公司實(shí)物檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)公司實(shí)物檔案的科學(xué)管理，確保實(shí)物檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮實(shí)物檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位形成的具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案的管理。定義本制度所稱實(shí)物檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的，以物質(zhì)實(shí)體形式存在的各種載體的文件材料，包括但不限于獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、印章、題詞、字畫、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等。管理原則實(shí)物檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、方便利用的原則。管理職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善實(shí)物檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、數(shù)字化處理等工作。3.負(fù)責(zé)建立實(shí)物檔案檢索系統(tǒng)，為公司各部門及所屬單位提供檔案查閱服務(wù)。4.負(fù)責(zé)對(duì)實(shí)物檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)實(shí)物檔案管理工作情況。5.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門及所屬單位實(shí)物檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門實(shí)物檔案的收集、整理和初步鑒定工作，并及時(shí)移交公司檔案管理部門。2.負(fù)責(zé)向公司檔案管理部門提供實(shí)物檔案的相關(guān)背景資料和說明，確保實(shí)物檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)配合公司檔案管理部門做好實(shí)物檔案的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、數(shù)字化處理等工作。4.負(fù)責(zé)按照公司檔案管理部門的要求，及時(shí)歸還借用的實(shí)物檔案。保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的日常保管工作，確保實(shí)物檔案的安全和完整。2.負(fù)責(zé)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施。3.負(fù)責(zé)按照公司檔案管理部門的要求，做好實(shí)物檔案的整理、編目、上架等工作。4.負(fù)責(zé)為公司各部門及所屬單位提供實(shí)物檔案的查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。實(shí)物檔案的收集收集范圍1.公司獲得的各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、榮譽(yù)稱號(hào)等。2.公司領(lǐng)導(dǎo)及重要嘉賓的題詞、字畫等。3.公司具有歷史意義和紀(jì)念價(jià)值的印章、印模等。4.公司在重大活動(dòng)中形成的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等。5.其他具有保存價(jià)值的實(shí)物。收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的收集工作，確保實(shí)物檔案的及時(shí)、完整收集。2.實(shí)物檔案的收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，確保實(shí)物檔案的原始面貌。3.對(duì)于收集到的實(shí)物檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和初步鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的實(shí)物。4.實(shí)物檔案的收集應(yīng)填寫《實(shí)物檔案收集登記表》，詳細(xì)記錄實(shí)物檔案的名稱、來源、形成時(shí)間、保管期限等信息。實(shí)物檔案的整理分類原則實(shí)物檔案應(yīng)按照其性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，確保分類科學(xué)、合理。分類方法1.獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書類：按照獎(jiǎng)項(xiàng)名稱、頒獎(jiǎng)單位、頒獎(jiǎng)時(shí)間等進(jìn)行分類。2.題詞、字畫類：按照作者、內(nèi)容、創(chuàng)作時(shí)間等進(jìn)行分類。3.印章、印模類：按照印章名稱、啟用時(shí)間、停用時(shí)間等進(jìn)行分類。4.照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤類：按照拍攝時(shí)間、內(nèi)容、主題等進(jìn)行分類。5.其他類：按照實(shí)物的性質(zhì)、來源等進(jìn)行分類。編號(hào)規(guī)則實(shí)物檔案應(yīng)按照分類順序進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)規(guī)則如下：1.獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書類：編號(hào)格式為“JB年份序號(hào)”，其中“JB”表示獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書類，“年份”表示頒獎(jiǎng)年份，“序號(hào)”表示該類實(shí)物檔案的順序號(hào)。2.題詞、字畫類：編號(hào)格式為“ZC年份序號(hào)”，其中“ZC”表示題詞、字畫類，“年份”表示創(chuàng)作年份，“序號(hào)”表示該類實(shí)物檔案的順序號(hào)。3.印章、印模類：編號(hào)格式為“YZ年份序號(hào)”，其中“YZ”表示印章、印模類，“年份”表示啟用年份，“序號(hào)”表示該類實(shí)物檔案的順序號(hào)。4.照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤類：編號(hào)格式為“ZP年份序號(hào)”，其中“ZP”表示照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤類，“年份”表示拍攝年份，“序號(hào)”表示該類實(shí)物檔案的順序號(hào)。5.其他類：編號(hào)格式為“QT年份序號(hào)”，其中“QT”表示其他類，“年份”表示形成年份，“序號(hào)”表示該類實(shí)物檔案的順序號(hào)。編目要求實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容應(yīng)包括實(shí)物檔案的編號(hào)、名稱、來源、形成時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。編目應(yīng)使用統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，確保編目信息的規(guī)范、準(zhǔn)確。