換屆文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司換屆文件的收發(fā)管理工作，確保文件傳遞的及時、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，保障公司換屆工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在換屆文件收發(fā)過程中的管理活動。（三）基本原則1.及時準(zhǔn)確原則文件收發(fā)要做到及時傳遞、準(zhǔn)確無誤，確保換屆相關(guān)信息能夠及時傳達(dá)給相關(guān)人員，避免延誤和錯誤。2.安全保密原則嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保換屆文件在傳遞、存儲過程中的安全性，防止文件內(nèi)容泄露。3.規(guī)范有序原則明確文件收發(fā)流程和各環(huán)節(jié)職責(zé)，使文件收發(fā)工作規(guī)范有序進(jìn)行。二、文件收發(fā)職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善換屆文件收發(fā)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一接收來自上級主管部門、外部相關(guān)單位以及公司內(nèi)部各部門的換屆文件，并進(jìn)行登記、編號、分類。3.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，及時將文件分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，并跟蹤文件的傳閱和處理情況。4.負(fù)責(zé)換屆文件的歸檔和保管工作，建立健全文件檔案管理制度，確保文件資料的完整性和可查性。（二）發(fā)文部門1.負(fù)責(zé)起草、審核、修改換屆相關(guān)文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、符合公司實際情況。2.按照規(guī)定的格式和要求，填寫發(fā)文登記表，注明文件標(biāo)題、文號、主送單位、抄送單位、發(fā)文日期等信息。3.將擬發(fā)文件提交給行政部門進(jìn)行登記、編號，并按照審批流程進(jìn)行蓋章、印發(fā)。（三）收文部門1.各部門指定專人負(fù)責(zé)接收行政部門分發(fā)的換屆文件，并在收文登記表上簽字確認(rèn)。2.及時組織本部門人員對文件進(jìn)行傳閱、學(xué)習(xí)和討論，按照文件要求落實相關(guān)工作，并將文件處理情況反饋給行政部門。3.妥善保管本部門收到的換屆文件，不得擅自銷毀或遺失。三、文件收文管理（一）文件接收1.行政部門收到換屆文件后，應(yīng)立即進(jìn)行檢查，確保文件的完整性和清晰可讀。如發(fā)現(xiàn)文件有破損、缺頁、模糊等情況，應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系，要求補發(fā)或更正。2.在收文登記表上詳細(xì)記錄文件的編號、標(biāo)題、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密級、份數(shù)等信息，并由接收人簽字確認(rèn)。（二）文件編號1.行政部門對接收的換屆文件進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號規(guī)則為：年份+序號，例如：[2023]001，表示2023年第1號文件。2.編號應(yīng)連續(xù)、唯一，便于文件的管理和查詢。（三）文件分類1.根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，將換屆文件分為以下幾類：政策法規(guī)類：包括上級主管部門發(fā)布的有關(guān)換屆工作的政策、法規(guī)、通知等。公司文件類：公司內(nèi)部制定的關(guān)于換屆工作的方案、制度、規(guī)定等。會議文件類：換屆相關(guān)會議的紀(jì)要、決議、報告等。其他文件類：與換屆工作相關(guān)的其他文件資料。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件分別歸入相應(yīng)的文件夾或檔案盒中，并在文件夾或檔案盒上標(biāo)明類別和編號。（四）文件分發(fā)1.行政部門根據(jù)文件內(nèi)容和涉及范圍，及時將文件分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。對于重要文件，應(yīng)優(yōu)先呈送公司主要領(lǐng)導(dǎo)閱示。2.在文件分發(fā)時，填寫文件傳閱單，注明文件標(biāo)題、編號、傳閱范圍、傳閱要求等信息，并由傳閱人簽字確認(rèn)。傳閱單應(yīng)隨文件一同傳遞，以便跟蹤文件的傳閱情況。（五）文件傳閱1.收文部門收到文件傳閱單后，應(yīng)按照傳閱范圍及時組織本部門人員進(jìn)行傳閱。傳閱順序一般按照職務(wù)高低或工作需要進(jìn)行安排，確保文件能夠及時傳達(dá)給相關(guān)人員。2.傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字，并注明傳閱日期，以表示已閱知文件內(nèi)容。如對文件有意見或建議，應(yīng)在傳閱單上注明。3.對于緊急文件或重要文件，傳閱時間不得超過規(guī)定的期限，確保文件能夠及時得到處理和反饋。（六）文件處理1.收文部門應(yīng)根據(jù)文件要求，及時組織本部門人員對文件進(jìn)行研究和討論，制定具體的落實措施和工作計劃。2.在文件處理過程中，如有需要與其他部門協(xié)調(diào)溝通的事項，應(yīng)及時與相關(guān)部門聯(lián)系，共同推進(jìn)工作的開展。3.收文部門應(yīng)將文件處理情況及時反饋給行政部門，反饋內(nèi)容包括文件的落實情況、存在的問題及建議等。四、文件發(fā)文管理（一）文件起草1.發(fā)文部門應(yīng)根據(jù)公司換屆工作的需要，認(rèn)真起草文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、簡潔，符合公司的實際情況和工作要求。2.文件起草應(yīng)明確主題、目的、依據(jù)、主要內(nèi)容、執(zhí)行要求等要素，語言表達(dá)應(yīng)規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、通俗易懂。（二）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件符合政策法規(guī)要求，與公司整體工作方向一致，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確。2.審核通過后的文件，應(yīng)提交給行政部門進(jìn)行格式審核。行政部門應(yīng)按照公司統(tǒng)一的公文格式要求，對文件的字體、字號、排版、頁碼等進(jìn)行檢查，確保文件格式規(guī)范統(tǒng)一。