公司檔案素材管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案素材管理，確保檔案素材的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案素材的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案素材的管理。（三）定義1.檔案素材：指公司在各項業(yè)務(wù)活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的檔案素材移交至檔案管理部門集中保存的過程。3.保管期限：根據(jù)檔案素材的重要程度和歷史價值確定的保存時間，分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案素材由檔案管理部門集中管理，確保檔案素材的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案素材應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的真實情況。3.完整性原則：檔案素材應(yīng)齊全完整，涵蓋公司業(yè)務(wù)活動的各個方面。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案素材進(jìn)行保密管理。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案素材的查找、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案素材管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案素材管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案素材，包括收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全檔案素材管理臺賬，對檔案素材的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.負(fù)責(zé)檔案素材的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案素材的信息化管理。5.定期對檔案素材進(jìn)行清查盤點，確保檔案素材的安全和完整。6.為公司各部門及員工提供檔案素材查閱、借閱等服務(wù)，對利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案素材的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案素材管理工作的日常協(xié)調(diào)和督促。3.嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門在工作中形成的檔案素材，不得擅自銷毀或丟失。4.根據(jù)工作需要，及時向檔案管理部門提出檔案素材查閱、借閱申請，并配合做好相關(guān)利用工作。（三）員工職責(zé)1.自覺遵守公司檔案素材管理制度，在工作中形成的各類檔案素材應(yīng)及時整理并移交至本部門兼職檔案員。2.妥善保管本人在工作中使用的檔案素材，不得私自留存、轉(zhuǎn)借或泄露公司機密檔案素材。3.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序申請查閱、借閱檔案素材，并在使用完畢后及時歸還。三、檔案素材的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議等文件。3.公司各項業(yè)務(wù)活動中簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。5.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、工藝資料等。6.公司員工人事檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。7.公司對外宣傳、廣告、公關(guān)活動中形成的資料。8.其他具有保存價值的文件、資料、實物等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案素材的收集工作，確保檔案素材的及時、完整收集。2.收集的檔案素材應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、偽造或擅自銷毀。3.對于重要的檔案素材，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照檔案素材的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類、人事管理類等類別。2.編號：對每一類檔案素材進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.排列：按照編號順序?qū)n案素材進(jìn)行排列，確保排列有序。4.編目：編制檔案素材目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。四、檔案素材的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[X]月底前，將上一年度形成的檔案素材整理完畢并移交至檔案管理部門。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案素材，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后[X]個工作日內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案素材進(jìn)行初步審核，確保檔案素材的完整性和準(zhǔn)確性。2.填寫《檔案素材移交清單》，詳細(xì)注明檔案素材的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并與檔案管理部門辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門對接收的檔案素材進(jìn)行再次審核，對不符合要求的檔案素材退回原部門進(jìn)行補充或修正。4.審核無誤后，檔案管理部門將檔案素材進(jìn)行分類存放，并更新檔案管理臺賬。五、檔案素材的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.檔案素材應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案素材的安全和完整。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)編號并標(biāo)明存放檔案的類別和范圍。3.電子檔案應(yīng)存儲于專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管期限1.檔案素材的保管期限根據(jù)其重要程度和歷史價值確定，具體保管期限劃分如下：永久保管：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案素材。長期保管：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案素材，保管期限為[X]年。短期保管：在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案素材，保管期限為[X]年。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案素材的保管期限進(jìn)行鑒定，對已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案素材，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)每年定期對檔案素材進(jìn)行清查盤點，確保檔案素材的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案管理臺賬一致。2.清查盤點工作應(yīng)填寫《檔案清查盤點表》，詳細(xì)記錄檔案素材的清查情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的檔案素材丟失、損壞等情況，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并采取補救措施。六、檔案素材的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案素材。2.公司外部單位因合作、審計、調(diào)研等需要查閱公司檔案素材，但須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部員工可直接到檔案管理部門查閱檔案素材，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并對查閱情況進(jìn)行登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案素材的，應(yīng)填寫《檔案素材借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對借閱的檔案素材進(jìn)行編號登記，并要求借閱人簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)按照規(guī)定期限歸還檔案素材，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.涉及公司機密的檔案素材，未經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.查閱、借閱檔案素材時，應(yīng)保持檔案素材的整潔和完整，不得涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案素材。3.檔案素材一般不得帶出檔案管理部門，如需帶出，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。七、檔案素材的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門兼職檔案員為成員，負(fù)責(zé)對檔案素材的鑒定工作。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案素材的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案素材的保存價值和保管期限。3.檔案素材的密級和保密期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案素材進(jìn)行全面審查，根據(jù)檔案素材的實際情況，提出鑒定意見。2.對于擬銷毀的檔案素材，應(yīng)填寫《檔案素材銷毀申請表》，詳細(xì)注明檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并附檔案鑒定工作小組的鑒定意見。3.《檔案素材銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀方式1.檔案素材的銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，一般采用焚燒或粉碎等方式。2.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案素材的銷毀工作，并對銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督和記錄。3.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案編號、題名、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案素材的保密管理（一）保密制度1.公司應(yīng)建立健全檔案素材保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對涉及公司機密的檔案素材，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)進(jìn)行管理，確保檔案素材的安全。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的保密檔案室，對機密檔案素材進(jìn)行單獨存放，并采取必要的安全防護(hù)措施。2.對接觸機密檔案素材的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查和登記，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)