實(shí)物檔案的鑒定鑒定原則實(shí)物檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光的原則，確保實(shí)物檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行直接審查，判斷其保存價(jià)值。2.專家鑒定法：邀請(qǐng)相關(guān)專家對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行鑒定，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和權(quán)威性。鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.具有歷史意義和紀(jì)念價(jià)值的實(shí)物檔案：應(yīng)永久保存。2.反映公司發(fā)展歷程和重要事件的實(shí)物檔案：應(yīng)保存[X]年。3.一般性的實(shí)物檔案：應(yīng)保存[X]年。鑒定程序1.實(shí)物檔案管理部門定期對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行清理和鑒定，提出鑒定意見。2.組織相關(guān)部門及專家對(duì)鑒定意見進(jìn)行審核，確定實(shí)物檔案的保管期限。3.對(duì)鑒定后需要銷毀的實(shí)物檔案，應(yīng)填寫《實(shí)物檔案銷毀登記表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。實(shí)物檔案的保管保管場(chǎng)所實(shí)物檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。保管方式1.分類存放：實(shí)物檔案應(yīng)按照分類順序進(jìn)行存放，確保存放有序、便于查找。2.專柜保管：對(duì)于珍貴的實(shí)物檔案，應(yīng)存放在專柜內(nèi)，實(shí)行專人保管。3.標(biāo)識(shí)管理：實(shí)物檔案存放位置應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施。2.對(duì)于易損、易變質(zhì)的實(shí)物檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，確保其安全和完整。3.實(shí)物檔案的存放應(yīng)避免擠壓、碰撞、損壞等情況的發(fā)生。實(shí)物檔案的利用利用原則實(shí)物檔案的利用應(yīng)遵循保密、規(guī)范、高效的原則，確保實(shí)物檔案的安全和完整。利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及所屬單位因工作需要查閱實(shí)物檔案。2.外單位因工作需要查閱公司實(shí)物檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。利用程序1.查閱實(shí)物檔案應(yīng)填寫《實(shí)物檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.實(shí)物檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，為查閱人員提供查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱實(shí)物檔案，不得擅自將實(shí)物檔案帶出檔案庫(kù)房。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)實(shí)物檔案，不得在實(shí)物檔案上涂改、標(biāo)記、損壞等。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還實(shí)物檔案，并在《實(shí)物檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。利用登記實(shí)物檔案管理部門應(yīng)建立實(shí)物檔案利用登記制度，對(duì)實(shí)物檔案的查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，確保利用情況可追溯。實(shí)物檔案的統(tǒng)計(jì)與移交統(tǒng)計(jì)工作1.實(shí)物檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)實(shí)物檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫《實(shí)物檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表》。2.實(shí)物檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司決策提供依據(jù)。移交工作1.公司各部門及所屬單位因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷等原因，需要將實(shí)物檔案移交公司檔案管理部門的，應(yīng)填寫《實(shí)物檔案移交清單》，辦理移交手續(xù)。2.實(shí)物檔案移交清單應(yīng)包括實(shí)物檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、保管期限等信息，雙方應(yīng)簽字確認(rèn)。3.實(shí)物檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)移交的實(shí)物檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保實(shí)物檔案的完整和安全。實(shí)物檔案的數(shù)字化處理數(shù)字化處理原則實(shí)物檔案的數(shù)字化處理應(yīng)遵循真實(shí)、完整、規(guī)范、安全的原則，確保數(shù)字化檔案與原始實(shí)物檔案一致。數(shù)字化處理范圍1.具有重要?dú)v史意義和紀(jì)念價(jià)值的實(shí)物檔案。2.利用頻率較高的實(shí)物檔案。數(shù)字化處理流程1.掃描：使用專業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化圖像與實(shí)物檔案的編號(hào)、名稱、來源、形成時(shí)間等信息進(jìn)行掛接，建立索引關(guān)系。4.存儲(chǔ)：將數(shù)字化圖像存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，確保數(shù)據(jù)安全。數(shù)字化處理要求1.數(shù)字化處理應(yīng)使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，確保數(shù)字化檔案的規(guī)范性和兼容性。2.數(shù)字化處理過程中應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。3.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查內(nèi)容1.實(shí)物檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.實(shí)物檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作情況。3.實(shí)物檔案管理設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：實(shí)物檔案管理部門定期對(duì)公司各部門及所屬單位實(shí)物檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：公司檔案管理部門不定期對(duì)公司各部門及所屬單位實(shí)物檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)實(shí)物檔案管理工作中的突出問題，開展專項(xiàng)檢查。問題整改1