（三）文件審批1.根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般文件由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要文件需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，對文件的必要性、可行性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行全面審查，并簽署審批意見。如審批人有修改意見，發(fā)文部門應(yīng)根據(jù)審批意見進(jìn)行修改后重新提交審批。（四）文件編號與登記1.經(jīng)審批通過的文件，由行政部門進(jìn)行編號和登記。編號規(guī)則同收文編號規(guī)則。2.在發(fā)文登記表上詳細(xì)記錄文件的編號、標(biāo)題、文號、主送單位、抄送單位、發(fā)文日期、密級、份數(shù)等信息，并由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（五）文件印發(fā)1.行政部門根據(jù)發(fā)文登記表上的信息，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行文件的排版、打印、蓋章等工作。2.文件印發(fā)后，應(yīng)及時將文件分發(fā)給主送單位和抄送單位，并要求收件人在發(fā)文回執(zhí)上簽字確認(rèn)。（六）文件存檔1.行政部門負(fù)責(zé)將發(fā)文的原稿、審批稿、正式文件等資料進(jìn)行整理歸檔，建立健全發(fā)文檔案管理制度。2.發(fā)文檔案應(yīng)按照文件類別、年份、編號等進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。五、文件保密管理（一）保密措施1.嚴(yán)格控制換屆文件的知悉范圍，按照“知悉范圍最小化”的原則，確保文件僅傳達(dá)給需要了解相關(guān)信息的人員。2.對涉及公司換屆工作的重要文件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件內(nèi)容泄露。3.在文件傳遞過程中，應(yīng)使用專門的文件袋或信封，并在封口處加蓋密封章，確保文件在傳遞過程中的安全性。（二）人員管理1.加強對涉及換屆文件收發(fā)工作的人員的保密教育，提高其保密意識和責(zé)任感。2.與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確其在文件收發(fā)過程中的保密義務(wù)和責(zé)任，對違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）保密監(jiān)督1.行政部門應(yīng)定期對換屆文件的保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。六、文件歸檔與保管（一）歸檔要求1.行政部門應(yīng)定期對換屆文件進(jìn)行歸檔，確保文件資料的完整性和系統(tǒng)性。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，包括文件的原稿、審批稿、正式文件、附件、發(fā)文回執(zhí)、傳閱單等相關(guān)資料。3.歸檔文件應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，編制歸檔目錄，注明文件的編號、標(biāo)題、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。（二）保管期限1.根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，確定文件的保管期限。一般分為永久保管、長期保管和短期保管。永久保管：涉及公司換屆工作的重要決策、制度、協(xié)議等文件，應(yīng)永久保管。長期保管：與換屆工作相關(guān)的一般性文件、會議記錄等，保管期限為[X]年。短期保管：臨時性的換屆文件、通知等，保管期限為[X]年。2.保管期限屆滿后，經(jīng)行政部門審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或處理。（三）保管方式1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保文件資料的安全保管。2.對電子文件應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。七、文件查閱與借閱管理（一）查閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱換屆文件時，應(yīng)填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的標(biāo)題、編號、查閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)審批通過后，查閱人應(yīng)到行政部門文件檔案室進(jìn)行查閱。查閱時，應(yīng)在查閱登記表上簽字，并按照規(guī)定的查閱范圍進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或帶出檔案室。3.如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的文件應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。（二）借閱管理1.因工作需要借閱換屆文件時，借閱人應(yīng)填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的標(biāo)題、編號、借閱期限、借閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)審批通過后，借閱人應(yīng)到行政部門文件檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱文件。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、污損、丟失。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還文件，并在歸還登記表上簽字確認(rèn)。八、文件銷毀管理（一）銷毀范圍1.保管期限屆滿且已無保存價值的換屆文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、多余、無效的換屆文件。3.涉及公司商業(yè)秘密、不宜留存的換屆文件。（二）銷毀程序1.行政部門定期對擬銷毀的文件進(jìn)行清理和登記，編制文件銷毀清單，注明文件的編號、標(biāo)題、日期、保管期限等信息。2.文件銷毀清單經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.文件銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。銷毀過