīng)不定期對備用鑰匙的保管情況進行檢查，確保備用鑰匙的安全和正常使用。檢查內(nèi)容包括鑰匙箱或鑰匙柜的安全狀況、備用鑰匙的存放情況、領(lǐng)取和歸還記錄的完整性等。2.檢查人員在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄，并要求保管人員立即進行整改。如問題較為嚴(yán)重，應(yīng)及時上報上級領(lǐng)導(dǎo)，采取相應(yīng)的措施進行處理。3.物業(yè)管理處應(yīng)將備用鑰匙的盤點和檢查情況進行記錄，并歸檔保存，以備查閱。七、備用鑰匙的遺失與損壞處理（一）備用鑰匙遺失處理1.如發(fā)現(xiàn)備用鑰匙遺失，保管人員應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施防止因備用鑰匙遺失可能帶來的安全風(fēng)險。2.物業(yè)管理處應(yīng)及時對備用鑰匙遺失事件進行調(diào)查，查明遺失原因和可能涉及的人員。如因保管人員疏忽導(dǎo)致備用鑰匙遺失，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.根據(jù)遺失備用鑰匙的類型和重要程度，物業(yè)管理處應(yīng)采取相應(yīng)的補救措施。如遺失業(yè)主/住戶家門備用鑰匙，應(yīng)及時通知業(yè)主/住戶，并協(xié)助其更換門鎖；如遺失公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備備用鑰匙，應(yīng)及時安排維修人員更換相關(guān)設(shè)施設(shè)備的鎖具，并做好記錄。4.物業(yè)管理處應(yīng)將備用鑰匙遺失事件的處理情況進行記錄，并歸檔保存，以備查閱。同時，應(yīng)加強對備用鑰匙保管人員的教育和管理，防止類似事件再次發(fā)生。（二）備用鑰匙損壞處理1.如發(fā)現(xiàn)備用鑰匙損壞，保管人員應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并將損壞的備用鑰匙交至物業(yè)管理處相關(guān)部門進行維修或更換。2.物業(yè)管理處相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)備用鑰匙的損壞情況，及時安排維修人員進行維修或更換。維修或更換后的備用鑰匙應(yīng)及時歸還鑰匙箱或鑰匙柜，并做好記錄。3.如因備用鑰匙損壞導(dǎo)致無法正常使用，影響到小區(qū)的安全管理工作，物業(yè)管理處應(yīng)及時采取臨時措施，確保小區(qū)的安全。同時，應(yīng)盡快完成備用鑰匙的維修或更換工作，恢復(fù)正常的管理秩序。4.物業(yè)管理處應(yīng)將備用鑰匙損壞事件的處理情況進行記錄，并歸檔保存，以備查閱。同時，應(yīng)加強對備用鑰匙的日常維護和管理，延長備用鑰匙的使用壽命。八、保密規(guī)定（一）備用鑰匙保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將備用鑰匙的保管情況和使用信息泄露給無關(guān)人員。（二）在涉及備用鑰匙的領(lǐng)取、使用和歸還等操作過程中，相關(guān)人員應(yīng)注意保護業(yè)主/住戶的隱私和信息安全，不得隨意透露業(yè)主/住戶的相關(guān)信息。（三）如因違反保密規(guī)定導(dǎo)致業(yè)主/住戶的信息泄露或其他安全事故，相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。九、監(jiān)督與考核（一）物業(yè)管理處應(yīng)加強對備用鑰匙管理工作的監(jiān)督檢查